Office Manager (H/F)
CDD de 6 mois évolutif en CDI – Temps plein
CARE Architecte – Lyon
Rejoignez une agence d'architecture en pleine croissance
CARE Architecte est une agence d'architecture composée de 7 collaborateurs, spécialisée dans la conception et la réalisation d'établissements de santé et de projets techniques à forte valeur ajoutée.
Dans le cadre du développement de notre activité, nous recherchons un(e) Office Manager afin d'assurer le suivi administratif, contractuel et financier de l'agence.
Sous le contrôle du chef d'agence et en lien étroit avec les cheffes de projet, vous contribuerez au bon fonctionnement de l'agence en assurant le suivi des procédures administratives, financières et contractuelles de nos opérations, ainsi que l'organisation administrative de la vie quotidienne de l'agence.
Notre structure étant en pleine croissance, nous recherchons une personne capable de s'adapter à un environnement en évolution, faisant preuve de rigueur, d'organisation et d'agilité.
Vos missions :
Gestion administrative et contractuelle des projets
- Assurer le suivi administratif des opérations, depuis leur lancement jusqu'à leur clôture.
- Rédiger et mettre en forme les documents administratifs et contractuels : ordres de service (OS), courriers, lettres recommandées avec accusé de réception (LRAR), certificats de paiement, avenants, comptes rendus simples, etc.
- Assurer le suivi des contrats de maîtrise d'œuvre et des pièces administratives des opérations.
- Préparer et déposer les documents sur les plateformes dédiées, notamment Chorus Pro.
- Assurer le classement, l'archivage et la bonne organisation documentaire des dossiers.
Gestion financière
- Établir la facturation de l'agence et assurer son suivi.
- Suivre les honoraires et l'avancement financier des opérations.
- Contrôler les factures fournisseurs et assurer le suivi des dépenses.
- Préparer les éléments destinés au cabinet comptable.
- Participer au suivi de la trésorerie à travers des tableaux de bord et des prévisionnels simples.
Assistance aux équipes de projet
- Assister les cheffes de projet dans le suivi administratif de leurs opérations.
- Préparer les documents nécessaires au bon déroulement des missions de maîtrise d'œuvre.
- Veiller à la bonne application des procédures administratives et contractuelles.
Gestion de la vie de l'agence
- Gérer les commandes de fournitures et de matériel.
- Assurer le suivi des prestataires (ménage, maintenance, etc.).
- Organiser ponctuellement les déplacements et réservations liés aux projets.
- Participer à l'organisation quotidienne de l'agence et au bon fonctionnement des locaux.
Profil recherché
Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et fiable, capable d'assurer un suivi précis de nombreux dossiers en parallèle.
Vous appréciez le travail en équipe et avez à cœur de faciliter le quotidien de vos collègues grâce à une gestion administrative irréprochable.
Nous recherchons une personne :
- maîtrisant parfaitement le français, à l'écrit comme à l'oral ;
- possédant un excellent sens de l'organisation et de la gestion des priorités ;
- à l'aise avec les aspects administratifs, contractuels et financiers ;
- idéalement familiarisée avec les procédures des marchés publics et les plateformes associées (Chorus Pro notamment) ;
- reconnue pour son excellent relationnel, sa discrétion et son sens du service ;
- capable de s'intégrer rapidement dans une équipe de 7 architectes et de travailler en étroite collaboration avec l'ensemble des collaborateurs.
Une expérience dans une agence d'architecture, un bureau d'études, une entreprise du BTP ou un environnement lié à la maîtrise d'œuvre serait particulièrement appréciée.
Ce que nous vous proposons
- Une agence à taille humaine où l'esprit d'équipe est essentiel.
- Des projets variés, techniques, stimulants et porteurs de sens dans le secteur de la santé.
- Un environnement de travail dynamique, au sein d'une structure en plein développement.
- Un poste riche et polyvalent, avec des missions concrètes et variées.
Contrat : CDD de 6 mois avec évolution en CDI si la collaboration est concluante.
Temps de travail : Temps plein.
Localisation : Lyon 4e
Prise de poste : Septembre/Octobre 2026
Rémunération : à partir de 30 000,00€ par an
Avantages :
- Travail à domicile occasionnel
Lieu du poste : En présentiel
