Profil recherché
Titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 en gestion, administration ou domaine équivalent, vous disposez idéalement d'une première expérience sur un poste similaire.
Vous faites preuve d'une excellente écoute, de rigueur et d'efficacité dans l'exécution de vos missions. Doté(e) de bonnes capacités de communication, vous savez travailler en équipe et interagir avec différents interlocuteurs. Votre sens de l'organisation vous permet de gérer les priorités et de respecter les délais. Enfin, vous accordez une importance particulière au respect de la confidentialité des informations traitées ainsi qu'au respect de la hiérarchie et des procédures internes.
Compétences techniques :
- Maîtrise des logiciels bureautique : Excel, Word, Outlook
- Maîtrise des outils statistiques (tableaux de suivis, extraction de données...)
- Maîtrise des serveurs GFC, Net Entreprise, Chorus Pro, EDOF. YPAREO
À propos du poste
Responsabilités
- Gestion et suivi des factures
Collecter les factures auprès des assistantes, assurer le suivi et créer le dossier gestion (copies de tous les originaux du dossier). Saisir les recettes dans GFC, assurer la validation par l’agence comptable et compléter le tableau de suivi des factures. Procéder aux relances des factures Réceptionner les relevés journaliers du Trésor Public des encaissements émanant de l’agence comptable puis assurer le suivi des règlements des factures pour le site de Colmar Suivi des factures fournisseurs : collecte des factures sur Chorus, bons de livraison, saisie dans GFC du mandat de paiement des factures fournisseurs, frais de déplacements et factures de prestataires de services. Compléter le tableau des conventions en fin de formation Tenir à jour les différents tableaux des traitements des factures Saisie de DAO Reversement aux établissements S’assurer de la validation du mandat par le N+1 et l’agence comptable et compléter les tableaux de suivi. Archivage
- Gestion des commandes liées aux actions de formation
Réceptionner les devis de la part des CFP, vérifier suivant l’annexe financière si le devis est validable, établir le bon de commande GFC et passer la commande auprès du fournisseur. Dans le respect de la procédure.
- Gestion des encaissements en espèces
Encaisser les espèces, délivrer une quittance au stagiaire, copie pour la Gestion
- Gestion des déclarations d'accident du travail des stagiaires
Faire uniquement les déclarations sur le site de la MAIF
- Gestion des fournitures du siège de Colmar
Demande des devis en veillant à trouver les meilleurs tarifs puis établir le bon de commande dans GFC, après validation par la direction passer les commandes
- Gestion des clés du site de Colmar
- Participer à la démarche de la labellisation EDUFORM
Suivre les procédures en adéquation avec la démarche qualité et dans le respect des normes RGPD
Rémunération :
Rémunération fixée avec la grille indiciaire
Lieu du poste : En présentiel
