Responsable administratif de cabinet / Office Manager (H/F)
Vienne (38) – CDI – Temps plein
Le cabinet d’orthodontie du Dr Boucherit recherche un(e) responsable administratif / Office Manager expérimenté(e) pour assurer la gestion administrative et la coordination quotidienne de sa structure.
Vous aimez organiser, anticiper et mener les dossiers jusqu’à leur résolution ? Vous recherchez un poste polyvalent, avec des responsabilités concrètes et une collaboration directe avec la dirigeante ? Ce poste peut vous correspondre.
Qui sommes-nous ?
Situé en plein centre-ville de Vienne, notre cabinet réunit une équipe de praticiens, d’assistantes dentaires et de secrétaires dans un environnement moderne. Nous accordons une attention particulière à la qualité des soins, à l’organisation et à l’accueil des patients.
Votre rôle
En lien direct avec le Dr Boucherit, vous prenez en charge le suivi administratif du cabinet et contribuez à son bon fonctionnement quotidien.
Votre mission : anticiper les échéances, faire avancer les dossiers et coordonner la mise en œuvre des décisions. Vous travaillez avec les référentes de l’équipe, dans un périmètre de responsabilités clairement défini.
Vos principales responsabilités
Gestion administrative et prestataires
- Suivre les contrats, assurances, factures et dossiers administratifs.
- Coordonner les échanges avec les fournisseurs, prestataires et conseils externes.
- Effectuer les relances nécessaires et vérifier la résolution des dossiers.
- Suivre les interventions de maintenance et les échéances contractuelles.
Administration du personnel et coordination
- Suivre les congés, absences et plannings en lien avec les besoins du cabinet.
- Préparer les éléments nécessaires à la paie et assurer le suivi administratif du personnel avec les interlocuteurs compétents.
- Organiser l’intégration des nouveaux salariés et le suivi des formations.
- Préparer les réunions d’équipe et suivre les actions décidées.
Suivi financier
- Préparer et transmettre les pièces à l’expert-comptable.
- Suivre les factures fournisseurs, les encaissements et les impayés en lien avec le secrétariat.
- Tenir à jour des tableaux de bord simples et fiables.
- Suivre les dépenses et les fournisseurs en coordination avec la référente chargée des stocks.
Organisation et qualité de service
- Identifier les difficultés d’organisation et proposer des solutions.
- Formaliser et actualiser les procédures administratives et organisationnelles.
- Accompagner les projets d’amélioration du fonctionnement du cabinet et du parcours patient.
- Centraliser les retours patients et coordonner leur traitement avec les personnes concernées.
Profil recherché
Vous justifiez d’une expérience confirmée en office management, responsabilité administrative ou assistanat de direction avec une réelle autonomie.
Une expérience dans une structure médicale ou dentaire est appréciée, mais nous étudierons également les profils issus d’autres secteurs, notamment de PME.
Nous recherchons une personne capable de :
- Hiérarchiser les priorités et gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Respecter les échéances et assurer un suivi jusqu’à la clôture des dossiers.
- Communiquer avec clarté, diplomatie et fermeté.
- Proposer des solutions et identifier les situations nécessitant un arbitrage.
- Traiter les informations confidentielles avec discrétion.
Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel et Word, et vous vous adaptez facilement à de nouveaux logiciels.
Conditions proposées
- CDI à temps plein – 35 heures par semaine.
- Poste basé sur site, à Vienne (38).
- Horaires : du lundi au vendredi de 14 h à 19 h, complétés par trois matinées par semaine. Les jours et horaires des matinées seront définis ensemble selon l’organisation du cabinet.
- Rémunération : 36 000 à 42 000 € brut annuel, selon l’expérience et les responsabilités confiées.
- Prise de poste souhaitée en octobre 2026, à convenir.
Pour candidater
Merci de transmettre votre CV accompagné de quelques lignes présentant un dossier ou un projet que vous avez géré en autonomie, de sa prise en charge à son aboutissement.
Rémunération : 36 000,00€ à 42 000,00€ par an
Formation:
- Bac +3 (Licence / Bachelor) (Requis)
Expérience:
- gestion, administration ou management: 3 ans (Requis)
Lieu du poste : En présentiel
