Description du poste
En tant que Chargé(e) de projet événementiel, vous assistez la Responsable événements dans la conception, l'organisation et la production des événements physiques et en ligne de l'Institut des actuaires.
De formation bac+5, idéalement spécialisé(e) en gestion de projets événementiels, vous justifiez d'une expérience minimum de 2 ans dans le secteur événementiel et maîtrisez les fondamentaux méthodologiques et logistiques qui vous permettront de conduire vos projets de façon autonome.
Dynamique et organisé(e), une précédente expérience, personnelle ou professionnelle, dans le secteur associatif ou institutionnel, vous a sensibilisé(e) aux particularités organisationnelles de ces environnements. Intéressé(e) par les grands enjeux scientifiques, économiques, réglementaires, ou encore financiers, votre culture générale vient à l'appui de vos compétences techniques et vous permet d'appréhender une grande variété de sujets et d'interlocuteurs.
Missions principales
Sous l’autorité de la Responsable événements, vos missions principales seront :
- Organisation d'événements physiques et hybrides
- Participer à la conception du programme et du format des événements (congrès, colloques, journées thématiques, soirées, formats hybrides associant présentiel et diffusion à distance), en lien avec la Responsable événements et les instances concernées
- Assurer la logistique de bout en bout pour des manifestations : recherche de lieux, sélection et choix des prestataires (traiteurs, hôtellerie, audiovisuel, sécurité, signalétique, hôtes/hôtesses), négociation et suivi des contrats
- Pour les formats hybrides, coordonner les dispositifs techniques de captation et de diffusion en ligne en complément de l'organisation sur site
- Gérer les inscriptions et l'accueil des participants, intervenants et partenaires
- Coordonner les intervenants et animateurs (invitations, plannings, briefings, présence sur site)
- Piloter et suivre le budget de chaque événement (prévisionnel, engagement des dépenses, suivi des règlements) en lien avec la Responsable événements et le service comptabilité
- Programmer et tenir à jour les événements dans les systèmes de gestion et de planification de l'Institut
- Être présent(e) le jour J pour la coordination générale et la gestion des imprévus
- Organisation d'événements en ligne
- Paramétrer les outils de webinaire
- Gérer les inscriptions
- Coordination transverse
- Coordonner avec l'équipe communication la création des supports événementiels (invitations, programmes, signalétique) et la promotion des événements
- Assurer le lien avec l’équipe partenariats pour l'intégration des partenaires dans les événements (visibilité, contreparties, logistique dédiée)
- Coordonner avec le service comptabilité le suivi des factures fournisseurs et des règlements liés aux événements
- Assurer un reporting régulier de l'activité événementielle et proposer des pistes d'amélioration
- Effectuer une veille sur les tendances et outils du secteur événementiel
Rattachement hiérarchique : Responsable événements
Profil recherché
- Formation et expérience
- Formation supérieure en gestion de projets événementiels (Bac +5)
- Minimum 2 ans d'expérience dans le secteur événementiel
- Compétences requises
- Excellentes capacités d'organisation et de gestion de projet
- Expérience d’outils de billetterie, de webinaire et de gestion événementielle
- Connaissance des logiciels de PAO (Suite Adobe)
- Maîtrise du pack Office
- Anglais professionnel
- Qualités personnelles
- Dynamisme
- Rigueur et sens de l'organisation
- Réactivité et capacité à gérer les imprévus
- Sens du contact et de l'accueil
- Esprit d'équipe
- Autonomie dans le travail
- Disponibilité pour des déplacements et une présence ponctuelle en soirée lors des événements
Rémunération : 30 000,00€ à 36 000,00€ par an
Formation:
- Bac +5 (Master / MBA) (Requis)
Expérience:
- événementiel : 2 ans (Requis)
Langue:
Lieu du poste : En présentiel
