Les missions et responsabilités :
Suivi technique des travaux et interventions
- Recueillir les besoins techniques des clients, propriétaires et locataires, et y apporter une réponse adaptée en collaboration étroite avec la Responsable
- Solliciter les devis auprès des prestataires référencés, analyser les offres et formuler des recommandations argumentées
- Coordonner l'intervention des entreprises et corps de métiers (plomberie, électricité, menuiserie, espaces verts, etc.)
- Assurer le suivi des chantiers de la phase de consultation jusqu’à la réception des travaux, en garantissant le respect des délais et des budgets
- Effectuer ou diligenter les visites de contrôle et rédiger des comptes rendus d’avancement destinés aux clients et à la direction
- Vérifier l’exécution des contrats d’entretien (maintenance, ménage, parties communes, toitures, ascenseurs, etc.)
- Être force de proposition en matière de travaux préventifs, d’amélioration ou de valorisation du patrimoine
Gestion des sinistres
- Déclarer les sinistres auprès des compagnies d’assurance dans les délais réglementaires
- Constituer et instruire les dossiers sinistres (dégâts des eaux, incendies, bris de glace, etc.)
- Représenter l’agence et ses clients lors des expertises amiables ou contradictoires
- Coordonner les travaux de remise en état avec les prestataires et assurer le suivi jusqu’à la clôture du dossier
- Tenir un tableau de bord actualisé des sinistres en cours
Suivi des états des lieux
- Organiser et réaliser, ou faire réaliser, les états des lieux d’entrée et de sortie des locataires (gérés et placés)
- Contrôler la conformité des états des lieux et identifier les éventuels désordres imputables au locataire ou relevant de la vétusté
- Coordonner les remises en état entre deux locations et valider leur bonne exécution avant restitution des clés
Gestion administrative des dossiers
La rigueur administrative est une compétence clé de ce poste.
- Ouvrir, instruire et archiver les dossiers travaux, sinistres et interventions dans les outils de l’agence
- Assurer le suivi de la facturation : réception, vérification, rapprochement avec les devis, transmission à la comptabilité
- Relancer les prestataires en cas de retard de facturation ou d’intervention non réalisée dans les délais
- Rédiger tous les courriers, emails et comptes rendus afférents aux dossiers en cours (prestataires, assureurs, locataires, propriétaires)
- Classer et archiver les documents contractuels (contrats d’entretien, PV de réception, garanties, assurances)
- Mettre à jour les tableaux de bord de suivi (travaux, sinistres, interventions, réclamations) et en assurer le reporting hebdomadaire à la Responsable
- Respecter scrupuleusement les délais de réponse aux réclamations et informer systématiquement les parties prenantes
- Préparer les éléments techniques nécessaires à l’organisation des assemblées générales de copropriété (devis, rapports d’intervention, contrats)
- Ne prendre aucune décision engageant l’agence ou ses clients sans validation préalable de la Responsable du pôle
- Petite comptabilité à partir des logiciels (petite base comptable)
Relation clients, locataires et prestataires
- Assurer un point de contact réactif et professionnel notamment pour les locataires et prestataires, également possible avec les propriétaires
- Adapter le mode de communication selon l’interlocuteur (oral, écrit, multilingue si nécessaire)
- Représenter l’image de l’agence avec rigueur et courtoisie en toutes circonstances
Votre profil :
Formation :
- Bac+2 minimum dans les métiers du bâtiment, de l’immobilier ou de l’assurance
Expérience :
- Expérience de 2 ans minimum en Principauté de Monaco sur des fonctions similaires ou en lien avec l’immobilier
- Expérience dans le secteur du bâtiment, de la gestion immobilière, de l’administration de biens ou de l’assurance
- Connaissance de l’environnement monégasque souhaitée
Compétences :
- Connaissance du secteur du BTP
- Capacité à lire et analyser des devis, plans et descriptifs techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Pack Office 365) — niveau avancé requis
- Aisance avec les outils de gestion immobilière (logiciel type ICS/Spirit un atout)
- Aptitudes rédactionnelles solides : courriers, emails, comptes rendus
Qualités personnelles :
- Rigueur administrative : organisation, méthode, respect des procédures et des délais
- Réactivité et sens des priorités dans la gestion simultanée de plusieurs dossiers
- Autonomie dans l’exécution des tâches, dans le strict respect du cadre défini par la Responsable
- Excellent relationnel, présentation soignée, comportement professionnel irréprochable
- Discrétion et confidentialité absolues (patrimoine et données personnelles de clients)
- Esprit d’équipe et capacité à s’intégrer dans une structure à taille humaine
Langues :
- Français : courant, excellente expression écrite impérative
- Anglais : Bilingue
- 3ème langue appréciée
Le + du poste : polyvalence – relationnel – équipe dynamique - parc immobilier de standing
Conditions contractuelles :
- CDI à temps plein.
- Lundi au Vendredi de 9h à 18h (pause repas d’1h15min).
- Dès que possible
- A débattre selon profil
Merci de bien vouloir joindre un CV à votre candidature à l’adresse [email protected]. Discrétion assurée.
Rémunération : 3 000,00€ à 3 500,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
