Descriptif
Descriptif du poste :
Le service des Affaires Générales assure un rôle de support administratif, organisationnel et opérationnel auprès de la Direction et de la Direction des Affaires Générales. Il intervient de manière transversale en lien avec l'ensemble des services de l'établissement et des partenaires institutionnels, contribuant ainsi à la coordination et au fonctionnement optimal de la gouvernance.
Il garantit la fluidité des échanges internes et externes, la gestion et la structuration des informations et documents institutionnels, ainsi que le suivi des dossiers stratégiques et opérationnels confiés par la direction et la direction des affaires générales. Il apporte également un soutien administratif ponctuel aux services financiers.
Le service contribue également à la préparation et à l'organisation des instances et réunions, à la communication interne et externe.
Les missions principales du poste d'assistant de direction et des affaires générales sont les suivantes :
1. Coordination et suivi des affaires institutionnelles
- Participer à la définition et à la mise en uvre des orientations stratégiques de la Direction des Affaires Générales.
- Assurer un rôle de conseil et d'appui auprès de la Directrice pour la préparation des dossiers stratégiques.
- Élaborer, suivre et évaluer des projets institutionnels transversaux à la demande de la Directrice des Affaires Générales, de la Communication et de la Contractualisation.
- Suivre et accompagner la mise en uvre des actions et dossiers institutionnels confiés, en garantissant la coordination avec les services concernés et le respect des échéances.
- Assurer la liaison entre les services et la direction, facilitant la communication interne et le suivi des dossiers.
- Assurer le recensement, la gestion et le suivi des conventions.
- Concevoir, mettre en forme et actualiser des documents institutionnels stratégiques (règlement intérieur, contrats de pôles, projet d'établissement, )
- Mettre à jour les outils et supports institutionnels (site FHF, Répertoire Opérationnel des Ressources, référentiels, ), en garantissant la fiabilité et l'actualisation des données.
- Assurer la mise à jour et le suivi des décisions de délégation de signatures.
- Suivre des tableaux de bord et outils de pilotage (indicateurs, échéanciers, états d'avancement des dossiers).
- Assurer, si nécessaire, la continuité des missions liées à l'organisation des instances, en étant en capacité de prendre le relais sur la planification, la préparation et le suivi réglementaire des réunions institutionnelles, en coordination avec les interlocuteurs concernés.
2. Gestion des informations et de la communication
- Diffuser les informations importantes à l'encadrement et/ou aux équipes, en alertant la direction pour les sujets sensibles et en sollicitant des retours si cela est nécessaire.
- Participer à la communication interne : notes de service et d'information, affichages, circulaires,
- Participer à la gestion, au suivi et à la diffusion des appels à projets, appels à candidatures et enquêtes institutionnelles.
3. Suivi des dossiers financiers
- Assurer un soutien administratif général pour les dossiers financiers, de manière ponctuelle et adaptée aux besoins du service.
4. Gestion administrative et organisationnelle
- Assurer le suivi administratif quotidien : courriers, courriels, appels téléphoniques, dossiers, réservations de salles et archives.
- Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes (partenaires, prestataires, institutionnels).
- Assurer la gestion des agendas des directeurs pour lesquels la coordination est confiée.
- Élaborer, actualiser et suivre les plannings institutionnels (administrateurs de garde, Comité de direction, réunions stratégiques, ).
- Gérer les congés de l'équipe de direction, en lien avec la planification et les contraintes organisationnelles.
- Réaliser des missions ponctuelles confiées par la direction selon les besoins institutionnels.
Profil recherché :
Connaissances :
- Droit public, droit hospitalier et cadre réglementaire de la fonction publique hospitalière.
- Organisation, fonctionnement et enjeux stratégiques des établissements publics de santé.
- Gestion des documents et outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, messagerie, agendas électroniques).
- Techniques de communication interne et externe.
- Gestion de suivi de projets.
- Gestion des conventions.
Savoir-faire :
- Assurer le suivi administratif quotidien et la gestion des agendas avec rigueur et autonomie.
- Concevoir, rédiger et actualiser des documents administratifs, institutionnels et stratégiques.
- Élaborer et suivre des outils de pilotage (tableaux de bord, indicateurs).
- Planifier, organiser et coordonner des réunions.
- Rédiger et mettre en forme des documents institutionnels stratégiques avec précision et conformité réglementaire.
- Préparer et rédiger certaines décisions de la direction en respectant les références réglementaires.
- Suivre des projets transversaux et veiller au respect des échéances et à la coordination des actions.
- Communiquer efficacement et de façon adaptée avec les équipes, services et partenaires externes.
- Assurer la diffusion et le suivi des informations, appels à projets et enquêtes.
- Gérer de manière ponctuelle le soutien administratif pour les dossiers financiers.
Savoir-être :
- Autonomie, rigueur et sens prononcé de l'organisation.
- Capacité d'analyse, de synthèse et de priorisation des missions confiées et des informations.
- Force de proposition et capacité à prendre des initiatives.
- Sens du service et accueil professionnel des visiteurs et partenaires.
- Sens du relationnel, diplomatie et aptitude à travailler en transversalité.
- Discrétion, loyauté et respect absolu de la confidentialité.
- Adaptabilité et réactivité face aux priorités et imprévus.
- Formation et/ou qualification :
Diplôme de niveau Bac +2 minimum dans les domaines du droit, de l'administration, de la gestion, du secrétariat ou de l'assistanat de direction, ainsi qu'en administration publique, gestion des organisations ou management.
- Obligation professionnelles :
Respect de la confidentialité, cadre réglementaire de la FPH
- Qualités professionnelles :
Rigueur, adaptabilité, autonomie, sens des responsabilités et du travail transversal
