L'EPSM SUD BRETAGNE - Centre Hospitalier Charcot est un établissement public de santé mentale implanté sur un domaine de 35 ha environ. Il propose à la fois des soins en hospitalisation (complète ou partielle) et une gamme de services et de soins ambulatoires qui s'est diversifiée depuis sa création (psychothérapie, entretiens familiaux, actions de réadaptation et visites à domicile). Proche de Lorient, il dessert la zone ouest du Morbihan et reçoit plus de 10 000 patients par an.
L'EPSM est lui-même divisé en 4 pôles :
- Psychiatrie adulte
- Psychiatrie du Sujet Agé (PPSA)
- Psychiatrie de l’Enfant et de l’Adolescent
- Pôle médico-technique
La DAGFGRU regroupe les affaires générales, les affaires financières, la gestion administrative des patients (accueil standard, facturation) et les relations avec les usagers.
CDD de 8 mois (avec possibilité de pérennisation du poste)
L’assistant assiste la directrice adjointe en charge de cette direction dans ses missions:
- Organise la prise de rendez-vous, la gestion de l’agenda du Directeur, la réservation de salle et de véhicule
- Assure l’accueil des personnes qui se présentent à la direction
- Gère le courrier, les appels téléphoniques, les messages électroniques
- Met en forme et diffuse courriers, notes de services, d’information, rapports, ordres du jour
- Assure la diffusion de note de service, information, d’actualités relatives à l’établissement sur le site intranet
-Réalise le classement des documents, l’archivage, la diffusion interne - Organise la préparation des dossiers liés aux réunions des instances
- Assure l’intendance du service (fournitures de bureau, matériel) et la gestion de la documentation
- Planifie et organise les réunions liées à la Direction des Affaires Générales, de la Direction des Affaires Financières et de la Gestion Administrative des usagers
LA GESTION DES RELATIONS AVEC LES USAGERS
- Traite et assure le suivi des demandes d’accès aux dossiers médicaux
- Traite et assure le suivi des plaintes et réclamations, avis, suggestions, satisfactions émises par les usagers ou leur entourage par écrit ou oralement
- Traite et assure le suivi des questions liées aux hospitalisations
- Assure le suivi des signalements des bailleurs sociaux
- Assure la mise à jour du fichier des saisies de stupéfiant : tenue du registre et envoi de courriers aux patients
- Participe à la rédaction des courriers aux patients, familles et partenaires
- Assure la mise à jour de la liste des personnels de l’hôpital parlant une langue étrangère, réceptionne les demandes des différents services et recense les demandes d’interprétariat, pointe les factures en lien avec les demandes, transmet les factures au service DRH
Concernant la Commission Des Usagers (CDU), il ou elle :
- Planifie, organise et prépare les réunions de la CDU en lien avec le directeur ou la directrice adjoint(e) : prépare l’ordre du jour, les divers documents (tableau suivi demandes de dossiers médicaux, plaintes et réclamations, power point) et envoie les convocations, assiste aux séances et assure la rédaction du compte rendu et sa diffusion aux membres
- Tient à jour la composition de la CDU et leurs coordonnées de ses membres
- Est en relation permanentes avec les usagers et association d’usagers - Elabore le rapport d’activité annuel de la CDU EPSM Sud Bretagne CH Charcot
Concernant la Maison des usagers:
- Organise et prépare les réunions du comité de pilotage « maison des usagers » en lien avec le directeur ou la directrice adjoint(e) : prépare l’ordre du jour, les éventuels documents, envoie les invitations, participe au COPIL et rédige et diffuse le compte rendu aux membres - Gère les conventions avec les associations
- Crée et met à jour la plaquette et les documents de communication
- Participe à la communication autour de la maison des usagers
- Elabore le planning mensuel de la Cabane et le diffuse
Concernant la Commission Logement et Santé mentale :
- Organise et prépare les réunions de la commission en lien avec le directeur ou la directrice adjoint(e) : prépare l’ordre du jour, les divers documents, envoie la convocation, participe à la Commission et rédige et diffuse le compte rendu aux membres
- Assure un lien permanent avec les Chefs de pôle, les cadres supérieurs de santé et les assistante sociaux pour assurer le bon fonctionnement de la commission
Concernant les visites des autorités judiciaires / membres de la CDSP :
- Organise et prépare la visite en amont : informe les chefs de pôles, cadres supérieurs de santé, cadres de santé, informe les patients en soins sans consentement, prépare l’ordre du jour, prépare divers documents
- Prépare et diffuse le planning prévisionnel de la rencontre des patients
Concernant le vote par procuration des usagers :
- Organise et prépare les procurations des votes : informe les chefs de pôles, cadres supérieurs de santé, cadres de santé, prépare et diffuse une note d’information, recense les patients désirant voter par procuration
- Prépare la venue des officiers de gendarmerie dans les services pour récupérer les procurations dans les délais impartis
AFFAIRES GENERALES
- Assure la gestion et le suivi des demandes de renouvellement des conventions : réceptionne les demandes, prépare les conventions, transmet les conventions et tient à jour un tableau de suivi
- Participe à l’élaboration du rapport d’activité : recense les documents de chaque direction fonctionnelle, et services, met en forme et transmet le document final aux instances et tutelles
- Participe au montage du dossier des renouvellements d’autorisations et à la préparation de la visite de conformité.
AFFAIRES FINANCIERES
Participe avec l’équipe financière, au montage des dossiers de demandes de financement pièces jaunes et autres et appel à projet.
SUPPLEANCE DE L’ASSISTANTE DU DIRECTEUR DE L’ETABLISSEMENT
L’assistant travaille en binôme avec l’assistant ou l’assistante de la cheffe d’établissement.
POSTE EN CDD (8 mois avec possibilité de pérennisation)
Qualités requises / Compétences
- Sens de l’organisation, rigueur et rapidité d’exécution
- Qualités relationnelles et sens de la diplomatie
- Autonomie
- Adaptabilité
- Discrétion
- Bonne maitrise de l’outil informatique
- Disponibilité
- Polyvalence
Contraintes du poste :
- Horaires de fonctionnement : 8h45 – 16h45
- Quotité de temps : temps plein
- Grades : adjoint administratif
- Spécificités : fonctionnement en binôme avec l’assistant ou l’assistante du chef ou de la cheffe d’établissement.
