QUI SOMMES-NOUS ?
AV Habitat est une entreprise spécialisée dans la rénovation énergétique des bâtiments. Notre mission est d’accompagner les particuliers vers des solutions plus performantes, durables et économes en énergie.
Nous commercialisons et installons notamment des équipements photovoltaïques, des pompes à chaleur, des chauffe-eau thermodynamiques et différentes solutions d’amélioration énergétique de l’habitat.
Dans le cadre du développement de notre activité, nous recherchons un(e) Gestionnaire administration des ventes afin d’assurer le traitement commercial et opérationnel des dossiers clients, depuis la validation de la vente jusqu’à la livraison et à la préparation de l’installation.
À PROPOS DU POSTE
Rattaché(e) à la direction et en lien quotidien avec les commerciaux, les clients, les fournisseurs, les équipes techniques et les partenaires, vous êtes le point de coordination administratif de la vente.
Ce poste est exclusivement orienté administration des ventes. Il ne comprend ni comptabilité générale, ni analyse financière, ni démarches d’urbanisme ou de raccordement photovoltaïque.
VOS MISSIONS
- Réceptionner les dossiers transmis par les commerciaux et contrôler leur conformité.
- Vérifier les coordonnées clients, les devis signés, les bons de commande, les contrats, les justificatifs et les pièces nécessaires au traitement de la vente.
- Identifier immédiatement les informations manquantes, demander les compléments et suivre leur réception.
- Enregistrer les ventes, commandes, tâches, échéances et documents dans le CRM/ERP.
- Confirmer au client la prise en charge de son dossier et lui communiquer les prochaines étapes.
- Préparer et envoyer les courriers, courriels, formulaires et documents contractuels liés à la vente.
- Suivre les conditions suspensives et accords nécessaires au démarrage de la commande, notamment les validations de financement lorsqu’elles existent.
- Transformer les ventes validées en commandes internes.
- Préparer les commandes fournisseurs conformément aux références, quantités, prix et conditions négociées.
- Contrôler les accusés de réception, délais annoncés, disponibilités et éventuelles substitutions de produits.
- Coordonner les dates de livraison avec les fournisseurs, le client et les équipes internes.
- Suivre les commandes jusqu’à leur réception et signaler immédiatement tout retard, rupture, erreur ou écart.
- Préparer les dossiers nécessaires à la planification des visites techniques et des installations.
- Transmettre aux équipes techniques un dossier complet, clair et à jour.
- Informer régulièrement les clients de l’avancement de leur commande.
- Traiter les demandes administratives, réclamations, modifications de commande, annulations et litiges de premier niveau.
- Contrôler les bons de livraison, procès-verbaux, documents de réception et pièces de clôture commerciale.
- Déclencher et transmettre les informations nécessaires à la facturation, sans assurer la comptabilité de l’entreprise.
- Suivre les indicateurs ADV : dossiers incomplets, délais de traitement, commandes en attente, retards de livraison, réclamations et dossiers clôturés.
- Participer à l’amélioration des modèles de documents, procédures, automatisations et outils de suivi.
PROFIL RECHERCHÉ
Formation Bac +2 à Bac +4 en gestion, administration des ventes, commerce, relation client, gestion de PME ou domaine équivalent.
Une première expérience réussie en ADV, assistanat commercial, gestion de commandes ou coordination client est fortement appréciée. Une connaissance du bâtiment, de la rénovation énergétique ou des équipements techniques constitue un atout.
COMPÉTENCES ATTENDUES
- Maîtrise du cycle commande client : contrôle, saisie, confirmation, suivi et clôture.
- Bonne maîtrise d’Excel ou Google Sheets et des outils bureautiques.
- Utilisation rigoureuse d’un CRM ou ERP.
- Très bonne expression écrite et orale.
- Sens du service client et capacité à gérer des interlocuteurs exigeants.
- Capacité à contrôler des documents et à détecter rapidement une incohérence.
- Organisation, réactivité et respect des délais.
- Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers sans perdre leur traçabilité.
- Aisance dans la coordination entre équipes commerciales, fournisseurs et équipes techniques.
CE QUE NOUS RECHERCHONS AVANT TOUT
Une personne fiable, structurée et réactive, capable de reprendre un dossier après la signature commerciale, d’en sécuriser chaque étape et de maintenir une communication claire avec le client jusqu’à la préparation de l’installation.
PERSPECTIVES D’ÉVOLUTION
Selon les résultats et le développement de l’entreprise, le poste pourra évoluer vers une fonction de Référent ADV, Coordinateur ADV ou Responsable administration des ventes.
INFORMATIONS PRATIQUES
Type d’emploi : CDI à temps plein
Lieu : Les Pennes-Mirabeau (13)
Horaires : Du lundi au vendredi
Début : Dès que possible
Rémunération : Selon profil et expérience
Entreprise de publication : AV Habitat
CANDIDATURE
Merci d’adresser votre CV ainsi que quelques lignes présentant votre expérience en administration des ventes à :
[email protected]
Rémunération : 20 000,00€ à 40 000,00€ par an
Capacité à faire le trajet ou à déménager:
- 13170 Les Pennes-Mirabeau: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Requis)
Question(s) de présélection:
- Quel diplôme possédez-vous dans le domaine de la gestion, du commerce ou de l’administration des ventes ?
- Combien d’années d’expérience possédez-vous en ADV, assistanat commercial ou gestion de commandes ?
- Avez-vous déjà contrôlé un dossier de vente avant la mise en commande ? Précisez les pièces que vous vérifiiez.
- Avez-vous déjà géré des commandes fournisseurs et suivi des délais de livraison ? Donnez un exemple.
- Quels CRM ou ERP avez-vous déjà utilisés ?
- Quel est votre niveau sur Excel ou Google Sheets ?
- Décrivez une situation dans laquelle une erreur de commande ou un dossier incomplet risquait de retarder une livraison. Comment avez-vous réagi ?
- Comment organisez-vous le suivi de plusieurs dizaines de dossiers simultanément ?
- Êtes-vous à l’aise pour annoncer un retard ou une difficulté à un client et lui proposer une solution ?
- Avez-vous déjà travaillé dans le bâtiment, la rénovation énergétique ou la distribution de produits techniques ?
- Quel est votre délai de disponibilité?
Expérience:
- Gestionnaire administration des ventes (ADV) : 3 ans (Requis)
Permis/certification:
- Permis B et véhiculé(e) (Requis)
Lieu du poste : En présentiel
