Fondée en 1744, Sotheby's est le leader mondial de la vente aux enchères dans les domaines de l'art et du luxe. Synonyme d'innovation, Sotheby's favorise l'accès, la connaissance et la préservation des œuvres d'art et des objets rares par le biais de ventes aux enchères, de ventes privées et de points de vente. Notre marché international s'appuie sur un réseau de spécialistes répartis dans 40 pays et couvrant 50 catégories telles que l'art contemporain, l'art moderne et impressionniste, les tableaux anciens, les arts d'Asie, les bijoux, les montres, les vins et spiritueux et le design, entre autres.
THE ROLE
Position Title: Technician
Department: Operations
Reporting Line: Head of Warehouse
Location: Paris & Gennevilliers
POSITION SUMMARY
Sotheby's is recruiting a Technician – Paris & Gennevilliers
Sotheby's is seeking a Technician to join its team within a leading international auction house. This is a rare and exciting opportunity for a motivated professional to take responsibility for all operational aspects relating to auctions and exhibitions, working closely with our specialist departments and international offices.
The role involves receiving, handling, installing, storing, packing, transferring, and releasing all property entrusted to Sotheby's while ensuring excellent customer service and optimal inventory traceability. The successful candidate will work across two sites, according to business needs: Sotheby's Paris premises and the Gennevilliers warehouse.
Property entrusted to Sotheby's covers a broad range of categories, including jewelry, watches, handbags, sneakers, Old Master, Modern and Contemporary paintings, design and classical furniture, sculpture, African and Asian art, and other valuable objects.
KEY RESPONSIBILITIES
Ensuring Optimal Traceability of Property Entrusted to Sotheby's
- Operate inventory management tools and systems, including SAP and other inventory-tracking software.
- Maintain accurate inventory records through periodic and ongoing stock controls, including proper labeling procedures.
- Label all property using Sotheby's barcode tracking system and record movements through SAP handheld scanners.
- Report any damage or condition issues to the Risk Manager.
- Maintain accurate location records in inventory systems at all times.
- Ensure the safe handling and security of all property.
- Assist department representatives in verifying administrative documentation provided by carriers and clients.
Lot Preparation and Release Activities (Paris and Gennevilliers)
- Welcome clients and transportation providers, managing requests in coordination with the Logistics team, Post Sale Services (PSS), and specialist departments where required.
- Notify relevant departments and services (Registrars and Warehouse teams) of incoming deliveries.
- Ensure that collection and release areas are maintained to Sotheby's standards and consistently present a professional image.
- Receive property together with the appropriate consignment documentation and in compliance with established procedures.
Day-to-Day Management of Incoming and Outgoing Property
- Request Release Authorizations from the Post Sale Services administrative team and obtain signatures when property is collected.
- Collect transport documentation and verify supporting signatures.
- Maintain organized records of outgoing property to facilitate inventory updates by Registrars.
- Prepare daily movement reports.
- Prepare and locate property scheduled for collection by transport providers.
- Assist clients and transportation providers with unpacking and packing activities.
- Receive and reconcile property transferred between exhibition locations.
Art Handling and Additional Operational Duties
- Install property in exhibition galleries, auction rooms, and boardrooms.
- Manage hand-carry requests and appraisal-related requests.
- Coordinate photography requests, including maintaining tracking lists and moving property accordingly.
- Manage requests relating to private sale presentations and client appointments.
- Remove and replace frames when required for photography, cataloguing, or appraisal purposes.
- Provide operational support and cover for colleagues during breaks, absences, and holidays, including learning the core functions of Registrar and other Technician roles.
- Provide support across different Sotheby's locations within the Paris area when required.
- Participate in biannual inventory exercises, warehouse organization projects, and initiatives aimed at reducing dormant inventory.
- Report and document incidents and damage involving property to the Risk Management team.
- Assist with the movement and handling of large or heavy objects.
Health, Safety and Compliance
- In all tasks listed above, comply with Sotheby's health and safety requirements, security protocols, and best practices relating to the handling of works of art and valuable objects.
PERFORMANCE INDICATORS
- Timely preparation of property and documentation for collection and release.
- Proactive contribution to improving service quality and operational processes.
- High-quality service delivery to both internal and external clients.
REQUIRED SKILLS AND EXPERIENCE
- Fluent English, both written and spoken.
- Ability to handle, install, pack, transport, and store fragile and high-value objects in accordance with conservation standards.
- Strong time-management and prioritization skills, including the ability to plan inventory activities around auction schedules and incoming consignments.
- Effective communication skills and ability to collaborate with specialists, transportation providers, Registrars, and Operations teams.
- High level of discretion and confidentiality when handling client and business-sensitive information.
- Adaptability and flexibility in responding to changing priorities, unexpected situations, and the requirements of a global auction house.
- Strong interpersonal skills and ability to provide excellent service to high-net-worth clients and other stakeholders.
- Professional appearance and adherence to Sotheby's dress code standards.
- Ability to follow established procedures while identifying opportunities for continuous improvement.
- Good knowledge of security standards and best practices relating to the handling, storage, and transport of valuable property.
LE POSTE
Description de Poste: Technicien
Departement: Opérations
Responsable Hierarchique: Head of Warehouse
Lieu De Travail: Paris & Gennevilliers
CONTEXTE ET DEFINITION DE LA FONCTION :
Sotheby's recrute un technicien – Paris & Gennevilliers
Sotheby's recherche un(e) Technicien pour rejoindre son équipe au sein d'une maison de vente aux enchères internationale de tout premier plan. Il s'agit d'une opportunité rare et stimulante pour un(e) professionnel(le) souhaitant prendre en charge l'ensemble des aspects liés aux ventes et aux expositions, en étroite collaboration avec nos départements d'art et sites internationaux.
Ce poste consiste à réceptionner, manipuler, installer, stocker, emballer, transférer et remettre aux clients ou transporteurs tous les lots confiés à Sotheby's avec un excellent service et une traçabilité optimale sur 2 sites en fonction des besoins variables de l'entreprise : à Paris ou à l'entrepôt, à Gennevilliers.
Les lots confiés à Sotheby's sont d'une grandes variété et qualité : Bijoux, montres, sacs à mains, Sneakers, tableaux anciens, modernes ou contemporains, mobiliers Design ou classique, sculptures, Arts africain et d'Asie, …
PRINCIPALES RESPONSABILITES
Assurer une traçabilité optimale des objets confiés à Sotheby's
- Maîtrise des outils de gestion d'inventaire : Savoir utiliser des logiciels spécialisés pour le suivi et la gestion des stocks, tels que SAP.
- Périodique et permanent, ainsi que les techniques d'étiquetage des objets.
- Etiqueter avec le système de traçabilité code barre chaque objet. Enregistrer les mouvements avec le système informatique SAP (scan guns) ;
- Signaler les dommages au Risk manager ;
- Mettre à jour le système informatique avec la localisation des œuvres. Les œuvres doivent toujours être correctement localisées ;
- Assurer la sécurité des biens et les manipulations dans de bonnes conditions ;
- Assister le représentant du département dans sa vérification des documents administratifs remis par les transporteurs/clients.
Préparation des lots au point de remise des lots à Paris ou à l'entrepôt à Gennevilliers :
- Accueil des clients et transporteurs, prise en charge de leurs demandes en liaison avec le reste de l'équipe logistique et Post Sale Services (PSS) et éventuellement les départements ;
- Prévenir les départements et services concernés (Registrars et entrepôt) de la livraison - de lots (transporteurs) ;
- Responsable de la bonne tenue des lieux d'accueil et de remise des œuvres : veiller que la présentation des lieux soit toujours au standing attendu par Sotheby's ;
- Réception des œuvres accompagnées de leur bon de dépôt et dans le respect des procédures en place ;
Gestion quotidienne des entrées et sorties des objets à Paris ou à Gennevilliers selon le planning :
- Demande des Bons de Relâche au service service administratif Post sale service et à faire signer au moment de la remise de lots ;
- Demander la lettre de voiture (transporteurs), vérification de la signature des documents ;
- Classer les sorties pour faciliter le suivi des autres registrars et leur sortie de l'inventaire ;
- Rapports journaliers des mouvements d'œuvres ;
- Préparation et la localisation des lots que les transporteurs viendront chercher les jours suivants ;
- Assister clients et transporteurs pour déballages et emballages des œuvres (transporteurs) ;
- Réception et pointage des lots lors des transferts d'exposition.
Mouvement des œuvres – Art Handling et autres tâches :
- Mise en place des lots dans les salles d'expositions, salle de vente, boardrooms ;
- Gestion des demandes pour handcarry et des demandes d'expertises ;
- gestion des demandes de photo : liste à mettre à jour, descente et rangement des objets en conséquence ;
- gestion des demandes de présentations pour ventes privées ou RDV clients.
- Décadrer / réencadrer des œuvres pour shooting photo, cataloguing et expertise
- Pouvoir alterner les positions avec les autres membres du service des œuvres afin d'effectuer les back-ups au moment des pauses et vacances d'autres membres du service : connaître les opérations à effectuer au poste de registrar ou de technicien occupant d'autres fonctions. Y compris sur d'autres sites en région parisienne.
- Participer aux opérations d'inventaire bi-annuelle et de rangement des entrepôts ainsi qu'à la diminution du stock dormant ;
- Reporter les incidents/dommages concernant les œuvres à l'équipe risk management et les documenter ;
- Aide au déplacement et manipulation d'objets volumineux.
Dans toutes les tâches listées ci-dessus : Respecter des consignes d'hygiène, sécurité et règles de manipulation des objets d'art.
INDICATEURS DE PERFORMANCE
- Respect des délais de préparation des objets et documents pour la remise de lots.
- Force de proposition pour l'amélioration du service et des process.
- Qualité du service pour les clients internes et externes.
COMPETENCES REQUISES
- Anglais lu, parlé et écrit.
- Capacité à manipuler, installer, emballer et stocker des objets fragiles ou de grande valeur en respectant les normes de conservation.
- Gestion du temps et des priorités : être capable de planifier et d'organiser les tâches d'inventaire en fonction des calendriers des ventes et des arrivées de nouveaux objets.
- Communication efficace : collaborer avec les spécialistes, les transporteurs et le Service Operations pour assurer une gestion fluide de l'inventaire.
- Discrétion et confidentialité : gérer des informations sensibles concernant les articles et les clients avec le plus grand professionnalisme.
- Adaptabilité : être capable de s'ajuster aux changements de priorités, aux imprévus et aux exigences spécifiques d'une maison de vente internationale telle que Sotheby's.
- Capacités relationnelle, savoir-faire pour l'accueil de clients haut de gamme
- Très bonne présentation respectant le dress code de Sotheby's ;
- Respecter les procédures en place et proposer des améliorations.
- Maîtrise des normes de sécurité applicables à la manipulation, au stockage et au transport d'objets de valeur.
Sotheby's applique à tous ses recrutements un principe d'égalité des chances et considère tous les candidats à un emploi sans discrimination conformément aux dispositions du Code du Travail et aux valeurs de l'entreprise.
