Rejoignez l’Aventure à Suresnes !
Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d’innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques.
Suresnes est au cœur d’un pôle économique majeur de l’Ile-de-France d’environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016. Comptant aujourd’hui près de 50 000 habitants, près de 1000 agents s’attachent quotidiennement à offrir un service public performant et de qualité à l’ensemble des Suresnois.
Pourquoi Suresnes ?
Vous avez l’opportunité de rejoindre une collectivité éco-responsable, qui porte haut et fort la question du bien-être au travail, de l’égalité professionnelle femmes-hommes, du handicap et du dialogue social.
Vous intégrez une direction innovante avec des projets modernes et ambitieux.
Vous rejoignez une équipe dynamique et riche de profils aux compétences variées.
Présentation du service :
Le service finances gère le budget de la commune et les marchés publics, en appliquant les règles de la comptabilité publique et de la commande publique. Ses deux missions principales sont :
La gestion du budget municipal, qui se divise en deux parties : le fonctionnement (dépenses courantes comme le personnel, la dette ou les impôts locaux) et l'investissement (équipements, emprunts, remboursement de la dette).
La gestion des marchés publics, entièrement dématérialisés et publiés sur le portail Maximilien, où sont regroupées les consultations en cours de la Ville selon différents types de procédures.
En garantissant un budget équilibré, une comptabilité régulière et des achats juridiquement sûrs, le service finances assure la transparence et la bonne utilisation de l'argent public.
Votre rôle :
Aider et assister les acheteurs et le responsable d’unité dans toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement d’un service Achat, prendre en charge la rédaction d’actes d’exécution, le suivi des procédures et de leur exécution, assurer l’organisation de commissions et transmettre les informations aux personnes ou autorités concernées. Assister et conseiller les services de la Ville (en 1er ressort).
Centraliser l’enregistrement, la gestion et le suivi comptable de tous les marchés publics ou contrats conclus par les services de la Ville dans le logiciel de saisie des marchés publics. Garantir la mise à jour de toutes les informations nécessaires aux paiements des fournisseurs et les mettre à disposition des services concernés (Banque de données Fournisseurs / etc.).
Gérer et suivre les commandes et factures centralisées au niveau de la Commande Publique.
Missions :
Saisie et suivi des marchés dans le logiciel de comptabilité :
- Saisie et enregistrement de tous les contrats de la commande publique de la Ville dans le logiciel dédié.
- Téléchargement des pièces du marché pour transmission aux Finances et aux services opérationnels.
- Assistance et conseil aux services opérationnels en cas de dysfonctionnement (Flux SEDIT, référence de marché, modalités de commande…).
- Réception des demandes de révision, contrôle des calculs des fournisseurs / acceptation / transmission aux services et aux Finances.
- Contrôle, saisie et enregistrement des actes de sous-traitance ou co-traitance et autres actes modificatifs (avenants, cessions de créances…) en lien avec l’exécution des contrats de la commande publique.
Gestion et mise à jour de la Banque de Données Fournisseurs accessible aux services :
- Prise d’information auprès de l’EPT POLD, pour référencement des marchés mutualisés dont peut bénéficier la ville.
Organisation des CAO :
- Organisation des Commissions d’appel d’offres (envoi des convocations aux élus de la majorité aux élus d’opposition, DGFIP et DDP).
- Réservation de salles, rédaction et transmission des invitations et documents aux divers participants.
- Rédaction des procès-verbaux.
- Enregistrement des PV et autres documents résultant de la CAO.
Aide et assistance aux acheteurs et au responsable d'unité dans l'ensemble des tâches nécessaires au bon fonctionnement du service :
- Analyse et contrôle des documents de candidature.
- Rédaction et envoi des LNR aux candidats non-retenus.
- Attribution et notification des contrats de la commande publique.
- Structuration et envoi des dossiers au contrôle de légalité.
- Aide et assistance aux acheteurs dans le cadre de la passation des marchés publics, l’organisation de tests/visites et réception d’échantillonnages.
- Envoi et rédaction de courrier, la finalisation de documents ou la pré-complétion de documents.
- Prise d’information et passation de marché d’exclusivité ou gré-à-gré auprès de centrales d’achats ou organismes pour la passation de commande.
- Réalisation ponctuelle de consultations 3 devis auprès des fournisseurs et/ou de MAPA en lien avec le responsable d’unité en cas de surcharge de travail.
- Réalisation d’études ponctuelles sur demande du Responsable d’unité.
Autres tâches nécessaires au bon fonctionnement du service :
- Assure le contrôle des achats effectués par les services (vérification ponctuelle des commandes hors marchés / erreur ou oubli de numéro de marché / erreur de code nomenclature / vérification de la computations des seuils sur l’outil d’analyse utilisé par la ville…).
- Demande des attestations fiscales et sociales annuellement.
- Rédaction de courriers de pénalités ou avenants administratifs.
- Règlement des litiges avec les fournisseurs en premier ressort.
- Suivi et complétion du tableau général des marchés et suivi d’exécution, ainsi que tout autre tableau utile au marché et à la comptabilisation/planification des procédures.
Gestion du classement et de l'archivage du service :
- Classe et archive en version dématérialisée et occasionnellement papier, les éléments de procédure, contrats de la commande publique et leurs actes d’exécution selon le mode opératoire mis en place au niveau de la Commande publique.
Nous recherchons une personne avec des connaissances en achats et commande publique, disposant d'une maitrise des outils bureautique (WORD/EXCEL), et avec de bonnes connaissances comptables et budgétaires. Une formation administrative (juridique, comptabilité, achats) est nécessaire.
Si vous maîtrisez les outils de gestion financière (SEDIT), ainsi que les outils de gestion des instances (ACROPOLIS), et que vous savez utiliser les logiciels de gestion des courriers/GED (Elise) et de passation des marchés (Maximilien), alors vous disposez des compétences techniques nécessaires pour réussir dans ce poste.
Enfin, si vous faites preuve d'organisation et de rigueur, avec une bonne faculté d'adaptation, et que vous avez la capacité à aller chercher l'information alors vous réunissez les qualités essentielles pour nous rejoindre !
Rejoignez nous et profitez d’un cadre de travail motivant et bienveillant !
Nous mettons un point d’honneur à offrir à nos collaborateurs un environnement stimulant, moderne et respectueux de l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle. En nous rejoignant, vous bénéficierez de nombreux avantages :
️ Des équipements performants : pour travailler dans les meilleures conditions possibles, que ce soit au bureau ou à distance.
Le télétravail : nous proposons une organisation du travail hybride, adaptée à vos besoins et à nos missions.
Une flexibilité du temps de travail : parce que nous savons que la vie ne s’arrête pas aux portes du bureau, nous encourageons une gestion souple du temps de travail.
Une participation à la mutuelle et à la prévoyance : pour prendre soin de votre santé et de celle de vos proches.
Des activités sportives et culturelles sur le temps de travail : un temps dédié à votre bien-être physique et mental.
L'accueil des animaux au bureau : vos animaux de compagnie sont les bienvenus, dans le respect du cadre de travail collectif.
Les avantages du COS / CNAS : vous accédez à de nombreuses prestations sociales, culturelles et de loisirs (billetterie, voyages, aides diverses…).
Poste à pourvoir rapidement.
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
CV et lettre de motivation à adresser à l'attention de Monsieur le Maire.
