Au sein de la Direction des Services Transverses, l'assistant(e) administratif(ve) contribue au bon fonctionnement de l'Association en assurant la coordination administrative, le suivi de dossiers transversaux et l'appui aux projets conduits par les différentes Directions, et notamment la Direction des Services Résidentiels (DSR). Les activités du poste s’articulent autour des axes principaux suivants :
· Organisationnel
Il / Elle est en alerte quant à la bonne coordination organisationnelle des différents missions et services de la Direction des Services Résidentiels et fait des propositions d’ajustement ou d’amélioration si nécessaire.
Il / Elle s’assure de la cohérence des plannings de congés de l’équipe de la DSR, notamment s’agissant des postes exerçant la double activité de gestion locative et de coordination sociale, ou lors de périodes stratégiques telle que l’ouverture d’une nouvelle résidence ; également il/elle veille à la mise à jour des plannings d’astreinte.
· Pilotage des subventions de fonctionnement
- Gérer les subventions de fonctionnement :
o Répondre aux appels à projets (Etat, Conseils départementaux, ARS, fondations, intercommunalités, villes, caisses de retraite, CAF, etc.),
o Gérer les délais,
o Rédiger et mettre en forme des projets et bilans, éventuellement à partir des éléments fournis par l’équipe lorsqu’il s’agit de projets mis en œuvre sur les résidences en fonctionnement,
o Assurer le suivi administratif et financier en lien avec le Directeur administratif et financier et l’Assistant de direction.
- Optimiser les demandes de financement en :
o Organisant et participant aux rencontres avec les partenaires financiers,
o Etant à l’écoute des différents changements politiques liés aux subventions auxquelles l’Association émarge,
o Recherchant, diversifiant, et faisant le lien entre les objectifs des projets menés et les différentes demandes de subventions possibles afin de déterminer la meilleure péréquation.
· Rédactionnel, mise à jour de données, et suivi de dossiers
Il / elle rédige des supports de communication internes tels que : comptes rendus, rapports divers, notes de services, posts sur le réseau social interne…. Il est par ailleurs force de proposition dans l’élaboration des outils de communication externe et il / elle valorise l’action de l’Association à travers les réseaux sociaux.
Il / Elle recueille les informations et actualise les documents professionnels et réglementaires (mise à jour du livret d’accueil résident, du tableau des plafonds de ressources d’accès au logement, du recensement de nos obligations face aux réservataires de logements ; suivi des évolutions du droit social et du droit du logement…).
Il / Elle calcule et met à jour dans l’outil de gestion les tarifs des résidences dans les délais impartis et participe, en lien avec les services gestion locative, comptabilité et informatique, à la régularisation des charges des résidences locatives.
Il / Elle intègre et met à jour les documents supports de l’outil de gestion (contrat d’occupation, bail, courrier type, …).
Il / Elle assure le traitement dans les délais impartis des différentes enquêtes auxquelles sont soumises les activités de la Direction des Services Résidentiels (OPS, SRU, SLS, RPLS, Selfy…).
Il / Elle gère également l’enquête de satisfaction réalisée auprès des résidents et locataires et traite les résultats de cette enquête.
A échéance définie, il / elle procède au quittancement des loyers et redevances de l’ensemble des résidences, au lancement des prélèvements automatiques, au suivi des rejets de prélèvement. Il / elle procède également aux remboursements des dépôts de garantie et des comptes créditeurs des locataires et résidents sortis, et des trop-perçus d’allocation logement.
Il / elle réalise le bilan de la Direction des Services Résidentiels (taux de rotation, durée de séjour, signature des CEI, régularité des synthèses…) en s’appuyant sur les données de l’ensemble de l’activité de la DSR.
· Relève et suivi d’indicateurs
L’Assistant/e administratif/ve suit l’activité de la DSR via des indicateurs définis en collaboration avec le Directeur des Services Résidentiels, et les Responsables de service (gestion locative et action sociale).
Il peut s’agir de données généralistes, ou spécifiques à la gestion locative ou à l’accompagnement social.
Les indicateurs sont notamment :
- Nombre de logements loués, de demandes de logement,
- Taux de rotation, d’occupation, d’impayés, vacance, disponibilités,
- Équilibre de peuplement,
- Suivi des budgets : loyers et redevances, entretien courant, intérim,
- Suivi des attributions aux réservataires de logements, des dépassements de plafonds de ressources,
- Nombre de CEI signés, de synthèses réalisées, de rencontres moyennes avec les personnes suivies,
- …
· Assistance et représentation de la Direction des Services Transverses (DST)
L’Assistant administratif peut se voir confier le pilotage de projets spécifiques, ou représenter Aréli en réunions internes/externes, par délégation du Directeur des Services Transverses.
· Accueil de l’Association
L’Assistant administratif pourra remplacer l’Assistant administratif de l’accueil lors de périodes d’absence à l’accueil de l’Association : accueil physique et téléphonique, gestion du courrier.
Cette liste de tâches n’est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction des projets portés par la Direction des Services Transverses et des besoins de l'Association.
Rémunération : Jusqu'à 32 000,00€ par an
Avantages :
- RTT
- Travail à domicile occasionnel
Expérience:
- maîtrise outil informatique Microsoft: 4 ans (Requis)
Lieu du poste : En présentiel
