Et si votre prochain challenge se vivait au cœur de l’événementiel ?
Chez HORETO, les journées ne se ressemblent pas ! Salons, congrès, expositions, concerts… nous accompagnons chaque année plus de 150 événements, avec une même énergie : faire vivre de belles expériences à nos clients et à leurs publics, dans un environnement humain et dynamique où l’esprit d’équipe et la réactivité sont essentiels.
Leader français de la restauration événementielle en salons et congrès, HORETO est présent sur les principaux sites de VIPARIS, notamment Paris Expo Porte de Versailles, Paris Nord Villepinte, Paris-Le Bourget et Paris Espace Champerret.
Pour accompagner notre activité et renforcer nos équipes, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e), à l’aise avec les missions administratives et RH, mais également prêt(e) à intervenir au cœur de l’activité opérationnelle lors des événements.
Le poste est basé au Parc des Expositions – Paris Nord Villepinte.
Démarrage : ASAP
Le poste
Rattaché(e) à la Direction des Opérations, l’Assistant(e) administratif(ve) contribue à la bonne préparation et au bon déroulement des événements.
Véritable relais administratif et opérationnel, vous assurez le suivi des éléments nécessaires à la préparation des salons, participez à la gestion administrative du personnel extras et accompagnez les opérationnels dans leur quotidien.
Vous êtes organisé(e), réactif(ve) et aimez passer de la gestion administrative au terrain ? Vous appréciez les environnements dynamiques où chaque événement apporte son lot de nouveaux défis ? Ce poste est fait pour vous !
Vos principales missions
1. Gestion administrative et RH
Vous assurez le suivi administratif du personnel et contribuez à la préparation des équipes nécessaires au bon déroulement des événements.
À ce titre, vous :
- Assurez la planification du personnel en fonction des besoins communiqués par la Direction des Opérations.
- Réalisez les formalités administratives liées à l’embauche et au suivi du personnel.
- Constituez et mettez à jour les dossiers administratifs des collaborateurs dans les outils de gestion et de planification.
- Préparez et assurez le suivi des contrats de travail, notamment leur transmission et leur signature.
- Assurez la préparation et le suivi des badges d’accès nécessaires à l’intervention du personnel sur les différents événements.
- Assurez le suivi et la validation des pointages et veillez à la fiabilité des éléments transmis.
- Participez à la préparation et à la mise en place administrative des événements.
- Réalisez les commandes de fournitures nécessaires à l’activité, dans le respect du budget défini.
- Assurez le standard téléphonique et orientez les différents interlocuteurs vers les personnes concernées.
2. Gestion opérationnelle
Au-delà de vos missions administratives, vous êtes un véritable soutien aux équipes opérationnelles dans la préparation et le déroulement des événements.
À ce titre, vous :
- Accompagnez les Responsables opérationnels dans la préparation des événements.
- Contribuez à l’accueil et à la mise en place des équipes avant l’ouverture des salons.
- Intervenez en soutien sur les points de vente pendant les événements, en fonction des besoins de l’activité.
- Apportez votre renfort aux équipes opérationnelles afin de contribuer au bon déroulement des événements.
Cette polyvalence vous permet d’être au plus près des équipes et de contribuer concrètement à la réussite des événements.
Votre profil
- Vous maîtrisez les outils informatiques et notamment le Pack Office, avec une bonne maîtrise d’Excel.
- Vous êtes polyvalent(e) et savez passer facilement d’une mission administrative à une mission opérationnelle.
- Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et méthodique, avec le sens des priorités.
- Vous appréciez les environnements où il faut être réactif(ve) et savoir s’adapter aux imprévus.
- Vous avez un bon esprit d’équipe et un véritable sens du service.
- Vous êtes à l’aise dans les échanges avec différents interlocuteurs et savez faire preuve de diplomatie.
- Vous êtes flexible et appréciez les environnements événementiels où les journées peuvent être très différentes les unes des autres.
- Une connaissance du secteur événementiel ou de la restauration est appréciée.
Conditions de travail
CDI – 39 heures par semaine
Rémunération : 2 000 0 2 500 € brut mensuel
Le poste est basé au Parc des Expositions Paris Nord Villepinte.
Compte tenu de la dimension opérationnelle du poste et de l’activité événementielle, des disponibilités certains week-ends peuvent être demandées, en fonction du calendrier des salons et des besoins de l’activité.
Le poste nécessite une bonne capacité d’adaptation et une certaine flexibilité lors des périodes de forte activité.
Pourquoi rejoindre la Team HORETO ?
- Une équipe engagée et dynamique, dans une ambiance conviviale
- Un poste polyvalent, des missions variées et au plus près des événements
- L’opportunité de participer à des événements de grande ampleur
- Un environnement de travail rythmé où chaque journée est différente
- La prise en charge des repas
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Type d'emploi : CDI
Rémunération : 2 000,00€ à 2 500,00€ par mois
Question(s) de présélection:
- A quelle dates êtes vous disponible ?
- Quelles sont vos prétentions salariales ?
Lieu du poste : En présentiel
