Secrétaire administratif(ve) et comptable
Présentation de l’association
L’École des Parents et des Éducateurs est une association généraliste dans le domaine de la parentalité, de l’enfance, de l’adolescence, des relations des familles avec leur environnement, quelle que soit la configuration des groupes familiaux accueillis. L’EPE d’Aix et du Pays d’Aix fonde son action sur un système de valeurs – laïcité, neutralité politique, liberté, démocratie – et sur la reconnaissance des compétences et des potentialités de chacun dans le respect de sa singularité.
Mission principale
Le/Le secrétaire administratif(ve) et comptable contribue au bon fonctionnement de l’association en assurant les activités administratives courantes, le suivi des dossiers, la préparation des éléments comptables et financiers ainsi que l'organisation administrative. Il/elle facilite la circulation de l'information et constitue un véritable appui à l’équipe et à la direction.
Principales missions
Accueil et relation avec les interlocuteurs
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique.
- Informer, orienter et accompagner les interlocuteurs internes et externes.
- Gérer les courriers, courriels et la documentation administrative.
Gestion administrative
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des documents administratifs.
- Organiser les agendas, les réunions et certaines actions
- Constituer, suivre et mettre à jour les dossiers administratifs.
- Assurer le classement, l'archivage papier et numérique.
- Gérer les commandes de fournitures et les services généraux.
- Préparer les bilans des actions, saisir demandes de subventions, participer à l’élaboration des appels à projets et appels d’offres des marchés publics.
Gestion financière
- Établir les devis, conventions et factures.
- Assurer le suivi des règlements.
- Effectuer les relances en cas d'impayés.
- Préparer les remises bancaires et réaliser le comptage hebdomadaire de la caisse.
- Participer au suivi budgétaire à l'aide de tableaux de bord.
Préparation comptable
- Réceptionner, contrôler, classer et transmettre les pièces comptables à l'expert-comptable.
- Préparer les éléments nécessaires aux déclarations et clôtures comptables.
- Veiller à la bonne organisation documentaire des pièces comptables.
Compétences recherchées
Savoirs
- Formation de niveau Bac+2 en gestion, administration ou assistanat.
- Première expérience sur un poste similaire appréciée.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
- Bonnes capacités rédactionnelles et excellente orthographe.
- Connaissances de base en gestion et en préparation comptable.
Savoir-faire
- Organiser et prioriser les tâches.
- Gérer simultanément plusieurs dossiers.
- Respecter les procédures et les délais.
- Utiliser des tableaux de suivi et des outils de pilotage.
- Travailler en autonomie tout en collaborant avec l'équipe.
Savoir-être
- Sens de l'organisation et rigueur administrative.
- Polyvalence et adaptabilité.
- Autonomie, discrétion et respect de la confidentialité.
- Excellent relationnel et esprit d'équipe.
- Sens du service et de l’accueil.
- Qualités relationnelles et rédactionnelles.
- Sensibilité aux valeurs associatives et sociales
Profil recherché
Formation
- Bac +2 minimum en gestion administrative, secrétariat, gestion des organisations ou équivalent (BTS Gestion de la PME, BTS Support à l'Action Managériale, BTS Comptabilité-Gestion, BUT GEA, GACO…).
Expérience
- Une première expérience sur un poste similaire est souhaitée (Une expérience dans le secteur social constitue un atout).
- Une expérience dans le suivi administratif de subventions, appels à projets ou appels d’offre constituerait également un plus.
Conditions
- Contrat : CDI - Statut : Employé
- Temps de travail : Temps partiel - 80 %
- Horaires : 9h – 17h (avec 1h de pause méridienne) du mardi au vendredi
- Lieu de travail : Aix en Provence
- Rémunération : selon profil et expérience - 1 520,-€/brut mensuel poste à 80%
- Rattachement hiérarchique : la direction
Atouts du poste
- Poste polyvalent offrant une grande autonomie.
- Travail en collaboration directe avec la direction.
- Équipe à taille humaine.
- Possibilités de développement des compétences
- Participation active à l'organisation et au fonctionnement de l’association
Prise de fonction : à partir du 22 septembre 2026 - 1er octobre 2026 au plus tard
Si vous êtes motivé(e), organisé(e) et prêt(e) à relever de nouveaux défis dans le secteur social et du soutien à la parentalité, nous serions ravis de vous accueillir au sein de notre équipe ! Merci de nous envoyer votre lettre de motivation et votre CV, nous les examinerons la dernière semaine d'Août et organiserons les entretiens début septembre.
Type d'emploi : Temps partiel
Rémunération : 18 240,00€ à 19 800,00€ par an
Lieu du poste : En présentiel
