Port Atlantique La Rochelle recrute un(e) Assistant(e) de direction et de communication (H/F/NB) en CDI, au sein de la direction générale.
Rattaché(e) à la Directrice Générale, l'Assistant(e) de Direction et Communication contribue au bon fonctionnement des instances de gouvernance de l'établissement, assure un appui opérationnel à la mission communication et participe à la continuité des activités administratives de la Direction Générale.
Missions principales
1. Organisation et suivi des instances de gouvernance
Préparer les réunions des instances de gouvernance (Conseil de surveillance, Comité d'audit, Conseil de développement) en lien avec la Directrice Générale :
- Élaborer les ordres du jour et veiller à leur cohérence avec le calendrier institutionnel
- Assurer la conformité réglementaire des procédures et dossiers au regard du Code des transports
- Planifier les réunions et coordonner les calendriers des participants, mettre en place et suivre les rétroplannings de préparation
- Constituer, vérifier et diffuser les dossiers de séance
- Organiser l'ensemble de la logistique des réunions : réservation des salles, préparation du matériel, gestion des plans de table, accueil des participants, restauration, hébergement et déplacements si nécessaire
- Assister aux séances et rédiger les procès-verbaux et leur processus de validation
- Assurer le suivi administratif des délibérations, avis et motions
- Participer à la gestion du renouvellement des membres des instances
- Diffuser les informations et décisions auprès des services concernés
2. Appui à la communication et à l'organisation d'événements
- Participer au reporting des actions de communication : suivi des retombées presse, fréquentation des visites, événements internes, participation à la production du rapport annuel d'activité de la communication
- Organiser des visites guidées du Port en coordination avec les partenaires et les services internes : suivi la validité des contrats de partenariat, coordination des acteurs internes, facilitation de l'accès des visiteurs, gestion des réservations, contrats et de la facturation
- Assurer le reporting des partenariats, adhésions du Port et gérer ceux de la mission communication et de la DG
- Assurer le reporting et le suivi administratif des abonnements presse de la mission communication
3. Continuité d'activité de l'assistanat de direction
En l'absence de l'assistante de direction :
- Gérer l'agenda de la Directrice Générale, organiser et planifier les réunions
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la Direction Générale
- Gérer le courrier entrant et sortant, le classement, l'archivage et le suivi documentaire
4. Appui ponctuel aux entités rattachées à la Direction Générale
- Organiser des réunions, déplacements professionnels et événements
- Apporter un soutien logistique et/ou administratif ponctuel aux différents services (remboursements de frais…)
- Contribuer à la mise à jour des bases de données et du CRM
Votre profil
Titulaire d'une formation supérieure de niveau Bac+2 à Bac+5 en assistanat de direction, communication, lettres, sciences humaines ou administration des organisations, vous justifiez d'une expérience réussie d'au moins cinq ans sur un poste similaire.
Votre expérience vous a permis de développer une bonne connaissance des instances de gouvernance et du fonctionnement d'une organisation, idéalement au sein d'un environnement institutionnel incluant des missions d'appui règlementaire.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et numériques et êtes également ouvert(e) à l'utilisation des solutions d'intelligence artificielle. La maîtrise de l'anglais est souhaitée.
En parallèle, votre parcours vous a permis de développer les qualités suivantes : -
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Excellente organisation, rigueur, fiabilité
- Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles (diplomatie, écoute, courtoisie, posture adaptée à des interlocuteurs de haut niveau, sens du service)
- Capacité à apprécier le degré d’urgence des situations
- Posture institutionnelle, sens politique
- Prise d’initiatives, proactivité
- Adaptabilité et réactivité
- Maîtrise de soi et gestion du stress
Conditions proposées
- CDI à temps complet
- Rémunération annuelle brute (13e mois inclus) : 34 000 à 38 000 € selon profil
- Horaires du lundi au vendredi
- RTT
- Avantages liés à la mobilité domicile-travail
- Tickets restaurant de 9 € pris en charge à 50 %
- Mutuelle famille prise en charge à 90 % par l’employeur
- Prévoyance
- Avantages CSE
