Descriptif
Contribue à la mise en uvre, au suivi et à l'amélioration continue de la démarche qualité et gestion des risques sur l'ensemble des activités des HOPITAUX DE LANNEMEZAN (activités sanitaires et médico-sociales). Assure le suivi administratif, documentaire et organisationnel des actions qualité en appui des membres de l'équipe de la Direction Qualité.
Missions principales :
1. Gestion des documents Qualité de l'établissement :
- Contribue à l'élaboration, la mise à jour et l'archivage des documents Qualité ;
- Organise, et le cas échéant anime, les groupes de travail nécessaires à la mise à jour ou à la création des documents Qualité (procédures, protocoles, ) ;
- Assure le suivi du circuit de validation des documents Qualité ;
- Garantie la diffusion des documents applicables et le suivi des versions ;
- Veille à l'application des règles de maîtrise documentaire Qualité.
2. Suivi des démarches Qualité :
- Assure le suivi des revues de processus et du programme qualité et sécurité des soins, en lien avec les membres de l'équipe de la Direction Qualité ;
- Participe à la préparation et aux suivis des évaluations HAS, évaluations ESSMS, audits internes et évaluations des pratiques professionnelles ;
- Participe à la préparation et à l'animation de revues de processus, notamment ceux dont elle est désignée Référente au sein de l'équipe de Direction Qualité ;
- Assure le secrétariat des COPIL Qualité et COPIL Qualité Médico-Social (convocations, réservations de salle, supports de présentation, comptes-rendus) ;
- Contribue à l'organisation des groupes de travail dans le cadre de la démarche Qualité, en lien avec les membres de l'équipe de la Direction Qualité.
3. Gestion des événements indésirables
- Participe au traitement, à l'analyse et au reporting des signalements, en lien avec les membres de l'équipe de la Direction Qualité ;
- Assure une veille quotidienne des déclarations, en lien avec les membres de l'équipe de la Direction Qualité ;
- Organise les réunions de la Cellule de suivi des Evènements Indésirables (CEI) et des CEI thématiques (IAS, Médicaments) : planification des réunions, envoie des invitations, préparation de la liste des EI à traiter ;
- Etablit et envoi les tableaux de bord trimestriels des EI (par pôle, par service) ;
- Contribue à la rédaction du bilan annuel des EI et à la mise à jour des cartographies des Risques.
4. Mesure de la satisfaction des usagers
- Assure le recueil des enquêtes et questionnaires auprès des cadres d'unité ;
- Saisie les données dans le logiciel SPHINX ;
- Produit les rapports trimestriels d'analyse des questionnaires de sortie et les rapports annuels d'enquête de satisfaction ;
- Transmets les rapports aux responsables d'unité (médecins et cadres),
- Préparation des supports de synthèse des résultats pour la CDU et les CVS ;
- Contribue à la rédaction du rapport annuel de la CDU et assure le recueil des rapports annuels des CVS.
5. Communication Qualité
- Contribue à l'élaboration de la Lettre Qualité et à sa diffusion ;
- Assure la diffusion des documents Qualité sur COCHISE (BDCI, portail Qualité) ;
- Contribue à l'organisation d'actions de sensibilisation à la culture Qualité et Sécurité des Soins (JEDS, Semaine Sécurité des Soins)
6. Démarche qualité GHT des Hautes-Pyrénées
- Assure le secrétariat du COPIL Qualité GHT (convocations, réservations de salle, supports de présentation, comptes-rendus) ;
7. Gestion administrative au sein du service
- Rédige les comptes-rendus des réunions de service
- Suit des demandes de réservation de la salle Direction Qualité
- Suit de la boîte mail Direction Qualité
- Gère les commandes de papeterie
Missions secondaires :
Contribue à la définition et la mise en uvre des outils de management Qualité ;
Contribue à l'élaboration de support de communication Qualité ;
Assure le paramétrage et la gestion des droits utilisateurs du progiciel BLUEKANGO ;
Veille règlementaire et documentaire en appui de l'équipe de la Direction Qualité ;
Contribue à la rédaction de documents destinés aux patients et résidents en version Facile à Lire et A Comprendre (FALC).
LOGICIELS METIERS UTILISES :
- Intranet COCHISE : Administrateur BDCI et du portail Qualité.
- Logiciel GDR (Qualnet) : Administrateur
- Logiciel Bluekango : Administrateur + paramétrage
- Logiciel SPHINX ; outil Framaform
- CANVA PRO
- Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint)
- Autres accès informatiques spécifiques : QUALHAS, SYNAE, CALISAT
- Plateformes internet : E-FORAP, SRA Occitanie
NIVEAU DE RESPONSABILITE ET D'AUTONOMIE :
- Travail d'exécution pour certaines tâches et de suivi en autonome pour d'autres.
- Responsable de ses actes en cas d'oubli de transmission ou de communication.
- Tous les travaux réalisés devront être soumis pour relecture
- Planification des congés en équipe
EXIGENCES
DU POSTE :
- Horaires : amplitude 9 h 00-17 h 00.
- Disponibilité : en fonction des besoins
RELATIONNELLES :
- Sens du travail en équipe
- Sens de l'accueil et amabilité
- Confidentialité, discrétion professionnelle
GENERALES :
Ponctualité, Disponibilité, Rigueur dans le travail, Rapidité, Application méthodologique, Maîtrise de l'outil informatique, Maîtrise des outils, concepts et terminologie qualité, Respect des principes et organisations existantes
PROFIL REQUIS :
CONNAISSANCES :
- Informatique (WORD, EXCEL, POWERPOINT, SPHINX)
- Propres à la qualité : manuel de certification, guides ou travaux publiés par la HAS, procédure de certification, procédure d'évaluation médico-sociale, méthodes d'évaluation qualité (audits, chemin clinique).
COMPETENCES PROFESSIONNELLES :
- Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
- Bureautique
QUALITES RELATIONNELLES :
- Réactivité, rigueur, dynamisme, sociabilité
- Adaptabilité à une organisation existante
- Maturité et discernement
NIVEAUX REQUIS :
FORMATION INITIALE :
- Diplôme de niveau 5 (BTS, DUT en « Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement ») ou expérience professionnelle sur une fonction similaire d'au moins 3 ans
EXIGENCE PARTICULIERE :
- Maîtrise de l'outil informatique
- Formation en méthodes d'évaluation des outils qualité
- Expérience souhaitée dans le domaine de la Santé et du Médico-social
