Description :
La communauté de commune Saint Marcelin Vercors Isère, bassin de vie dynamique entre Grenoble et Valence recrute un assistant de direction H/F dans le cadre d'un remplacement temporaire de 7 mois, qui sera chargé d'assurer le suivi administratif, organisationnel et budgétaire de la direction, ainsi qu'un appui transversal aux services et aux communes.
Le poste est rattaché au pôle Planification et Résilience Territoriale, au sein de la direction Développement économique et agriculture:
Missions :
MISSIONS / ACTIVITES SPECIFIQUES/ SAVOIRS FAIRE
ORGANISATION
- Organiser l’agenda général de la direction (temps de travail interne, coordination avec les élus) et gérer les rendez-vous pour le compte du directeur ;
- Appuyer la définition des priorités et les propositions d'adaptation et d'organisation de l'activité de la direction ;
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
- Organiser les déplacements du directeur ;
- Organiser les réunions et les évènements portés par la direction tant au niveau administratif que logistique ;
- Rédiger les ordres du jour des réunions en concertation avec le directeur ;
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions, commissions ou conseils communautaires ;
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus ;
- Préparer les supports de réunion (diaporama) ;
- Etablir une relation de confiance avec son directeur et l’élu en charge du domaine du service.
ACTIVITES DE LA DIRECTION
- Suivre les projets et activités de la direction ;
- Suivre l’exécution budgétaire de la direction ;
- Préparer les budgets N+1 sur les maquettes financières ;
- Réaliser les bons de commande et les engagements budgétaires ;
- Renseigner et suivre les tableaux de bord de pilotage ;
- Appui au directeur dans le suivi administratif, financier et ressources humaines (Octime) de la direction.
BUREAUTIQUE ET PRISE DE NOTES
- Rédiger et mettre en forme des travaux de bureautique sous une forme appropriée (tableau, graphique, diapo) ;
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- Réaliser la saisie des documents de formes et contenus divers ;
- Rédiger les actes administratifs (délibération, arrêtés, décisions…) ;
- Rédiger des mails avec le formalisme adapté à l’interlocuteur ;
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
ACCUEIL TELEPHONIQUE ET PHYSIQUE
- Renseigner les interlocuteurs et relayer vers la personne compétente ;
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur ;
- Recevoir le public-cible de la direction, filtrer et transmettre en sachant hiérarchiser (degré d’importance / d’urgence) les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
ACTIVITES AUTRES
- Référent pour les services supports : RH / informatique / logiciel / communication (intranet) / commande publique/ bâtiment
- Participer aux réunions des assistants de direction et aux formations internes.
- Appuyer les chargés de mission dans la réalisation de certains de leurs projets
- Participer et contribuer à la mise en place des outils d'observation au sein de la direction
- Gestion administrative des bons d’achat de l’office intercommunale du commerce et de l’artisanat.
Profil recherché :
L’assistant de direction H/F est chargé d’apporter son soutien et un appui permanent au directeur et à l'ensemble des collaborateurs de la direction en termes d’organisation générale, de gestion, de communication, d’information, d’accueil des publics-cibles, de classement et suivi des dossiers.
Il contribue à l’élaboration et à la réalisation de documents budgétaires, administratifs ou juridiques. Il réalise des tâches complexes de gestion administrative, budgétaire et comptable. Il est chargé de l’analyse, du suivi ou du contrôle des différents dispositifs portés par la direction. Il contribue à l’activité de la direction par la mise en place et l'amélioration des processus et temps de travail internes.
