Nous avons besoin d'un(e) assistant(e) de direction au sein de notre agence Marseille Nord Littoral (poste en CDD en remplacement d'un congé maternité, reconductible). Vous assisterez le Directeur Régional et la Directrice d'agence (sur quelques tâches) afin d'optimiser la gestion de leur activité, organiserez et coordonnerez les informations internes et externes, parfois confidentielles de la direction.
Dans ce cadre, vous aurez les missions suivantes :
Secrétariat :
- Assurer l’accueil physique
- Prendre les appels et faire parvenir les informations importantes
- Recevoir, trier et diffuser le courrier
- Organiser les déplacements
- Gérer l'agenda et organiser les réunions en fonction des priorités et des disponibilités
- Gérer le suivi des parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature
- Organiser les commandes et gérer le matériel et les fournitures
- Rechercher et diffuser des informations
Traitement et suivi de dossiers :
- Concevoir et mettre en forme des documents
- Rédiger des comptes rendus de réunions et documents divers et assurer leur diffusion
- Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de
salles...) et y assister le cas échéant
- Assurer la Circulation/traitement de l'information
- Effectuer un suivi/reporting de l'activité par la réalisation de tableaux de bord
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et
réglementaires
- Classer et archiver les dossiers et la documentation
