Situé au cœur de la Normandie, le Département du Calvados, en charge des solidarités sociales et territoriales, est un acteur majeur de proximité au service des Calvadosiens. Avec ses 3 000 agents, le Département est le deuxième employeur du Calvados. Chaque année, plus de 150 personnes aux profils variés sont recrutées sur la base de leurs compétences et de leurs savoir-être.
Activités principales
- Préparation et participation au recrutement, constitution et tenue du dossier administratif des agents
- Préparation, saisie et notification des actes administratifs relatifs au recrutement et à la carrière des agents, quel que soit leur statut et leur position
- Réception des demandes de prises en charges de remplacement : établissement des contrats et saisie des éléments dans les outils de paie et de gestion du temps ainsi que dans les différents tableaux de suivi
- Contrôle, calcul et saisie des éléments variables de paie dans les logiciels de paie et de gestion du temps
- Accueil et renseignement des agents, établissement des cartes professionnelles et des attestations de paie ou de carrière
- Conseil et suivi de gestion des services dédiés, en lien avec la Direction, les chefs de service et leurs adjoints
- Participation à la rédaction et à la mise en oeuvre des procédures de gestion RH, contribution à la modernisation des processus et à la qualité du service rendu
Activités secondaires
- Activités spécialisées et/ou nécessitant une expertise, réparties au sein de l’équipe de gestion et formalisées dans un document cadre d’organisation du service mis à jour chaque année
- Réalisation d’études et de simulations de paie ou de déroulement de carrière, reprise des anciennetés de service lors du recrutement
- Saisie des affiliations et déclarations aux tiers (CNRACL, ANFH, Paierie départementale, URSSAF, CGOS, divers organismes et partenaires)
- Enregistrement et traitement des congés pour indisponibilité physique et déclarations auprès des différents organismes partenaires (CPAM, CNRACL, ATIACL, FEH)
- Suivi des évaluations de stage des agents nouvellement nommés et des entretiens annuels des titulaires et contractuels
- Gestion administrative des formations
- Instruction et liquidation des demandes de prestations sociales
- Classement et archivage à portée individuelle ou collective
- Mise à jour des données en lien avec l’activité de ses secteurs dédiés (renseignement de certains indicateurs du rapport social unique, du rapport annuel d’activité et de tout document à visée statistique ou d’étude)
Déroulement des activités
L’assistant(e) de gestion RH organise son travail en fonction des priorités fixées par le chef de service RH et son adjoint, et des échéances à respecter.
Il/elle prend en charge prioritairement les demandes émanant des agents et des cadres des services de son portefeuille dédié et prend le relais de ses collègues pendant leur absence.
Dans le cadre des activités spécialisées qui lui sont dédiées, elle travaille en qualité de titulaire, de suppléante ou de binôme selon les modes de répartition arrêtés chaque année.
Le travail est rythmé par différentes composantes inhérentes à la gestion des ressources humaines, à la gestion administrative générale et à la gestion spécifique de projets :
- L’accueil physique et téléphonique et le conseil apporté aux agents et aux cadres sur les temps de permanence ;
- La gestion quotidienne des actes administratifs, des attestations et des courriers divers ;
- La gestion quotidienne des parapheurs soumis à signature des autorités ayant délégation ;
- Les mouvements entrants et sortants qu’il faut gérer à échéance ;
- Le cycle de paie mensuel avec la saisie et le contrôle des éléments variables à prendre en compte ;
- Les évènements cycliques de la carrière et du quotidien de l’agent qu’il faut gérer au plus près des échéances ;
- Les tâches cycliques qui peuvent être organisées au fil de l’eau ;
- Les activités d’étude, d’instruction et de projet s’inscrivant dans un processus divisé en étapes et étalé dans le temps ;
- Des temps d’échanges à divers niveaux : accompagnement des agents et des cadres, réunions et permanences sur site, travail en binôme ou en équipe, bilatérales avec l’encadrement du service RH, réunions opérationnelles hebdomadaires, retours mensuels des comités de Direction, réunions trimestrielles du service RH, ateliers qualité, réunions de projets.
Conditions statutaires de l’emploi
- Poste ouvert aux : Titulaires (et/ou aux contractuels) de la fonction publique hospitalière (et accessible par voie de mutation ou de détachement à tout fonctionnaire hospitalier, territorial ou d’Etat)
- Catégorie / Filière : B / Administrative (ou équivalent)
- Corps : Adjoints des cadres hospitaliers (ou équivalent)
- Grade(s) : Adjoint des cadres hospitaliers de classe normale (ou équivalent)
Lieu(x) d’exercice du poste
- Lieu principal d’exercice : siège de la MDEF, 35 quai de Juillet à Caen
- Ponctuellement : permanences exceptionnelles sur site extérieur
Conditions particulières d’exercice du poste
Temps de travail hebdomadaire de 39 heures du lundi au vendredi
Horaires de travail : à définir sur une plage entre 08h00 et 18h00
25 congés annuels + 3 jours bonus potentiels (hors saison et fractionnement)
17 RTT + 5 journées de repos supplémentaires possiblement générées
Possible sur demande et selon conditions contractualisées : une journée par semaine
- Moyens particuliers mis à disposition
Matériel bureautique moderne avec double-écran et scanneur individuel
- Santé et sécurité au poste de travail
Espace de travail limité à 3 collaborateurs
Aménagements ergonomiques individualisés sur demande
- Responsabilités managériales
Non
Dans les domaines de gestion dédiés
Aptitude à travailler en mode projet
Informations diverses
- Poste accessible à toute personne en situation de handicap compatible avec l’exercice des missions et les aménagements possibles du poste
- Usage encadré de l’intelligence artificielle
Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles
L’assistant(e) de gestion RH exerce ses missions sous l’autorité hiérarchique du chef de service RH et de son adjoint.
Il/elle travaille en lien avec la Direction, les chefs de service et les responsables adjoints de la MDEF afin de répondre à leurs sollicitations et leur apporter soutien et conseil dans l’ensemble de leurs activités dédiée à la gestion des ressources humaines.
Il/elle est en lien direct avec les agents, sous réserve des prérogatives de leurs responsables hiérarchiques respectifs, afin de leur apporter conseil et de les aider dans leurs démarches administratives.
De même, dans l’exercice de ses fonctions, il/elle est amené(e) à collaborer avec de nombreux partenaires internes ou externes au Département et représente, à ce titre et sous couvert du chef d’établissement, l’ensemble de l’Institution.
Compétences requises ou souhaitées
Diplômes, formations, permis et certifications obligatoires
- Baccalauréat ou diplôme homologué au niveau IV
- BTS ou DUT en gestion des ressources humaines et/ou en comptabilité (souhaité)
- Ou qualifications reconnues comme équivalentes
Autres formations ou certifications souhaitées
- Certifications complémentaires en gestion des ressources humaines
- Formation aux premiers secours (appréciée)
Connaissances attendues
- Maitrise de la langue française
- Connaissances en gestion administrative et comptable
- Connaissance des règles de protection des données personnelles et des usages encadrés de l’intelligence artificielle
- Connaissances des règles statutaires de la fonction publique (apprécié)
Savoir-faire attendus
- Expérience similaire dans le domaine RH et/ou comptable
- Aptitude à l’accueil téléphonique et physique du public
- Aptitudes rédactionnelles
- Maîtrise des outils bureautiques : OUTLOOK, WORD, EXCEL, logiciels métiers RH
Savoir-être attendus
- Esprit d’équipe
- Empathie et goût pour les relations humaines, diplomatie
- Sens du service public et du service à la personne
- Autonomie, sens de l’organisation et rigueur
- Capacité d’initiative et de reporting
- Adaptabilité, dynamisme et appétence pour la polyvalence des tâches
- Discrétion professionnelle
Expérience requise
- Expérience similaire dans le domaine RH et/ou comptable appréciée
- Poste ouvert à des personnes récemment diplômées possédant peu ou pas d’expérience
- Poste ouvert à des personnes en cours de transition professionnelle souhaitant transférer des compétences acquises et/ou mettre en oeuvre de nouveaux savoirs acquis par voie de certification dans le champ RH
