I.Assistance de Direction et Administrative, en complément, renfort et support de l'équipe du secrétariat du Président.
- Gérer l'agenda du Président du Directoire
- Participer aux réunions stratégiques si nécessaire, en assurant un rôle d'interface et de suivi
- Assurer un reporting efficace auprès du Président du Directoire
- Prendre en charge des dossiers transverses et stratégiques (tableaux de bord, analyses, suivi budgétaire, documents administratifs complexes, suivi d'affaires, suivi des décisions des réunions de direction.
- Assurer la gestion administrative (courriers, notes de service, rapports, présentations, classement des dossiers et des courriers arrivée/départ)
- Assurer un rôle de facilitateur au sein de l'environnement COMEX
- Organiser la préparation des réunions, des évènements internes et externes
- Gérer et suivre les dossiers de voyages
- Préparer les variables de paie et astreintes cadres
II. Encadrement et coordination des activités, tâches et missions de l'équipe du secrétariat du Président.
- Assurer l'encadrement des collaborateurs affectés au secrétariat du Président.
- S'assurer du bon fonctionnement du secrétariat
- Coordonner la réalisation d'évènements exceptionnels aussi bien internes qu'en externes.
- Apporter un appui logistique à des évènements corporate
III.Suivi de dossiers et/ou affaires stratégiques.
Le Président du directoire peut déléguer à l'attaché(e) de direction le suivi pour son compte de dossiers ou affaires stratégiques.
- Assister le Président dans la préparation, la tenue, l'élaboration des comptes-rendus, des relevés de tâches et décisions, l'élaboration de plans d'actions pour toutes les réunions qu'il organise et/ou auxquelles il participe, en externe et en interne.
- En fonction de son niveau et de son degré d'autonomie, le Président peut déléguer à l'attaché(e) de direction le suivi de certains projets, dossiers stratégiques ou affaires
Profil :
Formation supérieure de niveau Bac+4.
Une expérience de 10 années minimum dans des postes et fonctions similaires auprès de directeur et/ou de cadre dirigeant. Une expérience en assistance de direction, chargé de missions, chargé d'affaires dans des activités fonctionnelles et/ou très diversifiées, en cabinet, en communication serait un plus.
Savoir-faire :
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Outlook, outils de gestion documentaire).
- Aisance rédactionnelle confirmée, capacité dans la prise de note rapide,
- Compétences en gestion de projet et coordination administrative
- Créativité, esprit structuré,
- Bonne organisation, sens de l'anticipation,
- Maîtrise de l'Anglais (écrit et oral)
Savoir-être :
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Adaptabilité et flexibilité
- Réactivité et capacité à gérer les priorités
- Sens de l'organisation et de la rigueur
- Excellente capacité de communication écrite et orale
- Esprit d'équipe
- Autonomie et force de proposition
