Notre association accueille des personnes dépendantes adultes en situation de handicap ou âgées en établissements. Avec nos 4 services à domicile, nous permettons le maintien à domicile par de l'aide humaine, par l'aménagement du domicile et l'aide aux aidants. Nos 700 collaborateurs s'y consacrent avec cœur et professionnalisme, mais il nous manque encore quelqu'un : une personne capable de raconter ce que nous faisons, de trouver ceux qui voudront y contribuer et de bâtir des ponts durables entre notre association et le monde qui l'entoure.
Ce qui nous rassemble ? Une conviction commune : chaque personne accompagnée est unique, et mérite un accompagnement construit avec elle, pour elle, à son rythme.
Pour ce poste, vous travaillerez conjointement pour les 3 services à domicile : SSIAD, ESA et Plateforme de Répit 57.
Votre principale mission sera d'assurer l’accueil téléphonique et physique des usagers, d'analyser leurs besoins, de les orienter vers le service adapté (SSIAD, ESA, Plateforme de Répit) et de réaliser les tâches administratives associées : facturation, gestion des dossiers, prise de rendez vous et coordination avec les équipes internes.
Accueil et analyse des besoins :
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Répondre aux appels entrants avec professionnalisme, écoute et bienveillance.
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Identifier la nature de la demande : soins à domicile, accompagnement cognitif, répit, informations administrative, prise de rdv,..
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Recueillir les informations nécessaires pour qualifier le besoin.
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Conseiller l’appelant et l’orienter vers le service ou l’interlocuteur approprié.
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Fournir un premier niveau d’information sur les prestations, les modalités de prise en charge et les délais.
Gestion administrative :
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Créer, mettre à jour et suivre les dossiers usagers.
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Assurer la facturation des prestations selon les procédures internes.
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Saisir et mettre à jour les données dans les logiciels métiers.
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Rédiger et envoyer des documents administratifs (courriers, attestations, confirmations…).
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Classer, archiver et assurer la traçabilité des documents.
Planification et prise de rendez vous :
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Organiser les rendez vous pour les évaluations, visites à domicile, interventions ESA, entretiens avec les familles.
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Coordonner les disponibilités avec les équipes internes (IDEC, ergothérapeutes, psychomotriciens, aides soignants…).
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Informer les usagers et familles des dates, horaires et modalités.
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Gérer les modifications, annulations et imprévus.
Interface entre les services :
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Assurer une transmission fluide et fiable des informations entre les différents services.
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Collaborer avec les équipes pour garantir une prise en charge cohérente et continue.
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Orienter les partenaires externes (médecins, hôpitaux, services sociaux…).
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Participer à la fluidité du parcours usager.
Ce que nous recherchons
Nous ne recherchons pas un profil figé, mais une personne organisée, à l’écoute et dotée d’un réel sens du service, capable de s’adapter à un environnement dynamique et exigeant.
Formation et qualifications
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Diplôme de niveau Bac à Bac+2 dans les domaines suivants : administration, gestion, santé-social, ou équivalent.
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Une expérience dans le secteur médico-social, social ou administratif serait un atout.
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Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels de gestion, messagerie professionnelle).
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Une connaissance des procédures administratives liées à la santé ou au handicap serait un plus.
Expérience professionnelle
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Une première expérience en accueil, secrétariat ou gestion administrative est souhaitée.
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Une expérience dans un environnement pluridisciplinaire (santé, social, médico-social) est un atout.
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Une expérience en coordination ou en interface entre services est un plus.
Savoir-être et compétences relationnelles
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Écoute active et bienveillance : capacité à comprendre les besoins des usagers et à les accompagner avec patience et empathie.
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Organisation et rigueur : gestion des dossiers, respect des délais, priorisation des tâches dans un environnement parfois chargé.
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Sens du contact : aisance à l’oral comme à l’écrit, capacité à communiquer avec clarté et professionnalisme auprès des usagers, des familles et des partenaires.
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Esprit d’équipe : capacité à travailler en collaboration avec les différents services (SSIAD, ESA, Plateforme de Répit) et à transmettre les informations de manière fluide.
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Adaptabilité : réactivité face aux imprévus, gestion des priorités et capacité à s’ajuster aux besoins changeants des usagers.
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Confidentialité et éthique : respect de la vie privée des usagers et des données sensibles.
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Capacité à gérer le stress et à maintenir un haut niveau de professionnalisme en situation complexe.
