Descriptif
1. PRESENTATION DU SERVICE
LIEU D'EXERCICE DU POSTE
Le poste se situe à la Pharmacie du CHU de SAINT-ETIENNE
Bâtiment H et K - Hôpital Nord : Niveau -1
42055 Saint-Etienne
MISSIONS DE LA PHARMACIE
Organisation du circuit du médicament et produits de santé Hors Dispositifs Médicaux Stériles (DMS)
- Achat de médicaments et produits associés (gestion des marchés publics et des achats nationaux).
- Approvisionnement : commandes, réceptions et gestion du stock.
- Délivrance : aux services de soins ou en rétrocession. Gestion des retours, information auprès des soignants.
Fabrication et dispensation de préparations
Circuit des Médicaments de radio pharmacie
Circuit des Médicaments anti-cancéreux
Organisation administrative de la pharmacie :
- Gestion des factures et suivi des litiges
- Gestion de la facturation de la rétrocession
- Suivi et contrôle de la facturation des molécules onéreuses et des médicaments à accès précoces et compassionnels
- Suivi budgétaire
- Gestion des remises fournisseurs et des escomptes.
2. EFFECTIFS DE LA PHARMACIE BATIMENT H + K
EQUIPE MEDICALE :
Pharmaciens : 25
Internes : 10
EQUIPE ADMINISTRATIVE :
Responsable financier : 1 ETP
Adjoint des cadres : 1 ETP
Agents administratifs : 8.2 ETP (dont 0.5 ETP affecté au secteur achats médicaments du GHT Loire)
EQUIPE MEDICOTECHNIQUE (Bâtiment H et K)
Cadres préparateurs 2 ETP (1 médicaments - Radio-pharmacie et 1 URCC )
Préparateurs en pharmacie hospitalière (PPH) : 50 ETP
Magasiniers - Livreurs ASH : 20 ETP
Le service est ouvert du :
Lundi au vendredi de 8h00 à 18h30 Samedi matin de 10h00 à 12h30
Pendant la fermeture du service (en dehors des horaires d'ouverture, dimanches et jours fériés) une astreinte est assurée par les pharmaciens.
a) Horaire
Horaire hebdomadaire de 37 heures.
b) Planning
Repos hebdomadaires fixes : samedi et dimanche Jours RTT : Décompte forfaitaire
Congés annuels : 28 jours
a) Présentation
L'adjoint administratif hospitalier secteur « gestion » est placé sous l'autorité hiérarchique du chef de service et du responsable financier.
Les missions principales sont d'assurer la gestion des commandes de la pharmacie et de contribuer à I'activité gestionnaire du service.
La Pharmacie MEDICAMENTS gère un budget annuel d'achat de 134 millions d'euros ;
Fonctions principales
Ces fonctions s'exercent dans la limite fixée par le chef de secteur et le responsable financier et sous leur responsabilité.
La mission principale est d'assurer le suivi des engagements et le traitement des commandes et des factures en respectant le code la commande publique, en relation avec le secteur des marchés, les fournisseurs et la Trésorerie principale.
Descriptions des tâches
Activités courantes :
Gestion des procédures de marché :
Suivi des marchés (évolutions de prix, avenant, certificat administratif, changement de rib) en lien avec le secteur des marchés (environ 800 marchés pour 300 fournisseurs)
- Saisi des marchés dans eMagh2 (procédure, prix, domiciliation bancaire, produit)
- Insertion des pièces marché dans eMagh2
- Mise à jour des prix, des RIB, des points de commande
- Mise à jour des bases de données de gestion administrative, fiche produit (point de commande, dépositaire, ucd, statut médicament),
- Mise à jour fiche fournisseur
- Classement des documents marché (classeur par spécialité et par marché)
- Mise à jour suite aux évolutions de marché (hausse, baisse de prix, transfert de produit vers un autre fournisseur, arrêt de commercialisation)
Gestion des commandes
- Commande de produits gérés en stock (préconisation de commande à partir de copilote).
Contrôle du mode d'envoi (EDI, fax, mail) avec l'utilisation d'une requête BO
Correction des quantités commandées (minimum de commande erroné) , regroupement de commandes dans l'application magh2. Traitement des commandes de médicaments avec statut particulier (médicament en accès précoce ou compassionnel)
- Commande de produits gérés en hors stock. Saisi des commandes dans magh2
Commande d'allergènes, venins d'abeilles
- Si rupture du médicament chez le titulaire, mode d'envoi de la commande différent et corrections à du code UCD et/ou libellé. Une annotation est apportée sur la commande pour le traitement des mises en demeure.
- Relance des commandes non livrées
Gestion des réceptions en lien avec les magasiniers
- S'assurer du bon déroulement des commandes : de l'expédition de la commande jusqu'à la réception de la facture. Gestion des litiges liés aux problèmes de livraison (casse, colis perdus, erreur de livraison)
- Gestion des non conformités et des retours fournisseurs
Gestion des factures
- Rapprochement des factures et des bons de livraison,
- Contrôle des prix (en lien avec l'offre de prix ou le marché), des domiciliations bancaires,
- Liquidation des factures dans prodige ou magh2
- Traitement particulier des fournisseurs étrangers (procédure service financier)
- Mandatement des factures urgentes
- Préparation des documents pour les mises en demeure (en lien avec le secteur marché et le secrétariat)
Gestion des litiges (livraison et/ou de facturation, ...)
- Tableau de suivi des litiges (indicateur ANAP)
- Relance des fournisseurs par mail ou sur site internet.
- Traitement de la résolution du litige (affectation de l'avoir et traitement de la nouvelle facturation)
Gestion des escomptes pour paiement rapide :
- Liste des fournisseurs escomptables transmise par le cadre
- Paramétrage des délais de paiement des fournisseurs dans la fiche marché e-magh2
- Traitement rapide de ces factures et mandatement possible
Opérations de clôtures d'exercice
- Liste des commandes en attente de liquidation
- Liste des recettes en attente d'émission
Suivi des avoirs liés aux remises, aux litiges et /ou mises en demeure
- Suivi et traitement des avoirs : soit en déduction de factures, soit émission de titre de recettes sous pastel
- Tableau de suivi à compléter pour éviter les doubles déductions et indicateurs de l'ANAP.
Référencement de nouvelles spécialités et produits divers
- Création du produit dans magh2 en fonction de la plage disponible des produits
- Codage du statut du médicament (contrôle des référentiels des médicaments en sus des GHS), typage particulier dans magh2.
- Mise à jour de cette fiche produit en fonction du marché (point de commande, fournisseur, UCD )
- Information du codage dans le tableau de suivi des produits
TVA intra-communautaire : transmission des données de la TVA intra-communautaire (en relation avec la Direction des Affaires Financières
Activités ponctuelles : polyvalence au niveau de l'équipe
Rétrocession : traitement efficient des dossiers de facturation concernant la rétrocession des médicaments.
Contrôler en ligne la couverture sociale du patient (utilisation de CDR), Mettre à jour les données administratives du patient, Gérer les dossiers (contrôle, correction, facturation, traitement des rejets).
Dépannages médicaments : facturation aux structures extérieures : dépannages de médicaments,
Polyvalence au niveau du secteur de la gestion et et renfort ponctuel du secrétariat,
L'adjoint administratif peut être amené à effectuer des missions de secrétariat dans le cadre de suppléance ou de renfort
Participation aux inventaires
b) Aptitudes et compétences attendues
CONNAISSANCES
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Connaissance de la réglementation des marchés publics, du Code de la Santé Publique et du Code de la Sécurité Sociale
Maîtrise des outils informatiques
SAVOIR FAIRE
Pratique du logiciel Magh2/prodige
Pratique du logiciel Pack Office
Maîtriser les applications liées à la gestion administrative du malade (GAM)
Sens de la Communication notamment avec les Directions, les services, les sociétés
Transmission des informations
SAVOIR ETRE
Capacités d'Organisation, rigueur, sens des responsabilités
Autonomie et Esprit d'initative
Disponibilité et réactivité
Discrétion
Polyvalence, solidarité au sein de l'équipe
Sens du relationnel/Qualité d'écoute
