À propos du poste
Le Centre Hospitalier d’Orthez recherche un adjoint administratif chargé de la communication, et du secrétariat de la Direction et des EHPAD / USLD.
L’assistant travaillera sous la coordination du Directeur général, et des Directeurs adjoints, et en lien avec la secrétaire des relations usagers.
Responsabilités
- Pour le secrétariat de Direction et communication :
- Accueil des personnes (Direction et EHPAD / USLD)
- Gestion de l’agenda du Directeur général (RDV, réservations hotel…)
- Réception et traitement des appels téléphoniques et mails
- Organisation de réunions, visites, …
- Traitement des courriers, dossiers et documents
- Conception et réalisation d’outils dans son domaine d’activité
-Publication des informations et notes en interne (padlet- intranet) / externe (facebook…) ;
- Pour le secrétariat des EHPAD / USLD :
- Accueil des personnes (Direction et EHPAD / USLD)
- Assurer la permanence téléphonique,
- Recevoir les familles et leur faire visiter la structure en collaboration avec le CDS,
- Garantir la constitution et le suivi des dossiers administratifs des résidents,
- Répondre aux problématiques administratives des résidents et de leur famille,
- Assurer la communication institutionnelle auprès des familles,
- Permettre le relai des informations aux familles, en favorisant un lien de qualité avec l’institution,
- Réceptionner, trier et transmettre le courrier des résidents,
- Traiter, en lien avec le Directeur des EHPAD/USLD et le Directeur des relations usagers, les plaintes et réclamations,
- Organiser et participer aux instances : CVS, commission restauration,
- Organiser les élections des représentants des résidents, des familles et du personnel à chaque fin de mandat : CVS, commission restauration ;
- Assurer la tenue du registre des entrées et sorties, et renseigner au réel la capacité de la structure en transmettant les informations au bureau des entrées CHO,
- Transmettre des données administratives adaptées (bureau des entrées, notaire, caisses de retraite…) dans le respect du secret professionnel en accord avec le Directeur des EHPAD/USLD.
Profil recherché
- Expérience préalable en secrétariat administratif ou en gestion de bureau, idéalement dans la fonction publique
- Maîtrise avancée de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace ainsi que des outils de communication (Caneva, ...)
- Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à des situations particulières/critiques
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine de compétences
- Identifier/analyser, évaluer et prévenir les risques relevant de son domaine, proposer des actions correctives/préventives
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Rechercher, sélectionner, exploiter et capitaliser les informations liées à la veille dans son domaine d’activité
- Rédiger des actes et/ou documents juridiques et/ou contractuels
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence
Les candidatures sont à adresser à
Madame Sophie BOURGUINE
Directeur des ressources humaines
Mél : [email protected]
Tél : 05 59 69 70 70
Avantages :
Lieu du poste : En présentiel
