Descriptif
Métier : Secrétaire
Code : 45S30
Service : DRH
Poste : jour
Pourcentage de temps de travail : 100%
Définition du poste :
Organiser pour le directeur des Ressources humaines et / ou pour l'équipe Ressources Humaines la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions) pour le personnel encadrant de la direction.
Missions :
- Assurer le secrétariat de la DRH dans sa globalité : accueil téléphonique, physique, traitements des mails, gestions des différents courriers.
- Gestion de l'administration du personnel (traitement des demandes, suivi et gestions des dossiers administratifs du personnels)
- Suivi des Recrutements (publication offres d'emploi, gestion des candidatures)
- Support à l'organisation des concours de la Fonction Publique Hospitalière en lien avec l'adjoint des cadres en charge de la gestion des carrières
- Gestion administrative des stages : constitution des dossiers
- Assurer le remplacement du secrétariat de la direction des soins (accueil téléphonique, traitement mail)
- Gérer les badges du personnel : commande de carte, activation, distribution, réponse aux différentes problématiques.
- Gestion et suivi des grèves : diffusion assignations dans les différents services de l'établissement
- Support au suivi des campagnes des évaluations professionnelles
- Renfort pour diverses missions RH si nécessaire
- Prise de Rendez-vous pour la direction des Ressources Humaines et son attaché.
- Dématérialisation des dossiers administrations (GED)
- Classement, archivage des documents du service
Rattachement hiérarchique :
Directeur des Ressources Humaines
Attaché Direction des Ressources Humaines
Directeur Général
Relations professionnelles les plus fréquentes :
Personnel de l'établissement pour l'accueil et la transmission d'informations
Personnels Administratifs des ressources humaines
Personnels de la direction des Soins
Etudes préparant au métier et diplôme(s) :
Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)
Risques professionnels :
Prérequis :
Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique
Correspondances statutaires éventuelles :
Adjoint administratif
Catégorie C
Formations :
Obligatoire(s)
Incendie
Recommandée(s)
Bureautique Microsoft (Word, Excel, messagerie Outlook, power point)
Approche de la maladie mentale
Secret professionnel droits et devoirs
Gestion des émotions et du stress
