CDD 12 mois renouvelable
Démarrage à compter du 19/10/2026
Catégorie : C Corps : Adjoint technique
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
L’agent est positionné sur deux missions principales :
1/ Assister la gestion administrative du Pôle de second cycle relations Internationales (mi-temps)
2/ Assister la Responsable des applications de gestion dans ses missions (mi-temps)
Activité 1 : Assister la gestion de formation « Pôle de 2nd cycle Relations internationales »
- Accompagner la mise en place des emplois du temps selon les disponibilités des enseignants
- Concourir au suivi des annulations et rattrapages des cours
- Assister la mise à jour des documents cadre à la gestion des enseignements (maquettes synthèses)
- Vérifier dans le logiciel ADE la correspondance des cours placés et les services fait
- Accompagner la diffusion de l’information auprès des étudiants et des enseignants
- Assurer le suivi de l’assiduité des étudiants
- Assister la mise en place du planning d’examens, le diffuser et envoyer les ordres de passages et convocations aux examens (affichage, mail)
- Assister à la mise en œuvre du contrôle des connaissances en fonction du règlement des examens
- Concourir à la réalisation les inscriptions pédagogiques, récolter les données et les saisir dans les logiciels métiers
- Participer à l’organisation matérielle des examens (retour des sujets, mise en page des sujets selon charte, reprographie, mise en place des salles, disponibilité des enseignants pour les examens oraux, lancement des épreuves écrites)
- Contribuer à la saisie des résultats sous le logiciel Apogée : collecter les notes, lancer les calculs, constituer les P.V., éditer et diffuser les attestations de réussite et relevés de notes
- Assister les délibérations des jurys d’examens et leurs suites
- Apporter un soutien opérationnel pendant les campagnes de recrutement des étudiants du pôle
Activité 2 : Venir en appui à la Responsable des applications de gestion
- Assister la Responsable pour la modélisation et la mise à jour des 40 structures dans les applications métier (Apogée, Ametys, etc.)
- Aider à la préparation de la transition vers le logiciel PEGASE
- Assister au paramétrage des données nécessaires aux candidatures dans l’application eCandidat
- Venir en soutien des opérations transversales (campagne de mutualisation, suivi des accès de droit, soutien des campagnes de candidatures,…)
- Alimenter des tableaux statistiques et de pilotage
Activités associées
- Classer et archiver les pièces administratives selon la procédure d’archivage
- Participer aux tâches d’intérêt collectif (exemples : permanence élections) et à certaines manifestations (Journées des Universités, Portes Ouvertes, Cérémonie des remises de diplômes, concours)
- Effectuer une permanence d’une demi-journée à la borne d’accueil du Service des Etudes et de la Scolarité (assurer un accueil physique et téléphonique, renseigner les étudiants et enseignants, délivrer les cartes Pass Campus, les relevés de notes, les attestations de réussite et les diplômes)
- Effectuer la veille des pages Ernest étudiants, du site internet et les mettre à jour en lien avec le Service communication
De préférence, avoir une première expérience d’un an minimum en gestion administrative dans l’enseignement supérieur.
a) Savoir sur l’environnement professionnel :
- Connaître les règles générales de fonctionnement de l’université
- Connaître les règlements des Etudes et les maquettes des enseignements
- Maîtriser les procédures en matière de construction et de gestion des emplois du temps, des inscriptions pédagogiques, de construction et de gestion des examens, de suivi des absences en conférences de méthode
- La connaissance des questions relatives à la scolarité à l’Université est un plus.
b) Savoir-faire opérationnel :
- Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, messagerie électronique), une connaissance des logiciels spécifiques à la scolarité serait un plus (Apogée, E-candidat, Etudes en France)
- Savoir rédiger un courrier, une note d’information
- Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil
- Connaître la règlementation de base en matière de formation
- Savoir établir des données statistiques
- Savoir archiver
c) Savoir-faire comportemental :
- Etre réactif, méthodique, rigoureux
- Avoir un bon sens de l’organisation
- Faire preuve de très bonnes qualités relationnelles, savoir accueillir du public
- Savoir dialoguer
- Savoir rendre compte
- Savoir faire preuve de bon sens
- Savoir gérer son stress
- Savoir être autonome
- Avoir le sens des priorités
- Savoir prendre des initiatives, être force de propositions
- Savoir respecter la confidentialité
Etre disponible 2 à 3 samedis par an pour les évènements organisés par Sciences Po Strasbourg
Etre disponible aux moments clés de l’année universitaire (début d’année, recrutement, examens), le cas échéant adapter ses horaires (examens)
Pour postuler, veuillez adresser votre CV et lettre de motivation (au format PDF) au plus tard le 27/09/2026 à l'adresse mail suivante : [email protected]
Contacts pour tout renseignement sur le poste :
- Jessica DAVID, Responsable du pôle 2nd cycle Relations Internationales ; Tél. : +33 (0)3 68 85 81 23 ; Mail : [email protected]
- Isabelle NGUYEN, Responsable des applications de gestion ; Tél. : +33 (0)3 68 85 69 22 ; Mail : [email protected]
