Les Jardins de Gally Les Evènements, leader de la décoration végétale éphémère, apporte aux entreprises son expertise végétale et son savoir-faire de paysagiste. Dans le cadre d’un futur départ en retraite, nous recherchons un Assistant administratif et commercial (H/F)
Sous la responsabilité du Directeur d’agence et en support aux équipes commerciales et d’exploitation, vos principales missions sont de :
Assistanat commercial
- Gérer les appels téléphoniques et mails : prise de brief client et qualification de la demande
- Créer et mettre à jour les fiches clients sur notre ERP (Microsoft Dynamics 365)
- Saisir et suivre les commandes depuis le devis jusqu’à la facturation
- Suivre et gérer des plateformes d’E-commerce
- Suivre les tableaux de bords commerciaux (rapports d’activité des commerciaux, CA)
Assurer l’interface avec les équipes : mise à jour des informations clients, contacts…
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Assistanat technique et administratif
- Mettre à jour le tableau des activités (salons & évènements) et gérer les demandes de badges et accès aux chantiers
- Suivre les dossiers déclaratifs douaniers, travail à l’étranger
- Créer les dossiers administratifs d’appel d’offre (PPT,BPU,CCAP) et les déposer dans le respect des délais
- Suivre et gérer les plans de prévention
- Comptabilité fournisseur : suivre les achats et ventiler les frais
- Comptabilité client : suivre les règlements jusqu’aux relances et contentieux
Assurer certaines astreintes administratives en fonction des salons et évènements
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Gestion des ressources humaines
- Suivre les feuilles d’heures dans le logiciel de paie et mettre à jour les plannings d’absence des équipes en lien avec le service RH
- Gérer et suivi les déclarations d’accidents du travail et tenir le registre à jour.
Gérer les déplacements des équipes
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Vous possédez une expérience confirmée en assistanat commercial et vous aimez être au cœur d’une activité de service à forte contraintes logistiques et organisationnelles ?
Vous avez l’habitude de la relation commerciale et de l’administration des ventes : process de vente en BTB, appels d’offre, gestion comptable, utilisation d’un ERP.
De nature positive et enjouée, vous aimez traiter plusieurs dossiers de front avec rigueur. L’activité variable saisonnière et la gestion des imprévus vous motivent au quotidien.
Votre connaissance des contraintes liés au Métier de l’évènementiel sera un atout majeur dans la réussite de vos missions.
Vous avez des bonnes notions en anglais.
Poste à pourvoir en CDI Temps plein à partir du 21 septembre basé à Bailly (78)
Véhicule fortement recommandé pour accéder au site.
Le process d'entretien démarrera par un entretien téléphonique avec le service RH puis un entretien avec le directeur sur place à partir de mi-août.
