L'Agence régionale de santé Occitanie met en œuvre la politique de santé dans la région, au plus près des besoins de la population.
Dans les Hautes-Pyrénées, sa délégation départementale réunit 25 professionnelles et professionnels. Elle représente l'ARS dans le département et constitue un interlocuteur de proximité pour les services de l'État, les collectivités territoriales, les établissements, les professionnels de santé et les autres partenaires locaux.
Elle intervient dans les différents champs de compétence de l'ARS : prévention et promotion de la santé, santé environnementale, sécurité sanitaire, offre sanitaire et médico-sociale, accès aux soins et démocratie en santé.
Au sein de cette délégation, l'assistant ou l'assistante de direction occupe une fonction centrale. Premier point de contact de la direction, vous contribuez à la qualité de son fonctionnement, à la circulation de l'information et à la qualité des relations avec ses interlocuteurs internes et externes.
Rattaché ou rattachée à la Directrice de la délégation départementale, vous assurez son appui quotidien et facilitez la coordination de l'activité de la direction.
À ce titre, vous :
- organisez et coordonnez les activités et rendez-vous de la direction ;
- assurez l'interface avec les équipes de la délégation, le siège de l'ARS et les partenaires extérieurs ;
- garantissez la fiabilité et la fluidité des circuits administratifs ;
- préparez et suivez les dossiers nécessaires à l'activité de la direction ;
- contribuez au suivi de dossiers transversaux, notamment dans les domaines RH, logistique et informatique.
Vous assurez notamment :
- l'accueil physique et téléphonique de la délégation ;
- la gestion de l'agenda de la Directrice et sa coordination avec ceux de la Directrice adjointe et des responsables de pôle ;
- l'organisation et le suivi logistique des déplacements ;
- la gestion des messageries de direction et d'alerte ;
- le traitement du courrier : tri, numérisation, enregistrement, diffusion et suivi des circuits de validation ;
- la rédaction de courriers, notes, réponses de premier niveau et comptes rendus ;
- la participation au comité de direction et la rédaction de ses comptes rendus ;
- l'organisation des réunions importantes : invitations, salles, préparation des dossiers et logistique ;
- le classement, l'archivage et la conservation des documents ;
- le suivi des courriers des élus et des courriers signalés ;
- la tenue d'échéanciers, tableaux de bord et outils de suivi ;
- ponctuellement, la réalisation d'une revue de presse.
Vous contribuez également au suivi administratif RH de la délégation et de certains personnels de direction d'établissements médico-sociaux publics. Vous assurez une assistance informatique de premier niveau et pouvez suppléer le référent logistique.
Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 à Bac+3, idéalement dans le domaine de l'assistanat de direction, de la gestion administrative ou dans un domaine comparable.
Une expérience professionnelle dans des fonctions d'assistanat de direction ou de gestion administrative est souhaitée.
Savoirs
- Connaissance de l'environnement institutionnel et administratif.
- Connaissance du fonctionnement d'une administration ou d'un organisme public.
- Maîtrise des techniques d'organisation, de planification et de gestion d'agenda.
- Maîtrise de la communication écrite et orale.
- Connaissance des méthodes de classement, d'archivage et de gestion documentaire.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs : Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
Savoir-faire
- Organiser et coordonner une activité comportant de multiples sollicitations.
- Identifier les priorités et anticiper les échéances.
- Gérer plusieurs dossiers simultanément et respecter les délais.
- Rédiger avec clarté, rigueur et esprit de synthèse.
- Préparer des réunions et assurer le suivi des décisions.
- Concevoir et actualiser des tableaux de bord et échéanciers.
- Faciliter la circulation de l'information entre différents interlocuteurs.
Savoir-être
- Discrétion et respect strict de la confidentialité.
- Sens de l'organisation et rigueur.
- Réactivité et capacité d'anticipation.
- Qualités relationnelles, écoute et diplomatie.
- Autonomie et sens de l'initiative.
- Capacité à gérer les urgences avec calme et discernement.
- Esprit d'équipe et sens de la coopération.
- Adaptabilité.
- Sens du service public.
Agents Internes (ARS Occitanie) :
Connectez-vous sur votre espace SOLARHS (https://ars.talent-soft.com/) - Rubrique « Offre d'emploi » et ajoutez votre CV, Lettre de motivation ainsi que le formulaire de mobilité interne complété et signé par votre direction d'origine.
Candidats Externes :
- Créez votre espace candidat et postulez à nos offres en ligne sur le lien ci-dessous :
(https://ars-occitanie-recrute.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036&nocsscache=1)
- Dossier de candidatures obligatoires : CV + Lettre de motivation + dernier arrêté d'échelon pour les fonctionnaires ou niveau pour les agents UCANSS
