EPI Normandie, Groupement d’Employeurs, recrute pour une entreprise adhérente un Coordinateur ADV H/F en CDD à pouvoir rapidement jusqu'au 03/07/2026.
Vous assurerez la gestion et le suivi de l’ensemble du cycle administratif des ventes de la réception des commandes à la facturation, tout en garantissant la satisfaction client et la conformité aux procédures internes. Vous jouerez un rôle de lien entre les équipes commerciales, la production, la logistique et la comptabilité.
A ce titre, vos missions seront les suivantes :
Accueil & Relation client
- Accueillir physiquement et au téléphone des prospects, clients et fournisseurs…
- Traiter les demandes faites via le site internet, et les dispatcher aux différents services
- Gérer les relations quotidiennes avec les différents services de l’entreprise (Achat, commercial logistique…)
- Échanger en anglais avec certains fournisseurs et clients tous les jours
Gestion et suivi des commandes
- Réceptionner les commandes clients, les intégrer dans notre ERP selon la procédure en vigueur.
- Les confirmer au client dans le respect de l’offre de service APRONOR (en cours d’élaboration).
- S’assurer de la prise en compte effective et de l’enregistrement des commandes (saisie, validation)
- Vérifier les conditions tarifaires.
- Effectuer les démarches liées à l’ouverture de compte clients selon procédure Odoo (conditions depaiements, type facto ou non…) y compris les demandes de garantie auprès d’AXA.
- Garantir leur expédition et leur livraison auprès du client (Suivi des délais avec logistique/production)
- Actualiser et saisir quotidiennement la base de données CRM (prospects, clients, fournisseurs, articles)
- Mettre en place et piloter les indicateurs ADV
Gestion administrative et facturation
- Vérifier que la facture brouillons est conforme à la commande
- Transformer les factures brouillons en facture définitive (date de livraison = date de facture) puis les envoyer aux clients en respectant les conditions d’envois (contacts & mise à jour le cas échéant).
- Assurer la conformité contractuelle et réglementaire des dossiers clients.
- Rédiger des courriers, documents, création d’étiquettes…
- Gérer le classement et l’archivage
- Préparer expédition de colis/lettres
- Assurer diverses missions administratives pour les différents services
Missions administratives autres services
- Créer les commandes fournisseurs et assurer le suivi (envoyer les commandes et effectuer les relances
- Assurer des missions diverses : Commande des fournitures, consommables.
- Peut être amené à être polyvalent(e) sur des missions associées à d’autres services dans l’entreprise afin de répondre aux impératifs de flexibilité
Qualité et amélioration continu
- Alerter sur les dysfonctionnements, mécontentements et événements indésirables à son N+1
- Mettre en place les procédures ADV
Ce poste est fait pour vous si :
- Vous êtes titulaire d'une formation de niveau 5 à 6 (BTS-Licence) et/ou expérience à unposte équivalent.
- Vous êtes famil:ier avec des gammes de produits et leurs caractéristiques techniques
- Vous maîtrisez des outils informatiques ERP
- Vous bénéficiez d'un niveau anglais intermédiaire (C1/B2)
- Vous êtes doté d'un excellent relationnel/orienté(e)service
- Vous avez une bonne capacité d’adaptation et réactivité
- Vous faites preuve de rigueur/organisation
- Vous êtes autonome et savez prendre des initiatives
- Vous êtes proactif et force de proposition
