Vous êtes le premier point de contact de l’entreprise. Vous assurez l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients, fournisseurs et collaborateurs, tout en garantissant une image professionnelle, chaleureuse et organisée de l’entreprise. En parallèle, vous prenez en charge diverses tâches administratives afin de soutenir le bon fonctionnement quotidien du service Administration.
PRINCIPALES FONCTIONS
Accueil et réception :
- Assurer l’accueil physique des visiteurs, clients, fournisseurs et collaborateurs.
- Réalisation des badges.
- Répondre aux appels téléphoniques, identifier les demandes, filtrer et orienter les appels vers les interlocuteurs concernés.
- Transmettre les messages et informations nécessaires par téléphone, e-mail ou tout autre moyen adapté.
- Garantir une prise en charge professionnelle des visiteurs pendant leur attente.
Gestion administrative courante :
- Assurer la saisie des factures dans l’ERP et contribuer au suivi administratif associé.
- Assembler, classer et transmettre les factures liées à l’administration.
- Créer et mettre à jour les comptes fournisseurs dans l’ERP et, le cas échéant, auprès des fournisseurs.
- Répondre aux relances fournisseurs et assurer le suivi des demandes administratives.
- Participer à la gestion des notes de frais via l’outil OK Ticket.
Courrier, colis et moyens généraux :
- Gérer la réception, l’envoi, la distribution et le suivi du courrier et des colis.
- Effectuer diverses commandes nécessaires au bon fonctionnement des bureaux.
- Participer au suivi du matériel de bureau et des besoins administratifs quotidiens.
- Assurer la relation avec différents prestataires externes.
Organisation et soutien administratif :
- Organiser certains déplacements professionnels : réservation, coordination et suivi administratif.
- Apporter un soutien administratif aux équipes selon les besoins du service.
- Réaliser des tâches administratives polyvalentes, dans le respect des priorités et des procédures internes.
LE PROFIL QUE NOUS RECHERCHONS
- Formation de type Bac à Bac+2 en administration, gestion, assistanat ou équivalent.
- Première expérience souhaitée sur un poste d’accueil, d’assistanat administratif ou de gestion administrative.
- Très bonne présentation, sens du service et aisance relationnelle.
- Bonne communication orale et écrite, avec une réelle capacité à transmettre les informations de façon claire et fiable.
- Rigueur, organisation, discrétion et sens des priorités.
- Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser un ERP.
- Une connaissance de l’espagnol et/ou de l’anglais serait appréciée.
- Autonomie, polyvalence et goût du travail en équipe.
- Permis B et véhicule personnel.
Résidence dans la région de Chalon-sur-Saône ou mobilité compatible avec le poste.
POURQUOI REJOINDRE LE GROUPE ?
Un poste polyvalent au coeur du fonctionnement quotidien de l’entreprise, combinant accueil, administration, relation avec les interlocuteurs internes et externes, et soutien opérationnel aux équipes.
Lieu du poste : En présentiel, Fragnes-la Loyère (71)
Type d'emploi : Temps plein, CDD
Début : Septembre/Octobre
Lieu du poste : En présentiel
