Qui sommes-nous ?
INTERFACES, acteur majeur de l’innovation, est le leader français de l’accompagnement des entrepreneurs et des territoires.
Depuis plus de 30 ans, nous soutenons les créateurs d’entreprises, animons des communautés d’entrepreneurs partout en France, gérons des incubateurs, pépinières et tiers-lieux, et développons des programmes d’open innovation avec des ETI et grands comptes pour inventer l’économie de demain.
Depuis le 1er janvier 2023, la société INTERFACES a en charge la gestion et l’animation du site LA TURBINE à Forbach appartenant à la Communauté d’Agglomération Forbach Porte de France.
MISSIONS
Sous la responsabilité de la Directrice de sites, votre rôle sera d’assurer le bon fonctionnement opérationnel et administratif quotidien du site, de garantir la qualité de l’accueil des publics et de contribuer à l’animation de la communauté des usagers et coworkers.
Véritable relais de proximité, vous veillez à la bonne organisation des espaces, à la qualité des services proposés et au bon déroulement des activités quotidiennes.
Plus concrètement, vous serez amené(e) à intervenir sur les missions suivantes :
ACCUEIL
- Accueillir, orienter et renseigner les visiteurs, usagers, entreprises hébergées et coworkers.
- Traiter les prises de contact par téléphone, courriel et autres canaux de communication.
- Assurer une information de premier niveau sur les services et le fonctionnement des sites.
- Veiller à la qualité de l’accueil et de l’expérience des usagers.
- Être le relais des règles de vie, de fonctionnement et d’organisation du site auprès des usagers.
- Identifier les besoins des occupants et assurer le relais auprès de la Direction lorsque nécessaire.
GESTION OPÉRATIONNELLE DES ESPACES
- Assurer la gestion quotidienne et administrative des espaces : bureaux, salles de réunion, espaces de coworking....
- Gérer les réservations et contribuer à l’optimisation de l’occupation des espaces.
- Assurer le suivi administratif des entrées et sorties des occupants.
- Veiller à la bonne organisation matérielle et au bon fonctionnement quotidien des espaces.
- Assurer le lien avec les prestataires intervenant sur le site dans le cadre des besoins opérationnels.
- Veiller au respect des procédures et au bon fonctionnement général du site
GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE OPÉRATIONNELLE
- Préparer et assurer le suivi administratif des contrats de location, de mise à disposition et de prestation de services.
- Établir et assurer le traitement de la facturation liée aux activités et aux prestations du site.
- Assurer le suivi opérationnel des règlements et des paiements.
- Réaliser les relances administratives nécessaires.
- Mettre à jour les données administratives relatives aux usagers, occupants et prestations.
- Produire et tenir à jour les tableaux de suivi relevant de la gestion opérationnelle du site.
- Transmettre les éléments nécessaires au suivi et au pilotage de l’activité à la Direction et aux personnes concernées.
- Apporter un appui administratif à la constitution et au suivi des dossiers lorsque cela relève de la gestion opérationnelle du site.
ORGANISATION ET LOGISTIQUE
- Assurer l’organisation matérielle et logistique des réunions organisées sur le site.
- Préparer les salles, équipements et moyens nécessaires au bon déroulement des réunions et manifestations.
- Participer à l’organisation logistique des événements, ateliers et temps forts.
- Assurer la coordination opérationnelle avec les prestataires concernés.
- Veiller à la bonne préparation matérielle et à l’accueil des participants.
ANIMATION DE LA COMMUNAUTÉ ET VIE DU SITE
- Participer à la dynamisation de la vie quotidienne du site.
- Animer la communauté des coworkers et favoriser la convivialité entre les occupants.
- Contribuer à l’identification des besoins des coworkers et des usagers.
- Participer à la diffusion des informations relatives à la vie des sites
- Contribuer, en lien avec la Directrice de sites et les équipes concernées, à la réussite des actions d’animation organisées sur les sites.
COMMUNICATION OPÉRATIONNELLE
- Participer à la diffusion des informations relatives aux activités, services et événements du site.
- Contribuer à la promotion opérationnelle des événements et actions organisés.
- Participer à l’animation des outils et canaux de communication du site, notamment les réseaux sociaux, dans le respect de la stratégie et de la ligne éditoriale définies.
- Mettre à jour les informations pratiques sur les plateformes et outils de communication concernés.
- Participer à la création et à la diffusion de supports de communication opérationnels.
PROFIL SOUHAITE
Vous êtes organisé(e), polyvalent(e) et appréciez les environnements dynamiques ainsi que la diversité des missions.
Vous disposez de solides qualités relationnelles et d’un véritable sens du service. Vous êtes à l’aise avec des interlocuteurs variés et savez créer un environnement accueillant et professionnel.
Vous êtes également reconnu(e) pour votre rigueur administrative, votre sens de l’organisation et votre capacité à gérer plusieurs sujets simultanément.
Compétences et qualités attendues
- Diplômé(e) d’un bac +2 en administration ou équivalent
- Excellentes qualités relationnelles et sens de l’accueil.
- Rigueur et sens de l’organisation.
- Autonomie et capacité d’initiative.
- Polyvalence et réactivité.
- Capacité à gérer les priorités.
- Qualités rédactionnelles.
- Maîtrise des outils bureautiques et numériques.
- Aisance avec les outils de communication et les réseaux sociaux.
- Sens du travail en équipe et du service.
- Intérêt pour l’entrepreneuriat, l’innovation et l’animation de communautés apprécié
Rémunération : à partir de 1 900,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
