Assistante de direction – Groupe de sociétés – Temps partiel
Dans le cadre de l’organisation administrative de notre groupe de sociétés, nous recherchons une Assistante de direction à temps partiel capable de travailler en lien direct avec la direction et de centraliser le suivi administratif de plusieurs structures.
Vous occuperez une fonction transversale et serez le point de liaison entre la direction, les cabinets comptables et sociaux, les avocats, les banques, les salariés, les responsables de magasins et les franchisés.
Nous recherchons avant tout une personne organisée, rigoureuse, réactive et autonome, capable d’identifier les urgences et de s’assurer que les différents dossiers avancent dans les délais.
Vos missions
1. Interface avec le cabinet comptable – Toutes les sociétés
Vous serez l’interlocutrice principale du cabinet comptable pour l’ensemble des sociétés du groupe.
* Centraliser les documents demandés par le cabinet ;
* Collecter les factures d’achats et de ventes ;
* Rechercher les factures et justificatifs manquants ;
* Classer et transmettre les documents au bon endroit ;
* S’assurer chaque mois que l’ensemble des éléments nécessaires a bien été transmis au cabinet ;
* Assurer le suivi des demandes du cabinet et leur bonne résolution.
2. Suivi administratif – AMB Franchise
* Demander mensuellement les chiffres aux franchisés ;
* Remplir et tenir à jour le tableau de suivi des franchisés ;
* Créer et émettre les factures selon les éléments validés ;
* Conserver et classer les contrats de franchise ;
* Faire le lien entre la direction, les franchisés, les avocats et le cabinet d’expertise comptable.
3. Banques et trésorerie – Toutes les sociétés du groupe
* Identifier les mouvements inhabituels et alerter immédiatement la direction : saisies, ATD, rejets, incidents bancaires, etc. ;
* Rechercher les justificatifs correspondant aux opérations ;
* Préparer les virements pour validation par la direction.
4. Ressources humaines – Principalement Phone Cash
* Être l’interlocutrice administrative des salariés et des responsables de magasin ;
* Collecter les variables de paie : absences, congés, primes, etc. ;
* Transmettre les variables au cabinet social ;
* Répondre aux demandes d’informations du cabinet social ;
* Effectuer un contrôle administratif des bulletins de paie avant paiement ;
* Suivre les périodes d’essai ;
* Centraliser les documents nécessaires aux embauches ;
* Tenir les dossiers individuels des salariés ;
* Conserver les contrats de travail et documents RH ;
* Gérer les remontées des responsables de magasin ;
* Constituer les dossiers disciplinaires : avertissements, mises à pied, etc. ;
* Suivre les contentieux.
5. URSSAF, impôts et administrations
L’objectif est de disposer en permanence d’une vision claire de la situation administrative des différentes sociétés et d’anticiper les éventuelles difficultés afin notamment d’éviter les saisies.
* Réceptionner et centraliser les courriers administratifs : ATD, saisies, relances, etc. ;
* Surveiller les différents espaces administratifs lorsque nécessaire ;
* Identifier immédiatement les échéances et les urgences ;
* Échanger administrativement avec l’URSSAF : mise au point des situations, demandes d’échéanciers, suivi des dossiers, etc. ;
* Échanger administrativement avec les services fiscaux : mise au point des situations, demandes d’échéanciers, suivi des dossiers, etc. ;
* Suivre les levées de saisie ;
* Tenir systématiquement la direction informée de l’avancement de chaque dossier.
6. Assistance de direction et coordination générale
* Centraliser les informations provenant des différentes sociétés ;
* Redistribuer les demandes aux bons interlocuteurs ;
* Être le point de liaison entre la direction, le cabinet comptable, les avocats, les banques, les salariés, les magasins et les franchisés ;
* Préparer des synthèses pour la direction ;
* Préparer et tenir à jour les différents tableaux de suivi ;
* Tenir un calendrier des échéances importantes ;
* Relancer les salariés, responsables, franchisés, fournisseurs, banques, cabinets et avocats ;
* Rechercher les documents demandés ;
* Préparer les dossiers nécessaires aux rendez-vous ;
* Préparer les éléments nécessaires aux réunions avec les banques, avocats et cabinets ;
* Suivre les actions décidées après chaque rendez-vous ;
* Conserver et organiser les documents confidentiels ;
* Conserver l’historique des dossiers importants ;
* Identifier les urgences et les faire remonter rapidement à la direction ;
* Faire régulièrement un point à la direction concernant les échéances, blocages, impayés, contentieux et actions en attente.
Profil recherché
Nous recherchons une personne ayant idéalement une expérience en assistanat de direction, gestion administrative, comptabilité ou gestion de PME / groupe de sociétés.
Vous devez être particulièrement à l’aise avec :
* L’organisation et le suivi de plusieurs dossiers simultanément ;
* Les outils bureautiques et tableaux de suivi ;
* Les échanges avec des cabinets comptables et sociaux ;
* Le suivi administratif RH ;
* Les échanges avec les administrations ;
* La gestion et le classement documentaire ;
* Les relances et le respect des échéances.
Au-delà des compétences techniques, nous recherchons une personne fiable, structurée, autonome, réactive et extrêmement rigoureuse.
Vous devez être capable de repérer une anomalie ou une urgence et de la faire remonter à la direction sans attendre.
La confidentialité est indispensable compte tenu de la nature des informations financières, sociales, bancaires et juridiques auxquelles vous aurez accès.
Conditions du poste
* Type de poste : CDI à temps partiel
* Temps de travail : 17h30 par semaine
* Rémunération : 1 400 € net par mois
* Fonction : Assistante de direction / Assistante administrative groupe
* Rattachement : Direction
* Environnement : groupe de sociétés / réseau de magasins et franchises
Rémunération : 24 774,62€ à 47 459,12€ par an
Avantages :
Lieu du poste : En présentiel
