À propos du poste
Spécialisée dans le transport de produits à température dirigée, notre société recherche un(e) Assistant(e) de gestion administrative. Au sein du service d’exploitation, vous assurez un rôle clé dans le suivi administratif des tournées et le bon fonctionnement des opérations de transport. Véritable interface entre les équipes terrain et les services internes, vous contribuez à la fluidité de l'activité quotidienne.
Vos missions :
Gestion administrative de la facturation
- Préparer et établir les factures à partir des prestations réalisées.
- Vérifier la conformité des bons de livraison et des pièces justificatives avant facturation.
- Assurer le suivi administratif des factures et le traitement des anomalies.
- Classer et archiver les documents liés à la facturation.
Suivi des règlements et relance clients
- Suivre les échéances de paiement et les encaissements.
- Effectuer les relances amiables par téléphone et par e-mail auprès des clients.
- Mettre à jour les tableaux de suivi des relances et des règlements.
- Assurer la liaison avec les services internes pour le traitement des litiges ou des impayés.
Suivi des flux et gestion des anomalies
- Enregistrer les retours de livraison, les incidents et les écarts dans les outils de suivi.
- Mettre à jour les statuts de livraison dans les logiciels et fichiers de gestion.
- Signaler aux responsables toute anomalie récurrente ou tout document manquant afin de garantir la qualité des opérations.
Coordination et communication
- Assurer l'interface entre les chauffeurs, le planificateur, l'exploitation et les autres services de l'entreprise (commerce, service client, etc.).
- Transmettre les consignes opérationnelles et consigner les remontées d'informations du terrain.
Gestion administrative
- Saisir, mettre à jour et suivre les bases de données (fiches chauffeurs, matériel, consommables...).
- Classer et archiver les documents liés à l'activité transport.
Profil recherché
- Formation Bac à Bac+2 en gestion, administration ou secrétariat.
- Expérience : 1 à 3 ans en support administratif, bureautique ou gestion de dossiers.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, en particulier Excel)
- Connaissance des documents de transport et des flux logistiques (appréciée).
- Rigueur, organisation et sens du relationnel
- Capacité à gérer les priorités et à travailler en équipe
Rémunération : à partir de 25 200,00€ par an
Lieu du poste : En présentiel
