TiHive est une entreprise technologique innovante qui développe des solutions de contrôle non destructif basées sur l’intelligence artificielle et les technologies térahertz.
Dans un contexte de croissance et de développement international, nous recherchons un(e) Assistant(e) Polyvalent(e) H/F Senior capable d’accompagner les fonctions support et la direction dans la gestion quotidienne de sujets administratifs, RH et opérationnels variés.
Ce poste s’adresse à une personne expérimentée, capable de prendre rapidement en charge ses missions en autonomie et d’assurer un suivi fiable des sujets confiés sans supervision quotidienne.
Nous recherchons une personne de confiance, organisée et pragmatique, qui sait anticiper les besoins, hiérarchiser les priorités et faire avancer les dossiers de manière concrète.
Administration générale et organisation quotidienne
- Gérer le courrier, les documents administratifs, le classement et l’archivage, dans une logique de fiabilité et de traçabilité.
- Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers, comptes rendus, présentations et documents internes.
- Assurer le suivi des contrats, abonnements, assurances, échéances et obligations administratives.
- Gérer les fournitures, équipements et besoins courants du bureau, en lien avec les prestataires.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique, filtrer les sollicitations et orienter efficacement les interlocuteurs.
Support à la direction et coordination
- Gérer les agendas, organiser les réunions et préparer les éléments nécessaires à leur bon déroulement.
- Organiser les déplacements professionnels en France et à l’international : transports, hébergements, formalités et suivi des dépenses.
- Préparer et suivre les plans d’action, relancer les interlocuteurs et veiller au respect des échéances.
- Prendre en charge des dossiers transverses ou confidentiels et en assurer le suivi de bout en bout.
Administration du personnel et support RH
- Préparer et tenir à jour les dossiers administratifs des salariés, de l’embauche au départ.
- Assurer le suivi des contrats, avenants, périodes d’essai, absences, congés, visites médicales et documents obligatoires.
- Préparer les éléments variables de paie et assurer leur transmission dans les délais.
- Participer aux recrutements : coordination des entretiens, échanges avec les candidats et suivi administratif.
- Organiser l’intégration administrative et logistique des nouveaux collaborateurs.
Gestion administrative, facturation et achats
- Collecter, contrôler, enregistrer et transmettre les factures fournisseurs au cabinet comptable.
- Établir et suivre les factures clients, les paiements, les relances et les éventuels avoirs.
- Assurer le suivi administratif des achats, commandes, contrats fournisseurs et prestations.
- Mettre à jour les tableaux de suivi et préparer les éléments nécessaires au reporting administratif et financier.
- Coordonner les échanges avec les banques, assurances, cabinets comptables, organismes administratifs et autres partenaires externes.
Logistique, événements et vie de l’entreprise
- Coordonner les expéditions, réceptions et besoins logistiques ponctuels, y compris dans un contexte international.
- Organiser les réunions d’équipe, visites, séminaires, événements internes et moments de convivialité.
- Veiller au bon fonctionnement des locaux et assurer le suivi des prestataires.
- Apporter un soutien opérationnel aux équipes selon les priorités de l’entreprise.
Structuration et amélioration continue
- Formaliser et mettre à jour les procédures administratives et les outils de suivi.
- Identifier les points de blocage et proposer des solutions simples, fiables et adaptées.
- Contribuer à la structuration des processus internes et à l’amélioration de l’efficacité collective.
- Vous justifiez d’une expérience confirmée, idéalement d’au moins 8 ans, dans une fonction d’assistanat polyvalent, d’assistanat de direction ou d’administration au sein d’une PME, d’une start-up ou d’un environnement exigeant.
- Vous avez déjà géré de manière autonome un périmètre administratif varié et savez prendre en charge un dossier de A à Z.
- Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l’organisation, votre discrétion et la fiabilité de votre suivi.
- Vous savez gérer plusieurs sujets simultanément, distinguer l’urgent de l’important et respecter les échéances.
- Vous êtes proactif(ve), pragmatique, orienté(e) solutions et à l’aise avec des interlocuteurs variés.
- Vous disposez d’excellentes qualités rédactionnelles en français et d’une bonne maîtrise de Microsoft 365, notamment Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams.
Anglais professionnel indispensable
L’anglais constitue une compétence essentielle pour ce poste, compte tenu de l’environnement international de TiHive et des échanges réguliers avec des clients, fournisseurs, candidats et partenaires étrangers.
- Niveau attendu : anglais professionnel opérationnel, avec une capacité à travailler de manière autonome à l’écrit comme à l’oral.
- Capacité à rédiger et comprendre des courriels, documents administratifs, factures, contrats simples et informations logistiques en anglais.
- Aisance pour participer à des échanges téléphoniques ou en visioconférence, organiser des déplacements et coordonner des interlocuteurs internationaux.
Communiquer avec son environnement de travail direct, les clients ou les fournisseurs, Organiser de façon efficace son temps de travail dans les délais, Gérer l’agenda de la direction, Préparer réunions et déplacements, Recevoir et filtrer les communications téléphoniques, Rédiger comptes-rendus de réunions et documents divers, Assurer la gestion administrative, Utiliser des outils bureautiques
