Rattaché(e) directement à la Direction d'établissement et en lien étroit avec le/la Chef(fe) de service, vous occupez un poste central dans le fonctionnement quotidien de la structure. Véritable pivot administratif, vous êtes également la première interface entre la Direction et ses interlocuteurs extérieurs (partenaires, institutions, fournisseurs, propriétaires).
Accueil et gestion administrative courante
Suivi et traitement des e-mails, courriers
Réception, traitement et affranchissement du courrier (recommandés, AR)
Prise de rendez-vous et gestion des agendas
Accueil téléphonique et physique des visiteurs, orientation vers les bons interlocuteurs
Classement, archivage et tenue à jour des dossiers administratifs
Gestion des ressources humaines
Tenue des dossiers du personnel (arrêts maladie, visites médicales, congés, plannings, attestations de formation) et du registre du personnel (salariés, intérimaires, CDD)
Suivi des fiches horaires et recherche de remplacements en cas d'absence (intérim, CDD d'urgence)
Saisie des entrées/sorties du personnel et des mises à jour dans le logiciel RH
Préparation des variables de paie (avant le 10 de chaque mois), transmission des arrêts maladie au service paie
Participation à l'élaboration du bilan social annuel
Déclaration des accidents du travail et prise de rendez-vous pour les visites médicales
Tenue du tableau d'affichage employeur
Gestion comptable et budgétaire
Tenue de la caisse, contrôle mensuel avec la hiérarchie et transmission des pièces à la comptabilité
Encaissement des participations financières des personnes hébergées et suivi du tableau récapitulatif
Suivi des factures fournisseurs et préparation des bons de commande (BED)
Transmission hebdomadaire des documents comptables
Contribution à la clôture comptable de fin d'année
Logistique et vie de l'établissement
Commande des fournitures, équipements et outils de travail nécessaires au personnel
Commande des titres restaurant et des chèques service
Réception des commandes
Suivi des contrats de maintenance (photocopieur, entretien des locaux, distributeur d'eau, etc.)
Organisation d'événements internes et externes (réservation de salles, formations, réunions)
Recherche de devis et suivi des achats
Gestion du patrimoine immobilier et du parc automobile (selon la structure)
Suivi administratif des logements internes et externes destinés à l'hébergement
Relations avec les bailleurs (loyers, sinistres, assurances habitation)
Gestion de la flotte de véhicules : sinistres, entretiens, contrôles techniques
Rédaction et communication
Rédaction de courriers administratifs, notes internes, comptes-rendus et rapports à la demande de la Direction
Démarche qualité
Application des protocoles et procédures internes en vigueur
Contribution active à la démarche qualité et à la gestion des risques de la structure
Veille professionnelle et actualisation régulière de ses pratiques
Début du contrat : Dès que possible
