Le Centre Hospitalier de Chaumont est un établissement situé en Haute-Marne, connu pour la diversité de ses soins. Il propose des services spécialisés en médecine, chirurgie, obstétrique, pédiatrique, gériatrie,un service d'urgence ainsi qu'un plateau technique en rééducation. De plus, l'EHPAD Centre Jean-François Bonnet de Riaucourt est rattaché au Centre Hospitalier. Des projets de modernisation sont en cours, avec la construction d’un nouvel hôpital.
L'établissement recherche un ou une gestionnaire administratif (H/F) qui sera rattaché à la Direction des affaires financières, du contrôle de gestion et de la gestion de la patientèle, l’agent gestionnaire en back-office a pour missions principales :
- la gestion et complétude du dossier administratif patient dans le respect des procédures et la réglementation en vigueur
- la gestion et le suivi des dossiers externes et hospitalisés
- la préparation des dossiers en vue de leur correcte facturation
- la réception et la gestion des appels internes et externes et des messages électroniques
Missions permanentes
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Accueil et renseignement des patients et de leur famille
- Accueillir physiquement les patients et leur famille en réduisant le temps d’attente
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les transporteurs
- Assurer la prise en charge des appels internes, notamment les commandes de transports pour les services de soins en journée en l’absence de l’agent
affecté au poste de régie
- Transmettre de manière claire, précise et adaptée les diverses informations relatives à la prise en charge administrative dans sa globalité (identité,
couverture sociale, fonctionnement de l’établissement, etc.)
- Assurer la discrétion des informations personnelles et du motif de venue du patient, en respectant ses obligations professionnelles
- Créer une relation d’écoute avec l’interlocuteur tout au long de sa prise en
charge, par l’usage :
D’une posture et d’un comportement professionnel
D’un langage accueillant, chaleureux, poli et bienveillant
D’une reformulation du besoin pour mieux y répondre
- Actualiser ou créer tous les traits d’identité du patient en respectant les règles d’identitovigilance, les procédures et la méthodologie en vigueur
- Qualifier les identités des patients admis en externe et en hospitalisation, tout au long de leur prise en charge, en respectant la méthodologie en
vigueur
- Vérifier l’ensemble des champs d’identité (lieu de naissance, adresse mail, téléphone, etc.) à chaque passage au guichet ou par téléphone, en
respectant la procédure en vigueur
- Scanner une pièce d’identité et la rattacher à l’IPP du patient
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Gestion du dossier administratif patient
- Créer le dossier administratif, externe et hospitalisé, pour tous les secteurs d’activité, en respectant la méthodologie en vigueur
- Créer les dossiers de préadmission
- Renseigner et vérifier le parcours de soins ainsi que le médecin traitant du patient
- Gestion du dossier administratif du patient et contrôle de la présence des éléments administratifs du dossier en matière de couverture sociale, deprise en charge, et de conservation des pièces justificatives. Alimenter le dossier avec les pièces justificatives règlementaires (carte vitale, mutuelle,
feuillet AT, fiche ALD, etc.)
- Scanner les pièces justificatives dans le dossier administratif si elles n’y sont pas déjà présentes, en respectant la typologie de classement
- Contacter les patients et leur famille dans le cas où une pièce administrative est manquante au dossier
- Lecture et enregistrement des prises en charges AMC accordées et des retours d’ALD
- Gestion et traitement des refus de prise en charge AMC et relance des demandes d’ALD non retournées
- Sollicitation de diverses natures des caisses de Sécurité Sociale par mail ou via le portail SESAM
- Gestion des dossiers en souffrance dans les délais impartis
- Analyse et traitement des dossiers non facturés avant facturation
- Inscription de notes au dossier pour une meilleure gestion de celui-ci par l’ensemble des membres de l’équipe
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Gestion des dossiers spécifiques
- Création des dossiers de préadmissions au GCS et gestion des sorties en lien avec la secrétaire de la structure
- Création, gestion et suivi des dossiers de préadmissions et de préconsultations
- Gestion et suivi des dossiers spécifiques (en attente de documents, de droits, sans actes, sans débiteurs, etc.) et des admissions hors circuit.
- Gestion et traitement quotidien des actes bloqués dans les interfaces logiciels
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Préparation de la facturation
- Traitement des listes de contrôle avant facturation éditées depuis la GAM et BO (dossiers sans débiteurs, dossiers bloqués, et autres listes de
vérification du respect des règles de facturation)
- Traitement des listes de contrôle avant facturation transmises par le DIM et l’équipe DPI (IVG, changement de statut, PIE/PIA, etc.)
- Reprise et vérification des dossiers de rétrocession dans le respect de la
réglementation en vigueur
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Rôle pédagogique auprès des collègues et des nouveaux arrivants
- Accompagnement et sensibilisation des agents aux règles de facturation et de recouvrement afin d’anticiper le retraitement des dossiers et des
rejets
- Réajustement des méthodologies de travail afin de réduire les rejets
- Reporting auprès de la cadre de proximité
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Communications interpersonnelles
- Communiquer sur son travail auprès de ses collègues
- Communiquer sur ses erreurs, oublis et ses manques de connaissance auprès de ses collègues
- Prendre l’attache de la cadre de proximité afin d’ajuster les méthodologies de travail
Missions ponctuelles
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Gestion des dossiers incomplets
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Support à l’accueil et au régisseur
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Rédaction et mise à jour des procédures
CDD à temps plein de 3 mois, 37h30 par semaine avec l’octroi de 15 RTT (dont 1 dans la journée de solidarité) – Poste de jour en 7h30 – Du Lundi au Vendredi 8h-12h/13h30-17h.
Exigences des postes :
La formation et/ou les qualifications requises
- Diplôme BAC (niveau 4) en gestion administrative ou équivalent exigé ;
- Expérience dans un secrétariat et/ou dans un service d'accueil souhaitée
Savoir et Savoir-faire requis
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Capacités relationnelles
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Maîtrise de l’outil informatique
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Connaissance de l’organisation du système de santé
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Connaissance de l’organisation et du fonctionnement interne des établissements
Savoir-être requis
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Avoir le sens de l'accueil
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Respecter la confidentialité
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Faire preuve de discrétion professionnelle
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Sens de l’organisation, rigueur professionnelles et sens de l’analyse
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Capacité d’autonomie, de réflexion et d’anticipation
Vous bénéficiez de 28 congés annuels et 15 RTT (au prorata de votre temps de travail). Le Centre Hospitalier de Chaumont dispose d'une association locale donnant accès, aux agents de l'hôpital, à des réductions auprès des commerçants et des activités à prix réduits.
