L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.
L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) s’est engagée dans la création d’une école d’ingénieurs, projet structurant de sa stratégie de formation. Créée en 2023, l’EIJV – Ecole Ingénieurs Jules Verne a obtenu une accréditation permettant l’ ouverture dès septembre 2023 de deux spécialités : Cybersécurité à Amiens (45, rue Saint-Leu) et Logistique & Supply Chain (6, avenue Archimède à Saint-Quentin). A la rentrée 2025, l’EIJV a ouvert deux nouvelles spécialités sur le site d’Amiens. Pour la rentrée 2026, l’école prévoit l’aménagement de nouveaux locaux à Saint-Quentin, et l’ouverture de trois Classes universitaires préparatoires aux grandes écoles (CuPGE): deux en partenariat avec l’UFR des Sciences à Amiens et une à Saint- Quentin, en partenariat avec l’INSSET. L’équipe administrative de l’école est actuellement composée de 4 personnes : une directrice administrative, deux chargées de scolarité et affaires générales (une par site), et une chargée des relations extérieures.
Localisation : 45 rue Saint Leu 80000 AMIENS
Date de début du contrat : 01/09/2026
Mission et activités
Le ou la gestionnaire administratif(ve) transversal(e) contribue au fonctionnement courant et au développement de l’EiJV, avec une dominante consacrée au suivi administratif de l’alternance, aux relations avec le CFA et les entreprises, à l’appui au développement de la formation continue, des formations courtes et de la VAE, ainsi qu’au soutien logistique des actions de développement et de rayonnement de l’école.
Le poste a pour objectif de sécuriser la montée en charge de l’école, d’améliorer la qualité du suivi des élèves ingénieurs et des alternants, de renforcer la relation avec les entreprises partenaires et de contribuer à la production de données fiables utiles au pilotage de l’activité et à la démarche qualité.
Activités principales
ALTERNANCE ET FORMATION CONTINUE
Gestion administrative de l’apprentissage et relations CFA / entreprises
Accompagner les élèves dans la recherche et la mise en place de leur contrat d’apprentissage, en lien avec les responsables pédagogiques, le CFA et les entreprises, et contribuer au développement des relations écoles-entreprises par la prospection de nouvelles structures d’accueil.
Assurer le lien administratif avec le CFA FORMASUP : suivi des dossiers, relances, transmission des informations nécessaires à l’établissement des contrats et consolidation des données.
Participer à la configuration, au suivi et à la mise à jour de la plateforme de suivi des apprentis.
Assurer le suivi des émargements, absences et justificatifs ; contrôler ou saisir les données dans les outils dédiés ; transmettre les suivis aux entreprises selon la périodicité définie.
Contribuer à la remontée des informations budgétaires par spécialité et au suivi des données utiles au pilotage de l’alternance.
Développement de la formation continue, des formations courtes et de la VAE
Apporter un appui administratif à la structuration des actions de formation continue.
Assurer l’organisation administrative et logistique des formations courtes : constitution des dossiers, planification, inscriptions, convocations, feuilles d’émargement, bilans et archivage.
Contribuer au suivi administratif des démarches de VAE, en lien avec le SFCU et le référent VAE de l’école.
Centraliser les informations nécessaires au suivi des actions, à la facturation éventuelle, aux bilans et aux indicateurs d’activité.
Suivi administratif et amélioration continue
Mettre à jour des tableaux de suivi fiables sur les contrats, les absences, les entreprises partenaires, les actions de formation continue et les indicateurs d’activité.
Contribuer à la formalisation de procédures internes et à l’amélioration continue des pratiques administratives.
DEVELOPPEMENT ET RAYONNEMENT DE L’ECOLE
Apporter un soutien administratif et logistique à la chargée des relations extérieures pour les actions de communication, de partenariat et de valorisation de l’école.
Taxe d’apprentissage, alumni et vie étudiante
Participer à la campagne de collecte de la taxe d’apprentissage : suivi des contacts, relances, tableaux de bord et bilans.
Contribuer à l’animation administrative du réseau Alumni : actualisation des contacts, appui aux actions et suivi des sollicitations.
Apporter un appui administratif ponctuel au BDE et aux actions de vie étudiante lorsqu’elles participent au rayonnement ou au fonctionnement de l’école.
Appui événementiel et développement de l’école
Participer à l’organisation logistique des événements de l’EiJV : journées thématiques, remise de diplômes, forums, salons, journées portes ouvertes, rencontres avec les entreprises et actions de promotion de l’école.
Suivre la participation des élèves ingénieurs aux forums lycées, notamment dans le cadre des projets solidaires ou des actions de représentation de l’école.
Préparer les aspects pratiques des participations aux forums et salons : planning de présence des personnels.
Contraintes particulières :
Déplacements ponctuels sur le site de Saint-Quentin,
Présence ponctuelle le samedi lors de salons, journées portes ouvertes ou forums, estimée à 2 à 3 journées maximum par an
Disponibilité renforcée lors des périodes de forte activité
Rémunération basée sur le SMIC soit : 1 867,02 € brut par mois + régime indemnitaire
Type de contrat : CDD, Temps plein, ouvert aux contractuels et aux titulaires
Date limite pour postuler : 24/08/2026
Compétences requises
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
Connaissance du fonctionnement général de l’enseignement supérieur et de la formation professionnelle (apprentissage, formation continue, VAE), ou capacité à s’approprier rapidement cet environnement.
Techniques de communication écrite et orale.
Techniques d’élaboration de documents administratifs, de tableaux de suivi et de bilans.
Savoirs faires opérationnels/techniques
Gérer et suivre des dossiers administratifs dans le respect des procédures et des échéances
Organiser son activité dans un calendrier contraint et savoir prioriser
Accueillir, informer et accompagner les différents interlocuteurs
Utiliser les outils bureautiques courants et s’approprier les logiciels métiers de l’établissement
Savoir-faire comportemental
Rigueur, organisation et anticipation
Autonomie et capacité à rendre compte
Sens relationnel et esprit d’équipe
Réactivité, adaptabilité et sens du service
Discrétion professionnelle et fiabilité
