Entreprise
Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...
Site web : [https://www.universite-paris-saclay.fr/fr](https://www.universite-paris-saclay.fr/fr)
Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.
Poste
L’agent·e est chargé·e de la gestion administrative des deux Écoles doctorales de Droit, Économie et Management (École doctorale d’Économie et École doctorale Management et Droit). Il/Elle travaille en étroite collaboration avec les directeurs des Écoles doctorales et avec l’assistante pédagogique responsable du suivi administratif et pédagogique des doctorants.
Les écoles doctorales, ED, sont les outils de gestion et pilotage des études doctorales et des doctorants.
Le fonctionnement des ED repose sur :
- Un conseil de l’ED ;
- Un bureau de l’ED;
- Un directeur et une équipe de direction;
- Un coordinateur institutionnel : composante universitaire, École ou université membre-associée, mettant à disposition des moyens pour en assurer le fonctionnement.
Mission du service ED / positionnement hiérarchique :
Sous l’autorité du responsable hiérarchique du service de la recherche, vous travaillerez au sein d’une équipe de 6 personnes.
Le service de la recherche de la faculté est en chargé de la gestion administrative et budgétaire des laboratoires de la faculté, du suivi des contrats de recherche, de la valorisation de la recherche de la faculté et de la gestion 2 Écoles Doctorales.
Missions principales de l’agent·e :
- Assister la Direction des Écoles Doctorales (ED) et Économie & Management, avec l’appui de l’UFR Droit Economie Management ;
- Élaborer, mettre en œuvre (devis,etc.) et suivre les budgets ;
- Appuyer les équipes de direction dans l’organisation de leur vie institutionnelle : conseils de l’ED, réunions de rentrée (préparation, invitations des doctorants, convocations des membres , rédactions des comptes rendus, etc;
- Assurer le suivi et les remontées d’informations demandées aux EDs (enquêtes ministérielles et autres enquêtes diverses, indicateurs, etc.) ;
- Assurer la coordination avec les agents administratifs en lien avec les entités, la composante et les services centraux (Maison du Doctorat, service financier, etc.) ;
- Contribution à l’organisation d’évènements divers et à leur communication ;
- Assurer la mise à jour du site web des ED ;
- Assurer le suivi des dossiers de cotutelle en coordination avec la Maison du Doctorat ;
- Organiser la diffusion et le suivi des campagnes de bourses CSC et ADI ;
- Gérer et mettre en place les élections des représentants doctorants (tous les 2 à 3 ans).
Vous aurez également la mission d’apporter un renfort opérationnel auprès du service de la recherche : coordination logistique de colloques et appui à la gestion administrative.
Profil
Connaissance, savoir :
- Connaissance des grands processus administratifs et budgétaires et de la réglementation en vigueur dans le service public
- Connaissance des techniques et outils de communication, rédaction administrative
- Maîtrise de la suite bureautique et des outils web
- Connaissance de l’organisation et du mode de fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur et de recherche, des écoles et des organismes nationaux de recherche et de la structuration de la recherche publique
- La plupart des activités se déroulent en français. Toutefois, une bonne pratique de l’anglais serait un plus en raison du caractère international de certaines activités
- Connaissance des activités de recherche des laboratoires
Savoir-faire :
- Gestion administrative
- Logiciels spécifiques de l’activité (formation possible)
- Sens de la planification de ses activités
- Savoir rendre compte
- Savoir informer et compiler
Savoir-être :
- Excellent relationnel
- Travail en équipe
- Autonomie
- Force de proposition
- Réactivité
- Pragmatisme
- Fiabilité
- Capacité de synthèse
- Rigueur
