Healthcademia, d’envergure internationale, regroupe des établissements d’enseignement supérieur privé spécialisés dans les formations médicales et paramédicales en initial et en formation continue. Healthcademia compte en France 13 établissements « Institut Supérieur d’Optique » dédiés aux métiers de la Vision, 4 Instituts de Formation « Ecole d’Assas » dédiés aux métiers de rééducation en kinésithérapie, podologie, ergothérapie et imagerie médicale et un département dédié à l’activité Wellness de Formation Professionnelle Continue : « ISPS FP ». Nous formons chaque année 4200 étudiants et 1650 professionnels de santé grâce à notre équipe de passionnés et experts d’environ 600 collaborateurs.
Dans le cadre d’un remplacement de poste, ISO Toulouse recrute un chargé de scolarité - F/H en CDI.
Rattaché hiérarchiquement à la Directrice de l’Institut Supérieur de Toulouse, vous participez activement au bon déroulement des enseignements dans l’ensemble des sections qui vous sont confiées.
A ce titre, vous mettez en œuvre et assurez le suivi opérationnel de la scolarité sur votre périmètre. Vous contribuez au bon déroulement des parcours de formation et à la qualité de l’accompagnement – individualisé - des étudiants, dans le respect des procédures définies.
Vous êtes un acteur clé de la relation étudiante au quotidien et constituez le relais de l’information entre les différents acteurs (notamment intervenants, étudiants, parents, équipe administrative et direction).
Administratif :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs (élèves, parents, partenaires, enseignants…) ;
- Gérer et mettre à jour les dossiers administratifs des étudiants (inscriptions, réinscriptions, suivi dans les outils notamment dans le logiciel de scolarité Ypareo, préparation des prérentrées, mobilités, etc.) en lien avec les gestionnaires ADV du siège ;
- Organisation des conseils de classe et autres réunions concernant le suivi des élèves (ex : réunions pédagogiques) ;
- Participer administrativement à la relation avec les certificateurs (ex : Rectorat, Formative, Faculté Paris Sud, …) ;
- Organiser et suivre les évaluations et examens (convocations, logistique, saisie…) en collaboration avec la direction pédagogique ;
- Envoyer, gérer et contribuer à l’analyse des enquêtes (satisfaction, insertion professionnelle…) des étudiants, financeurs et employeurs ;
- Réaliser des enquêtes ministérielles/académiques (SIFA, CVEC…) ;
- Garantir le respect des procédures et de l’utilisation de la documentation (GED) ;
Vie scolaire :
- Assurer le suivi général et l’animation des classes (élection des délégués de classe, briefing écrit et oral en amont des temps forts de l’année, cogestion avec les professeurs principaux des difficultés ou conflits, organisation des conférences et sorties pédagogiques, etc.)
- Suivre, analyser et reporter les absences, retards et notes des étudiants, dans le but de prévenir les éventuels abandons des étudiants ;
- Accompagner individuellement les étudiants (rdv étudiants, phoning employeur, rédaction et envoi des avertissements, aide à la prise en main des outils informatique, …) ;
- Participer à l’accompagnement des publics spécifiques (PSH notamment) en lien avec le référent handicap (mise en place d’un parcours et aménagements…) ;
- Participer aux actions de sensibilisation sur des sujets de prévention et d’actions de « bien-être étudiant » ;
- Transmettre des éléments nécessaires au bon déroulement de leur formation (Guides, Calendriers, Accès Yparéo, etc.) aux employeurs et étudiants ;
- Suivi des notes et du niveau des étudiants (analyse avec les professeurs principaux, rdv étudiants, phoning employeur, rédaction et envoi des avertissements) ;
- Suivi de l’immersion en entreprise en alternance, en collaboration avec le professeur référent des relations entreprises (aide à la mise en relation avec employeur, édition et envoi des attestations d’assiduité, gestion des ruptures de contrat, etc.) afin de personnaliser leur parcours de formation le cas échéant ;
- Participations ponctuelles aux évènements internes et externes de l’Ecole (Portes Ouvertes, Salons Etudiants, Forum entreprises, etc.).
Vie de l’établissement
- Participer aux événements (JPO, salons, forums, réunions pédagogiques…)
- Contribuer au bon fonctionnement général de l’établissement
NB : Cette liste est non exhaustive et pourra être revue selon les besoins de l’école.
PROFIL
Vous disposez d’une formation supérieure (Bac+2 à Bac+5) dans le domaine de l’administration, de la gestion ou de l’éducation. Vous justifiez idéalement d’une première expérience réussie dans la gestion administrative et pédagogique au sein d’un établissement d’enseignement supérieure ou structure équivalente.
Savoir-faire
- Maitrise des principaux outils bureautiques et informatiques (Pack Office 365)
- La maitrise des logiciels métiers (YPAREO, Salesforce, …) est un plus
- Connaissances des cursus et de la réglementation de la formation et notamment de l’alternance (contenus, accès & financements)
- Capacité à respecter les directives/procédures, et à en mettre en place le cas échéant
- Compétences rédactionnelles et bon niveau d’orthographe (échanges écrits avec les différents interlocuteurs - comptes-rendus – réunions de classe…)
- Savoir respecter un calendrier
Modalités & Avantages
- Tickets restaurants (10,00€/jour travaillé)
- Forfait mobilité durable (58,33€/mois)
- Mutuelle prise en charge à 100% par l’employeur (forfait de base)
- CDI 39h
Lieu du poste : En présentiel
