Description de l'établissement :
Le Grand Hôpital de l’Est Francilien (GHEF) est un établissement né le 1erjanvier 2017, de l’union de 3 établissements MCO (Médecine, Chirurgie,Obstétrique) et Psychiatrie du Nord Seine-et-Marne : les centres hospitalier Coulommiers, de Meaux, et de Marne-la-Vallée. Le GHEF s’est agrandi au 1erjanvier 2019 avec l’intégration du centre hospitalier gériatrique de Jouarre. Une expérience écrite et construite sur plusieurs années, dont la collaboration, la co-construction, et l’implication de tous en ont été les piliers.
Description de la mission :
La secrétaire médicale assure l’accueil, l’information et l’accompagnement administratif des patients pris en charge en urologie. Elle assure l’organisation et le suivi des consultations, des examens et des interventions, en lien étroit avec les médecins, les équipes soignantes et les différents services de l’établissement.
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Accueillir physiquement et téléphoniquement les patients.
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Informer et orienter les patients au sein du parcours de soins.
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Vérifier et mettre à jour les informations administratives et l’identité du patient.
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Assurer une écoute attentive et bienveillante, notamment dans un contexte pouvant être sensible ou intime.
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Respecter strictement la confidentialité et le secret professionnel.
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Gérer les agendas des médecins urologues.
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Programmer, modifier ou annuler les rendez-vous.
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Organiser les consultations de suivi, consultations préopératoires et consultations post-opératoires.
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Planifier les examens complémentaires nécessaires au parcours du patient.
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Assurer la coordination des rendez-vous avec les différents professionnels et services.
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Veiller à l'optimisation des agendas médicaux et au respect des consignes propres à chaque praticien.
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Créer, compléter et actualiser les dossiers patients.
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Vérifier la présence des documents nécessaires à la prise en charge.
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Assurer le classement et l'archivage des documents médicaux et administratifs.
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Préparer les dossiers nécessaires aux consultations et aux interventions.
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Assurer le suivi des documents manquants et relancer, si nécessaire, les patients ou les professionnels concernés.
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Transmettre les informations et documents aux interlocuteurs concernés dans le respect des règles de confidentialité.
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Participer à la programmation des interventions chirurgicales en lien avec les urologues et les équipes du bloc opératoire.
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Organiser les rendez-vous nécessaires avant et après l'intervention.
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Assurer le suivi administratif des dossiers opératoires.
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Coordonner les informations entre le patient, le médecin, le bloc opératoire, l'anesthésie et les services concernés.
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Informer le patient des différentes étapes administratives de son parcours, selon les procédures de l'établissement.
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Assurer la frappe, la mise en forme et la transmission des courriers médicaux et comptes rendus.
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Assurer le suivi des comptes rendus en attente de validation.
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Adresser les documents aux correspondants médicaux et aux patients selon les procédures en vigueur.
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Traiter et transmettre les courriers, mails et documents médicaux.
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Assurer l'interface entre les patients, les médecins, les équipes paramédicales et les différents services.
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Identifier les demandes nécessitant une réponse médicale et les transmettre au professionnel concerné.
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Assurer la transmission des informations importantes aux médecins.
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Participer à la continuité et à la fluidité du parcours patient.
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Contribuer au bon fonctionnement collectif du secrétariat.
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Maîtrise des techniques de secrétariat médical.
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Bonne connaissance de l'environnement hospitalier et du parcours patient.
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Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion des rendez-vous et dossiers patients.
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Bonne expression orale et écrite.
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Capacité à gérer plusieurs sollicitations simultanément.
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Rigueur dans la gestion des dossiers et des informations médicales.
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Capacité à prioriser les tâches et à respecter les délais.
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Discrétion et respect du secret professionnel.
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Sens de l'accueil et qualités relationnelles.
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Capacité à travailler en équipe et en collaboration avec les professionnels médicaux et paramédicaux.
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Organisation et rigueur
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Réactivité
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Autonomie
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Esprit d'équipe
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Adaptabilité
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Sens des priorités
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Discrétion et confidentialité
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Qualités relationnelles
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Bienveillance et respect du patient
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour
Contrat à durée indéterminée
