Il/elle assure la gestion administrative et budgétaire du pôle communication et accompagne les responsables de service ou d’équipement de la direction grâce à la mise en place d’outils de gestion.
Il/elle encadre et accompagne la/le gestionnaire administratif.ve, coordonne, organise et évalue les missions de la coordination du pôle.
Gestion administrative et communication du pôle
- Gérer l’assistanat de la direction
- Assurer l’organisation de l’agenda
- Gérer le calendrier des instances et initiatives du pôle
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers (décisions, délibération,...)
- Suivre les conventions liées à l’activité du pôle
- Rédiger les comptes rendus de réunion de pôle
- Gérer l’organisation logistique des réunions
- Assurer et développer la communication du pôle
- Assurer la gestion et le suivi du courrier
- Gérer les commandes de fournitures
- Assurer l’archivage des services du pôle
- Accueil physique et téléphonique du pôle
- Saisie informatique des courriers, rapports, documents administratifs de déclaration, tableaux de suivi, etc.
Gestion budgétaire et RH
- Participer au suivi budgétaire des services du pôle (dépenses et recettes)
- Réaliser les bons de commande, engagements et liquidations de facture des services du pôle
- Gérer les plannings et le suivi du temps de travail (absences, congés, CET,-)
- Centraliser et transmettre aux services de la DRH : demande de formation, recrutement, état de paie, rapport de renouvellement,...
- Assurer la transmission des informations relatives à l’offre de formation de la collectivité
Bac + 2 minimum dans le domaine du secrétariat
Maitrise du pack office
- Disposer de capacités rédactionnelles et relationnelles
- Disposer de capacités organisationnelles
- Savoir prendre des initiatives et être force de proposition
- Faire preuve de discrétion professionnelle et de confidentialité
- Etre capable de travailler en autonomie et en équipe
- Savoir rendre compte
- Savoir organiser et définir les priorités
- Etre capable de gérer des informations confidentielles
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Congés supplémentaires
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Compte-Epargne Temps
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Avancement de carrière/promotion
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Régime indemnitaire
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Aides à la rentrée scolaire
La Ville de STAINS, 35 000 habitants, surclassée 40 à 80 000 habitants, située à 10 minutes de Paris (RER D et B, Métro), membre de la Communauté d’Agglomération Plaine Commune (400 000 habitants) et de la future métropole parisienne, ville dynamique, humaine et solidaire
