Le Cabinet de la Maire seconde la Maire d'arrondissement dans toutes ses attributions.
Le secrétariat des élues et des élus est assuré par un binôme de secrétaires, dont le présent poste. Il peut ponctuellement être amené à intervenir en renfort du secrétariat de la Maire.
Les secrétaires font partie de la cellule administrative.
Vous serez sous l'autorité directe de la Cheffe du Cabinet de la Maire du 9ème arrondissement
Quelles sont vos missions ?
Vous assurerez:
- L’enregistrement du courrier
- La gestion et le suivi de l'agenda
- L’organisation des réunions et la prise de rendez-vous
- Le filtrage téléphonique, le traitement des appels, les prises de messages
- La participation au traitement et au suivi des affaires signalées
- La préparation, la tenue et le classement des dossiers
- La rédaction de courriers
- La gestion et la diffusion des informations
- L’accueil des personnes reçues par les élues et les élus
Qu’attend-on de vous ?
Expérience dans un poste similaire appréciée
Qualités requises :
- Discrétion, confidentialité, rigueur, méthode
- Réactivité, sens de l’initiative
- Diplomatie et qualités relationnelles
- Esprit d'équipe, confiance
Connaissances professionnelles :
- Maîtrise des logiciels et outils informatiques: Word et Outlook notamment, Excel
Savoir-faire :
- Accueil du public
- Prises de notes, capacités rédactionnelles
- Qualités relationnelles, travail au contact des élues et des élus
- Bonne organisation et capacité à gérer les urgences, à prioriser les tâches
- Prendre et restituer des messages téléphoniques
Les + du poste
Localisation de la mairie proche des transports en commun (métro Richelieu-Drouot, lignes 8 et 9)- Restaurant administratif au sein de la mairie
Vous appréciez être en lien avec de nombreux interlocuteurs et de nombreuses interlocutrices? Ce poste est fait pour vous !
Quelles particularités du poste ?
La Ville de Paris et ses établissements publics accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.
Travail en binôme avec la seconde secrétaire :
- Présence pour assurer, par roulement, une amplitude de la permanence du secrétariat des élus et des élues de 09h00 à 18h00, à raison de 35 heures par semaine et en fonction des besoins.
- Coordination nécessaire sur les congés.
