CDD d'un an du 01/10/2026 au 30/09/2027
Assurer la gestion et le suivi opérationnel des projets événementiels de la Ville en appui au chef de projet et à la direction du pôle, de la phase de préparation jusqu’à la réalisation et l’évaluation des événements.
Organiser les tâches de secrétariat et bureautique en lien avec la hiérarchie :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique
- Filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques
- Organiser les réunions et rendez-vous
- Préparation, classement et rangement des dossiers
- Rédaction des comptes rendus
Planification et préparation des projets événementiels :
Identifier les besoins nécessaires à la réalisation des événements.- Élaborer les rétro-plannings et feuilles de route des projets.
- Participer à la rédaction des cahiers des charges et à la définition des objectifs.
- Réaliser une veille et des benchmarkings sur les pratiques événementielles.
Coordination des acteurs du projet :
Rechercher et sélectionner les prestataires et fournisseurs.- Établir les devis.
- Suivre les relations avec les partenaires publics et privés.
- Collaborer avec les différents services municipaux impliqués dans les événements.
- Assurer la coordination avec le service communication et les agences partenaires.
Organisation logistique et mise en œuvre des événements :
Organiser la logistique des manifestations (planning, moyens techniques, prestataires).- Analyser les demandes et besoins des artistes, organisateurs et participants.
- Diagnostiquer les contraintes techniques et organisationnelles.
- Réaliser les check-lists et déroulés.
- Participer au suivi opérationnel lors des événements
- S’assurer de la conformité des réalisations
Suivi, reporting et amélioration des projets :
Rédiger les comptes rendus et notes de suivi.- Assurer un reporting régulier auprès de la hiérarchie.
- Évaluer le déroulement des événements et proposer des axes d’amélioration.
Gérer les nouvelles technologies :
Mettre en place une stratégie Web et réseaux sociaux- Animer les réseaux sociaux
- Élaborer des cahiers des charges pour des sites événementiels
- Mise à jour de sites internet dédiés
Conditions de travail
Lieu : 33 rue Jean Le Coz Horaires : 08h30-12h00/13h30-17h30
Horaires variables.
Activité en fonction des obligations du service et présence souhaitée lors d'événements
Travail en équipe : oui Travail en extérieur : occasionnellement
Vêtement de travail ou équipement de protection individuel : non
Ressources (humaines et matérielles)
- Ordinateur et photocopieur
Relations fonctionnelles
- Services municipaux de la Ville
- Prestataires et fournisseurs.
- Partenaires publics et privés.
- Acteurs culturels et organisateurs d’événements.
