Descriptif
Le Centre Hospitalier Robert Bisson recherche actuellement un adjoint des cadres hospitaliers chargé de missions accueil, facturation, recouvrement auprès du bureau des entrées et du standard.
Poste à temps plein à pourvoir dès que possible.
Forfait cadre du lundi au vendredi (7h48).
CONTEXTE DU POSTE
MISSIONS PRINCIPALES ET ORGANISATION DU SERVICE :
Sous l'autorité du directeur adjoint aux Affaires financières, matérielles et transformation et de l'attaché d'administration hospitalière.
L'adjoint des cadres, sous la supervision de l'attachée d'administration, assure un management de proximité auprès des équipes des entrées et du standard, le suivi de facturation et l'efficience des recettes, sur des missions qui nécessitent une bonne technicité.
Les équipes se composent ainsi :
Bureau des admissions (13 agents)
Standard (8 agents)
Hôtesses d'accueil (2 agents)
Agents d'accueil urgences pédiatriques et adultes (partie administrative) sous la responsabilité de leurs cadres de services (5 agents)
MISSIONS ET ACTIVITÉS DU POSTE
MISSION(S) PRINCIPALE(S) DU POSTE :
Accompagnement de proximité des équipes en lien avec différents secteurs (accueil, guichets, standard, back office (mouvements, contentieux et bornes d'admissions en ligne).
Assure une veille au respect des bonnes pratiques et au rappel des consignes techniques permettant l'exhaustivité des dossiers et la qualité de suivi des dossiers patients.
Il assure l'adéquation entre la présence effective du personnel encadré et la gestion des flux de patients.
Il établit les plannings prévisionnels dans le respect de la réglementation du Code Général de la Fonction Publique, sous supervision de l'attaché(e).
Il participe à la politique d'amélioration d'optimisation des recettes et de performance des compétences.
Il élabore, actualise et veille à la bonne application des procédures de gestion et de contrôle interne sur validation de son supérieur hiérarchique
Référent technique des outils métiers (Pastel, SAP Business Intelligence)
Connaissance en identitovigilance (fusions d'identité et gestion des doublons, application de l'outil INSI, conduites à tenir en cas d'usurpation d'identité, d'identification d'un patient sous couvert d'anonymat, identification d'un patient inconnu ou détenu).
DESCRIPTION DES ACTIVITES :
En l'absence de l'agent en charge de l'élaboration des plannings (sous l'aval de l'attachée):
o Assurer un suivi régulier des compteurs agents sous Agiletime ou tout autre moyen complémentaire exhaustif (Excel)
o Saisit les congés, absences des agents et changements de roulements des équipes des entrées et du standard
Transmission régulière des requêtes aux gestionnaires et aux hôtesses en pré-facturation, ainsi que des dossiers sans actes aux différents services de soins en charge du codage afin de s'assurer de l'exhaustivité des dossiers à facturer.
Bilan des dossiers avant facturation et rappel des pratiques auprès de l'équipe des entrées (KO fonctionnels ROC, bilans avant facturation et anomalies de facturation), afin d'éviter le blocage de dossiers en facturation.
Suivi des flux de facturation (Accusés de réception et renvoi des lots), mises en place de tableaux de bord FLUX
Régie du bureau des entrées et du self (pointage des bordereaux, dépôt de valeurs au coffre-fort)
Missions Ponctuelles (en l'absence de l'attachée d'administration) :
Participation à des groupes de travail (parcours patient, esatis, certification des comptes, qualité)
Contrôler et reporter dans les tableaux de bord de l'activité et les indicateurs de la chaîne Accueil Facturation Recouvrement
Suivi de la veille SIVIC (système d'information de suivi des victimes) : gestion des comptes et participation aux plans ORSEC (NOVI NRBC) ; Cyberattaque risques numériques et participation aux exercices de gestion de crises. Savoir identifier les situations sanitaires exceptionnelles
Gestion des cartes professionnels de santé- CPS -ASIP des agents administratifs
Validation des demandes de congés et absences
Mise à jour de la borne gestion fil d'attente (ESSI) pour changements d'horaires ou d'organisation des guichets.
Mise à jour des formulaires tarifaires (chambres particulières, chambre mortuaire et affichage des tarifs)
Conditions d'accès au poste :
QUALIFICATIONS : niveau Baccalauréat
FORMATIONS COMPLEMENTAIRES SPECIFIQUES :
Notion sur la Facturation des séjours et actes de consultations externes, notions en finances, maitrise du Pack Office, gestion de crise et gestion du stress.
EXPERIENCE SOUHAITEE : expérience de management d'équipe appréciée, expérience professionnelle en milieu hospitalier d'au moins deux ans avec un niveau baccalauréat
COMPETENCES ET APTITUDES :
Savoir Faire :
Maîtrise du logiciel d'admission des patients, et de l'outil informatique (Excel, Word, Powerpoint, Outlook, Teams)
Connaissance du schéma de facturation et de recouvrement et de la réglementation en vigueur
Aptitude à l'encadrement et à la prise de décision
Connaissance de la réglementation concernant la gestion du temps de travail dans la fonction publique (Code Général de la Fonction Publique).
Capacité à gérer les urgences et à prioriser les tâches ; et capacité d'analyse fonctionnelle ; bonne gestion du stress.
Sens de l'organisation et réflexion médico-administrative.
Le contexte hospitalier exige de la polyvalence dans les missions.
Planifier, organiser et répartir la charge de travail et les répartitions de roulements en cas d'arrêt maladie
Arbitrer/ décider entre différentes propositions, dans un environnement donné
Etre force de proposition
Animer, communiquer et motiver individuellement et collectivement notamment lors des réunions
Identifier les sources documentaires
Mettre à jour les procédures
Savoir être :
Discrétion professionnelle et confidentialité, secret professionnel
Qualités relationnelles
Savoir écouter et informer
Méthode et rigueur
Sens de l'organisation et de la collaboration
Goût du travail en équipe
Disponibilité
Compréhension empathique du patient, considération positive
Respect des obligations du Code Général de la fonction publique : information, neutralité, laïcité, dignité, impartialité et probité et égalité
Les missions peuvent évoluer en fonction des exigences règlementaires. Les activités peuvent évoluer en fonction des besoins du service et notamment de continuité de service.
Exigences particulières du poste :
CONTRAINTES SPECIFIQUES : délégation de signature conventionnelle et remplacement de la responsable Attachée lors de des congés.
