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- Expérience administrative
- Sens de l'organisation
- Bureautique
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Détails de l'emploi

CDD | Fonctionnaire
Il y a 1 jour

Qualifications

Expérience administrative
Sens de l'organisation
Bureautique
Gestion administrative
CACES

Description complète du poste

08/04/2026

FICHE DE POSTE

Technicien gestion administrative – Secrétariat du Doyen de la Faculté de Pharmacie
N° du poste

Référence métier J4C42– Technicien gestion administrative
Référence GPEC
REFERENS III / REME /
BIBLIOFIL / ROME

Occupé par
Nom d’usage
Nom de famille
Prénom

Ancienneté sur le poste

Ancienneté UL

Date établissement de la 01/09/2025
fiche

Dernière mise à jour de la 01/09/2025
fiche

Agent stagiaire ou titulaire x Agent contractuel

Catégorie B ITRF Niveau hiérarchique

Statut Titulaire Type de contrat

Corps et Technicien-ne RF Niveau de fonction et
ancienneté dans de rémunération
le corps

NBI Equivalent au corps
de

Cartographie
RIFSEEP

Positionnement du poste
Structure / Composante / Institut

Faculté de Pharmacie

Pôle / Service / Laboratoire / Equipe Secrétariat du Doyen

Nom et poste du ou des supérieur(s) hiérarchique(s) N+1 : Doyen de la Composante
direct(s) (N+1) N+2 :

L’agent assume-t-il des fonctions de conduite de ❑ OUI
projet ?  NON

L’agent assume-t-il des fonctions d’encadrement ? OUI
 NON

Le cas échéant, nombre d’agents encadrés et Nombre :
répartition par catégorie : - Catégorie A :

- - Catégorie B :

Catégorie C :

P a g e 1 | 4

Relations fonctionnelles internes à l’Université de - Doyen, vice-doyens, assesseurs et responsables
Limoges administratifs.

Enseignants-chercheurs, personnels BIATSS et

étudiants de la faculté.

Services centraux (présidence, finances, RH, scolarité,

communication, DSI).

Relations fonctionnelles externes - CHU de Limoges et établissements hospitaliers
partenaires.

Collectivités territoriales et institutions partenaires.
Fournisseurs, prestataires de services et partenaires

événementiels.

Réseaux nationaux et interuniversitaires liés à la

pharmacie et à l’enseignement supérieur.

Positionnement dans le pôle / service / laboratoire /équipe
Description de la place de l’agent au sein du pôle / service / laboratoire /équipe

Le/La technicien-ne en gestion administrative est placé sous l’autorité directe du doyen de la Faculté de
Pharmacie.

Mission(s) principale(s)
Description de la contribution spécifique de l’agent

Le technicien en gestion administrative assure le secrétariat du doyen de la Faculté de Pharmacie.
Il est responsable de l’organisation et du suivi des activités administratives, de la préparation et du suivi des
instances facultaires, ainsi que de la circulation de l’information entre la direction, les services internes,
l’université et les partenaires externes.
Il contribue également à la préparation et à l’organisation des événements institutionnels et à la valorisation des
actions de la faculté.

Missions et activités
Liste sous forme de verbes d’action les missions et les activités afférentes au poste

Mission 1 – Secrétariat de direction

Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat du doyen.
Gérer l’agenda du doyen et organiser ses déplacements.
Rédiger, mettre en forme et diffuser courriers, notes et comptes rendus.
Organiser les réunions de direction, conseils et commissions : convocations, préparation des dossiers,

suivi des décisions.

Classer, archiver et assurer la gestion documentaire du secrétariat.

Mission 2 – Suivi administratif et institutionnel

Assurer la liaison avec les services centraux de l’université pour la transmission et l’application des

procédures.

P a g e 2 | 4

Suivre la mise en œuvre des décisions du doyen et des instances facultaires.
Contribuer à la préparation et au suivi des dossiers institutionnels (rapports, bilans, projets).
Participer à l’organisation des élections facultaires et au suivi des instances de la gouvernance.

Mission 3 – Communication et relations partenariales

Assurer le relais d’information entre le doyen, la faculté, l’université et les partenaires extérieurs.
Mettre à jour et diffuser des supports de communication internes (notes, circulaires, informations

pratiques).

Participer à l’organisation des événements de la faculté (cérémonies, journées portes ouvertes,

colloques).

Contribuer à la valorisation des actions du doyen et de la faculté (site internet, supports de

communication).

Mission 4 – Appui organisationnel et logistique

Organiser la logistique des réunions, séminaires et événements.
Réserver et préparer les salles, gérer le matériel et les moyens nécessaires.
Suivre les aspects pratiques (badges, accès, fournitures, commandes).

Mission 5 - Assistance pédagogique

Soutien aux enseignants pour l'organisation des cours et besoins pédagogiques.
Appui au responsable pédagogique auprès des partenaires et intervenants extérieurs.
Planification et suivi des emplois du temps.
Gestion administrative des intervenants (frais de déplacement, formalités)
Organisation logistique des soutenances
Accueil et information des étudiants.

Compétences requises
Savoirs - Connaissance du fonctionnement d’une faculté et de l’enseignement supérieur.

Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, Outlook, Teams).
Connaissance des logiciels de gestion universitaire (APOGEE, ADE, SAGHE, etc.).
Connaissance des règles de gestion administrative et institutionnelle.

Savoir-faire - Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents officiels.

Gérer un agenda complexe et prioriser les urgences.
Organiser et suivre des réunions et événements institutionnels.
Garantir la traçabilité et la confidentialité des informations.
Travailler en équipe et en réseau avec de multiples interlocuteurs.

Savoir-être - Sens de l’organisation et rigueur.

Discrétion et respect de la confidentialité.
Autonomie et sens des responsabilités.
Esprit d’initiative et capacité d’adaptation.
Qualités relationnelles et sens du service.

P a g e 3 | 4

Conditions particulières d’exercice du poste
Missions télétravaillables Oui
(sous réserve de validation Partiellement X
du supérieur hiérarchique) Non

Risques physiques Travail Basses Températures

Travail Hautes Températures

Utilisation Gaz/Liquides cryogénisants

Températures inconfortables

Ambiance de travail bruyante

Travail avec contrainte lumineuse

Rayonnements UV

Rayonnements Laser

Rayonnements ionisants

Vibrations

Travail en hauteur

Milieu hyperbare

Risques liés à Manutention manuelle
l’environnement de travail Travail sur écran X

Charge mentale X

Autres RPS X

Multiples lieux de travail

Déplacements/Missions

Postures contraignantes

Conditions climatiques difficiles

Travail en altitude

Travail isolé

Travail en horaires décalés

Habilitation(s) électrique(s)

Conduite d’autoclaves / ESP

Utilisation de Machines-outils

Conduite d’engins / CACES

Risques chimiques Agent Chimique Dangereux

CMR

Poussières d’amiante ou FCR

Poussières de silice

Poussières de métal

Poussières de bois

Nanomatériaux

Autres inhalations

Risques biologiques Agents biologiques Groupe 2

Agents biologiques Groupe 3

Echantillons humains / animaux

Expérimentations animales

Précisez si autre(s)

La présente fiche pourra être modifié en fonction des objectifs du service, des priorités de la composante et de

l’Université de Limoges

Visa de l’expert ITRF : Observations :

Fiche de poste conforme à l’emploi-type REFERENS III

P a g e 4 | 4

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