CentraleSupelec Exed met à la disposition des cadres et dirigeants en activité, des formations professionnelles courtes, certifiantes ou diplômantes ainsi que des formations sur-mesure issues des enseignements et travaux de recherche des écoles.
Dans le cadre du développement de nos activités, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour renforcer notre équipe. Rattaché(e) au service pédagogique, le poste est principalement axé sur la gestion administrative, le suivi des dossiers.
Vous pourrez également être amené(e) à intervenir en support auprès de différents services de l’entreprise dans leur activité administrative.
Mission
En tant qu’Assistant(e) administratif(ve) au sein de notre organisme, vos missions s’articuleront autour tes taches suivantes :
Gestion globale dossiers administratifs des intervenants (nouveaux et mise à jour annuel des existants)
Suivi administratif en fonction des différents statuts (Vacataires/Honoraires)
Pour les vacataires
- Vérifier la présence de toutes les pièces nécessaires au traitement des rémunérations.
- Mettre à jour les outils afin de permettre le contrôle des paiements.
- Veiller à la conformité des dossiers avant transmission.
Pour les intervenants rémunérés en honoraires
- Contrôler les documents liés à l'activité indépendante.
- Création des comptes fournisseurs si nécessaire
- Vérifier la présence du numéro de déclaration d'activité (NDA) lorsque celui-ci est requis.
- Accompagner les nouveaux prestataires dans leurs démarches administratives si nécessaire.
Gestion documentaire
- Classer les documents dans SharePoint selon la nomenclature définie.
- Intégrer les pièces justificatives dans les outils.
- Mettre à jour les informations administratives des intervenants.
- Garantir la qualité et la traçabilité des dossiers.
Relation avec les intervenants
- Répondre aux questions administratives.
- Accompagner les intervenants dans la constitution de leur dossier.
- Effectuer les relances nécessaires.
- Informer sur les démarches réglementaires.
- Assurer la confidentialité des données.
- Veiller à la qualité des informations enregistrées.
Coordination interne
- Collaborer avec les différents services : les assistantes administratives Inter, Intra et MS, le service Comptabilité, le service pédagogique
- Garantir la circulation fiable des informations entre les différents services.
- Respecter les délais de traitement.
Qualité/Audit :
- Appui à la planification des audits et à la mise à jour des processus, en collaboration avec les référents qualité des BU concernées.
- Préparation des dossiers lors de Contrôles audit financeurs
Intervenir en renfort sur les missions suivantes
Aide à la gestion des dossiers d’accréditation auprès de la Conférence des Grandes Ecoles (programmes MS) concernant les renouvellements
- Saisie des éléments validés par les référents sur la plateforme CGE et mise à jour du tableau des intervenants, à partir des informations finalisées et transmises par les référents (plans de cours, maquettes pédagogiques, etc.).
- Appui auprès de la référente CGE sur le suivi des dossiers d’accréditation et des demandes de modification des programmes MS auprès de la Conférence des Grandes Écoles (CGE).
- Mise à jour du tableau des intervenants, mise à jour des plans de cours synthétique, maquette pédagogique (Période septembre à mars)
Saisie des éléments validés, concernant les dossiers RNCP et RS sur la plateforme de France compétences
Profil et expérience :
- Formation de niveau Bac à Bac+2/3 en gestion administrative, administration, gestion ou domaine similaire.
- Connaissance de l'environnement de la formation professionnelle serait appréciée.
Compétences :
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word, et aisance avec les outils collaboratifs et de gestion documentaire tels que SharePoint, pratique d’un RP
- Rigueur dans le contrôle, la saisie et la mise à jour des données administratives.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle, à respecter les échéances et à assurer un suivi régulier.
- Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles, avec un réel sens du service, travail en équipe
- Capacité à travailler en transversal avec différents services et interlocuteurs. - Autonomie, organisation priorisation des tâches, discrétion et respect de la confidentialité.
Poste :
CDI à temps plein.
Statut non-cadre.
Rémunération fixe : selon profil et expérience
Lieu de travail :
Poste basé sur le Campus de Gif/Yvette (91). Déplacements ponctuels à prévoir sur le site de formation parisien
Avantages :
- Mutuelle prise en charge à 100% employeur
- 8 RTT/an
- 6 semaines de congés payés
- Intéressement
- Accès aux activités sportives et culturelles du Campus à tarif préférentiel
- Accès au Restaurants Universitaires du Campus
-2 jours de télétravail après validation de la période d’essai
Date d’embauche : immédiat
Dans le cadre de notre Politique RSE, les candidatures des personnes RQTH sont étudiées en priorité.
Nos locaux et parkings sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.
Pour postuler : Responsable RH [email protected]
Rémunération : 31 000,00€ à 34 000,00€ par an
Avantages :
- Intéressement et participation
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
- Travail à domicile occasionnel
Lieu du poste : En présentiel
