Au sein d'une équipe dynamique et sous l'autorité de la Direction Générale des Services Techniques, vous assurez un rôle essentiel au suivi administratif des services techniques,
Accueil du public
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers.
- Renseigner et orienter les administrés.
- Gérer le standard téléphonique.
- Gérer la boite mail de la mairie.
- Assurer l'accueil de la mairie une semaine sur deux (du lundi au vendredi).
- Assurer l'accueil de l'agence postale communale une semaine sur deux (du mardi au samedi matin).
Secrétariat des services techniques
- Assurer le suivi administratif des activités du service.
- Élaborer et suivre le planning des agents.
- Préparer les arrêtés d'occupation du domaine public.
- Assurer le suivi des dossiers de vidéoprotection.
- Gérer le suivi des devis, les engagements comptables et les relations administratives avec les entreprises.
- Assurer le suivi administratif des dossiers de sécurité des établissements recevant du public (ERP).
- Apporter un appui administratif au responsable des services techniques.
- Organiser le suivi des commissions en lien avec les services techniques.
Vie associative et animation locale
- Assurer le suivi des demandes techniques des associations.
- Participer à l'organisation des manifestations sportives et des événements locaux.
Développement économique
- Assurer le suivi administratif des relations entre la commune et les entreprises du territoire.
Missions partagées au sein du service
En lien avec vos collègues, vous participez également :
- À la gestion de l'état civil ;
- À la gestion du cimetière ;
- Aux réservations des salles communales ;
- Au suivi des dossiers d'assurance ;
- À l'instruction et au suivi administratif des dossiers d'urbanisme
Profils recherchés
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'accueil, votre organisation et votre capacité à gérer des missions variées. À l'aise dans les relations avec le public comme dans le suivi administratif des dossiers, vous savez faire preuve de réactivité, de discrétion et d'autonomie.
Savoirs
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement institutionnel appréciée.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et aisance avec les logiciels métiers.
- Bonnes qualités rédactionnelles et maîtrise des règles de présentation des documents administratifs.
- Des connaissances en état civil, urbanisme, vie associative ou secrétariat technique seraient un atout.
Savoir-faire
- Accueillir, informer et orienter les usagers avec professionnalisme et bienveillance.
- Gérer simultanément plusieurs dossiers et prioriser les urgences.
- Assurer un suivi administratif rigoureux et fiable.
- Travailler en transversalité avec les différents services, les élus, les partenaires institutionnels et les associations.
- Faire preuve d'initiative dans la recherche de solutions et l'organisation du travail.
- Savoir-être
- Sens du service public et de la relation à l'usager.
- Excellent relationnel, écoute et diplomatie.
- Polyvalence, adaptabilité et curiosité.
- Rigueur, méthode et sens de l'organisation.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Esprit d'équipe tout en étant capable de travailler en autonomie.
- Capacité à faire face aux imprévus et à gérer les priorités avec sérénité.Formation et expérience
- Formation de niveau Bac à Bac +2 dans le domaine administratif (gestion administrative, secrétariat, assistant de direction ou équivalent).
- Une première expérience en collectivité territoriale ou sur un poste d'accueil polyvalent serait appréciée.
Urbanisme :
▪ Assurer la gestion et le suivi de différentes demandes en urbanisme en lien avec les services instructeurs du Grand Clermont
▪ Gestion et suivi des Autorisations de Travaux dans les ERP
▪ Renseigner les administrés sur des questions liées aux autorisations d'urbanisme, répondre aux demandes liées aux propriétés (relevé de propriété et plan...)
▪ Suivi de l'affichage obligatoire ;
▪ Tenir à jour et gérer les dossiers de DIA (Droit de Préemption Urbain)
▪ Classement des pièces, diffusion et archivage.
Secrétariat technique :
▪ Traiter les demandes d'occupation du domaine public (DT-DICT, rédaction d'arrêtés municipaux, de permissions de voirie...)
▪ Assister la DST et le responsable du CTM dans la rédaction de courriers divers et veiller au suivi des réponses aux demandes des administrés
▪ Enregistrement et diffusion des devis du CTM
▪ Archivage des dossiers.
Profils recherchés
Niveau recrutement : BAC à BAC + 2 en droit de l’urbanisme et/ou secrétariat technique
Une expérience confirmée en matière d’urbanisme au sein d’une commune est vivement souhaitée.
▪ Connaissances générales de la réglementation en matière d’urbanisme réglementaire
▪ Capacité de rédaction administrative et relative autonomie
▪ Excellent relationnel, sens de la communication et de l'accueil du public
▪ Rigueur et discrétion professionnelle
▪ Sens de la disponibilité et du service public
▪ Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Outlook, Internet
Salaire smic minimum - négociable en fonction de l'expérience
Rémunération : 1 868,00€ à 1 869,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
