L'OASIS RECRUTE UN.E Assistant.e Administratif.ve et Commercial.e
Temps partiel — 9h-13h, du lundi au vendredi, sur site
Description du poste
Placé.e sous la responsabilité directe des cogérants, le ou la gestionnaire administratif.ve et commercial.e est garant.e de la fiabilité administrative et commerciale du lieu : domiciliations, contrats de location, suivi client et prospection, logistique. C'est un poste de confiance qui demande rigueur, sens du service et autonomie face aux imprévus du quotidien.
Le poste est pensé en temps partiel, en présence sur site tous les matins de 9h à 13h, pour assurer un accueil et un suivi administratif réguliers auprès des coworkers et des prospects.
Les missions principales
Domiciliation
- Gérer l'ensemble des dossiers de domiciliation : constitution, ouverture, renouvellement et clôture
- Préparer et vérifier la conformité réglementaire des dossiers (pièces justificatives, Kbis) — la signature des contrats de domiciliation reste de la responsabilité du directeur général, le poste ne dispose pas de mandat de signature
- Assurer la réception, le tri et la distribution du courrier des sociétés domiciliées
- Tenir à jour le registre des sociétés domiciliées
Contrats de location
- Préparer, faire suivre pour signature et archiver les contrats de location de postes, bureaux et salles
- Suivre les échéances, renouvellements et résiliations de contrats
- Assurer la facturation et le suivi des paiements associés
- Mettre à jour les dossiers clients et les tableaux de suivi (Excel, CRM ou équivalent)
Suivi administratif et commercial
- Assurer le suivi des devis et propositions commerciales jusqu'à leur signature
- Relancer les prospects et les dossiers en attente
- Mettre à jour les outils de suivi commercial et produire des reportings simples
- Contribuer au suivi des dossiers liés aux appels à projets et à la certification Qualiopi
Accueil et suivi commercial
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des coworkers, clients et visiteurs
- Organiser et animer les visites du lieu pour les prospects
- Assurer le suivi post-visite jusqu'à la conversion ou la clôture du dossier
- Prospecter ponctuellement de nouveaux clients et partenaires locaux
Suivi des programmes d'accompagnement et de formation
- Gérer les inscriptions aux programmes d'accompagnement et aux formations (Oasis Wave, Les Rideuses, Job 4 Entrepreneures, etc.)
- Établir et faire signer les feuilles de présence, conventions de formation et suivi qualité (questionnaire, etc.)
- Tenir à jour les dossiers administratifs liés aux financeurs (France Travail, Région, etc.) et à la certification Qualiopi
Entretien léger du lieu et gestion des prestataires
- Assurer un entretien léger et quotidien des espaces communs (machine à café, salle de pause, rangement)
- Suivre les prestataires de maintenance, de nettoyage et les stocks de fournitures
- Suivre les factures et paiements fournisseurs, en lien avec la comptabilité
Communication interne
- Relayer les informations utiles aux coworkers via les outils de communication interne (WhatsApp, affichage, newsletter interne, etc.) et gestion des événements internes
Profil recherché
- Rigueur, sens de l'organisation et souci du détail, notamment sur le suivi de dossiers administratifs et juridiques
- À l'aise avec les outils numériques : vous n'avez pas peur d'un bug informatique et savez rester autonome pour le résoudre ou trouver une solution de contournement
- Excellent relationnel, sens de l'accueil et du service
- Autonomie et prise d'initiative
- Aisance rédactionnelle,
- Familier avec la création, le suivi et l’amélioration de process
Compétences requises
- Maîtrise des outils bureautiques classiques (suite Microsoft ou équivalent) et d'un outil de gestion de projet (Trello ou équivalent)
- Notions de base en gestion administrative et/ou contractuelle
- À l'aise au téléphone et dans la relation client
Les petits plus qui feront la différence
- Expérience en domiciliation d'entreprises, immobilier tertiaire ou coworking
- Appétence pour l’outil Canva et usage (réfléchie) de l’IA
Conditions
- Temps partiel : 20h/semaine (9h-13h, du lundi au vendredi)
- Présence sur site requise
- Rémunération selon profil et expérience
- Participation mutuelle & prévoyance
- 50% abonnement transport en commun
- CDI
Envoi CV et LM à [email protected]
Rémunération : 21 000,00€ à 24 000,00€ par an
Langue:
Lieu du poste : En présentiel
