Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l’échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche, en collaboration avec l’Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l’un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France.
Sa zone d’attraction s’étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent.
L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de 28 000 patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur médico-social (EHPAD et MAS), 272 places d’hôpital de jour et 46 places d’HAD.
Le CH Charles perrens recherche dès que possible un/e secrétaire médical à temps plein pour son CGM du Pôle PUMA
Mission générale du poste :
- Organiser et assurer le secrétariat, dans le respect des règles institutionnelles, de/du :
o Equipe Mobile de Geronto Psychiatrie,
o Equipe Hermès
o Dispositif Sanitaire dédié aux auteurs de violences entre partenaires intimes, dispositif SANAVI
- Organiser et assurer des missions de support en soutien pour la cadre supérieure de santé du pôle et pour les encadrants ayant des responsabilités institutionnelles
Activités principales :
- Activités (tout ou partie) au sein de l’équipe mobile de géronto psychiatrie, de l’équipe Hermès et de l’équipe SANAVI ou de l’équipe d’encadrement :
- Assurer l'accueil téléphonique des patients et des professionnels,
- Gérer la prise des rendez-vous,
- Participer aux réunions cliniques,
- Participer à la gestion, au traitement et au suivi de l’ensemble des courriers, dossiers et documents administratifs nécessaires au suivi des patients
- Contribuer à la création et l’opérationnalité de l’ensemble des outils administratifs nécessaires à la mise en place du projet
- Participer à l’amélioration du lien ville/Hôpital via l’envoi de courriers aux médecins traitants,
- Saisir, scanner et mettre en forme les documents, rapports, comptes-rendus médicaux, paramédicaux et courriers
- Assurer l'ouverture et le suivi des Dossiers Patients Informatisés, mais également la saisie de l'activité
- Classer et diffuser de façon méthodique et pertinente les informations
- Contribuer à la délivrance de renseignements d'ordre général, dans son domaine de compétence
- Participer au suivi de l’activité du dispositif et à la rédaction du rapport annuel d’activité en collaboration avec l’encadrement
- Participer à la démarche qualité
Mission générale du poste :
- Organiser et assurer le secrétariat, dans le respect des règles institutionnelles, de/du :
o Equipe Mobile de Geronto Psychiatrie,
o Equipe Hermès
o Dispositif Sanitaire dédié aux auteurs de violences entre partenaires intimes, dispositif SANAVI
- Organiser et assurer des missions de support en soutien pour la cadre supérieure de santé du pôle et pour les encadrants ayant des responsabilités institutionnelles
Activités principales :
- Activités (tout ou partie) au sein de l’équipe mobile de géronto psychiatrie, de l’équipe Hermès et de l’équipe SANAVI ou de l’équipe d’encadrement :
- Assurer l'accueil téléphonique des patients et des professionnels,
- Gérer la prise des rendez-vous,
- Participer aux réunions cliniques,
- Participer à la gestion, au traitement et au suivi de l’ensemble des courriers, dossiers et documents administratifs nécessaires au suivi des patients
- Contribuer à la création et l’opérationnalité de l’ensemble des outils administratifs nécessaires à la mise en place du projet
- Participer à l’amélioration du lien ville/Hôpital via l’envoi de courriers aux médecins traitants,
- Saisir, scanner et mettre en forme les documents, rapports, comptes-rendus médicaux, paramédicaux et courriers
- Assurer l'ouverture et le suivi des Dossiers Patients Informatisés, mais également la saisie de l'activité
- Classer et diffuser de façon méthodique et pertinente les informations
- Contribuer à la délivrance de renseignements d'ordre général, dans son domaine de compétence
- Participer au suivi de l’activité du dispositif et à la rédaction du rapport annuel d’activité en collaboration avec l’encadrement
- Participer à la démarche qualité
- Gestion des fournitures de service et matériel de bureau
- Missions de support :
- Mise en forme de documents : Compte rendus de réunion, Power Point, tableaux excel,…
- Réalisation de supports à type de monitoring d’activité, de rapports d’activité ou autre, en lien avec l’activité clinique et administrative du pôle
Gestion des fournitures de service et matériel de bureau
- Missions de support :
- Mise en forme de documents : Compte rendus de réunion, Power Point, tableaux excel,…
- Réalisation de supports à type de monitoring d’activité, de rapports d’activité ou autre, en lien avec l’activité clinique et administrative du pôle
Diplôme et/ou qualification :
- Bac Sciences Médico-Sociales
- Diplôme de Secrétariat Médico-Social
Connaissances :
- Principaux logiciels (Open Office.....)
- Bureautique, Intranet/Internet
- Connaissances détaillées du vocabulaire médical.
- Connaissances juridiques : différents modes d'hospitalisation en Psychiatrie (HL, SPDRE, SPDT), droits des patients.
Savoir faire :
- Savoir se situer dans le respect de la confidentialité et du secret professionnel
- Savoir communiquer et coopérer avec l'ensemble des acteurs impliqués dans les dispositifs, au sein du CHCP et sur le territoire
- Savoir collaborer avec les secrétaires des CMP, HDJ et autres structures
- Être en capacité de répondre et de savoir orienter par téléphone les personnes et professionnels
- Être en capacité d’accueillir et orienter de façon bienveillante et neutre les personnes prises en charge
- Avoir des capacités d'organisation, de coordination et d'anticipation
Savoir être:
- Savoir travailler en équipe, se situer dans une dynamique de mutualisation des moyens si besoin
- Faire preuve d'esprit d'initiative, de disponibilité et de réactivité
- Savoir se montrer proactif dans la récupération d’informations administratives
- Avoir les capacités d’acquérir les connaissances et compétences correspondant au profil demandé
- Faire preuve de discrétion professionnelle
Spécificités du poste :
- Poste à temps plein en 7h45, du lundi au vendredi sauf jours fériés
- Organisation du temps de travail selon le protocole en vigueur au sein du Centre hospitalier Charles Perrens.
Nos atouts :
- Un cadre de travail agréable, avec un parking à disposition de l'ensemble du personnel
- Facilité d'accès : proximité bus, tram
- Congé : 25 CA (+ 3 soumis à condition), 20 RTT et CET monétisable au-delà de 15 jours
- Les prestations CGOS (billetterie à prix réduit, aides, chèques vacances…), l'Amicale du personnel, Associations sportives (Golf, Courses à pied…), Conciergerie
- Crèche pour le personnel
- Partenariat avec plusieurs bailleurs de la région pour un accompagnement dans la recherche d'un logement en location ou achat.
- Ouverture régulière de concours pour l'accès au statut
- Accès au parcours de formations pour développer de nouvelles compétences, promotions professionnelles pour accéder à des responsabilités supérieures ou de nouveaux métiers.
