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Contexte du poste
La Direction Générale des Services Techniques (DGST) joue un rôle central dans la mise en œuvre des politiques publiques de la commune : gestion des infrastructures, maîtrise d’ouvrage, urbanisme et foncier, centre technique municipal, commande publique, développement durable, et pilotage global des opérations techniques.
Dans ce contexte exigeant et en pleine évolution, la DGST recherche son/sa assistant·e de direction, chargé·e également d’assurer la responsabilité du pool administratif.
Ce poste stratégique, véritable interface entre la direction, les services et les partenaires externes, requiert une grande polyvalence, un sens aigu de l’organisation et une capacité affirmée à coordonner une équipe administrative au service de l’efficacité de la DGST.
Vous serez membre de l’équipe de direction, et un acteur clé du fonctionnement quotidien de la DGST.
MISSIONS PRINCIPALES
1. Assistance de direction
- Gestion et optimisation des agendas, prise de rendez‑vous.
- Préparation et suivi des réunions : CODIR ST, commissions travaux, réunions ponctuelles.
- Rédaction et mise en forme de documents sensibles : courriers complexes, notes de service, délibérations.
- Relecture et diffusion des documents institutionnels (conventions, PV, comptes rendus…).
- Gestion du circuit de signature : garantir les délais de réponse, classement, archivage physique et numérique.
- Préparation logistique et administrative des commissions (convocations, supports, CR).
- Mise en place et suivi d’indicateurs et tableaux ponctuels pour les directeurs et chargés d’opérations.
- Interface RH : accompagnement des nouveaux agents, transmissions RH, organisation de visites.
- Organisation des événements internes DGST (invitations, logistique, coordination).
- Gestion des véhicules de pool (réservations, cautions, suivi maintenance).
2. Management du pool administratif
- Gestion et animation de l’équipe : organisation quotidienne, plannings, réunions, entretiens annuels/semestriels.
- Fixation des objectifs du service administratif en cohérence avec les moyens disponibles.
- Coordination de l'activité administrative globale : courrier, archivage, rédaction, arrêtés, diffusion, régie déchetterie et cautions minibus.
- Appui aux agents : relecture, aide logicielle, formation, supervision des affichages internes/externes.
- Animation de la circulation de l’information entre les services et avec la direction.
- Veille de conformité : qualité du service rendu, réactivité, traçabilité.
- Suivi de missions spécifiques : démarchages ANTS, gestion des contraventions, ventes internes, LYFLOW, mises à jour de protocoles (véhicules/salles).
- Soutien ponctuel aux services opérationnels lors de pics d’activité.
Poste ouvert au cadre d'emplois des adjoints administratifs et au cadre d'emplois des rédacteurs, à pourvoir rapidement.
Formation / expérience
- Bac+2/3 en gestion administrative, secrétariat de direction, management ou domaine équivalent.
- Expérience confirmée (3 ans minimum) en administration publique, secrétariat de direction ou recherche de financements.
- Permis B obligatoire.
- Vous disposez des compétences et savoir‑être suivants :
- Excellente capacité d’organisation, de priorisation et de gestion simultanée de nombreuses demandes.
- Maîtrise de la rédaction administrative (notes, courriers, comptes rendus, dossiers de financement) et rigueur dans le suivi des procédures.
- Aisance relationnelle, sens du service public, diplomatie et capacité à travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés.
- Autonomie, discrétion, fiabilité et respect absolu de la confidentialité.
- Capacité à animer et coordonner une équipe : fixation d’objectifs, accompagnement, gestion des situations sensibles.
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels administratifs ; aptitude à la veille réglementaire et à l’analyse des dispositifs de financement.
- Sens de l’initiative, adaptabilité, réactivité face aux urgences, esprit de solution.
Régime indemnitaire + prime mobilité (sous conditions)
Participation mutuelle/prévoyance.
Tickets restaurants (6 €/jour – prise en charge 50 %)
13ème mois
Amicale du personnel
Temps de travail : forfait jours – 206 jours/an, RTT.
Horaires réguliers, avec réunions ponctuelles en soirée.
Déplacements occasionnels.
Télétravail possible : jusqu'à 20 jours/an (sur avis hiérarchique).
