La direction des affaires financières d’AMU est organisée en 4 pôles : Budget, Recherche, Gestion Financière et Contrôle Interne et analyse des données financières.
Au sein du pôle gestion financière, la cellule assistance SIFAC, formations et déplacements est chargée d’accompagner et d’assister les gestionnaires financiers de l'établissement pour l’utilisation et la maîtrise des outils de gestion de l’établissement (SIFAC, ENT, SIFACWEB, NOTILUS) et d’organiser l’ensemble des formations qui s’y réfère.
La personne recrutéé a pour missions principales d'assister et de conseiller l'ensemble des gestionnaires dans le domaine de la gestion financière, de gérer les droits d’accès aux applications de gestion financière et comptable de l’établissement nécessaires à l'utilisation de ces applications (NOTILUS, SIFAC, SIFACWEB, ENT).
Elle conçoit les documents nécessaires à l’analyse et au suivi financier des différents flux financiers ainsi que des déplacements professionnels.
Activités principales
Réceptionner et prendre en charge les demandes transmises à la cellule assistance (SIFAC, SIFACWEB, ENT, NOTILUS, habilitations…)
Analyser les besoins des utilisateurs, et leur proposer les solutions adéquates
Administrer les outils notamment liés aux déplacements en lien avec les autres directions centrales de l’établissement et les prestataires
Conseiller les gestionnaires sur la régularité et la faisabilité technique et réglementaire des opérations, sur les pièces justificatives à transmettre et/ou à conserver
Transmettre aux utilisateurs des informations pratiques sur les procédures budgétaires et comptables, l’évolution de la législation et de ses conséquences
Analyser, expliquer et faire appliquer les textes règlementaires, contrôler l’application des règles et procédures
Analyser les impacts pour les utilisateurs, proposer et participer à la mise en place des mesures correctives lorsqu’un dysfonctionnement est constaté
Produire les états de restitution destinés à l’analyse et au suivi des DAF campus : états budgétaires, états des dépenses (restes à livrer, restes à facturer), états des missions, états des recettes
Mettre en place des dispositifs de contrôle et de vérification des données saisies afin d’assurer la mise en qualité de SIFAC et NOTILUS
Assurer une expertise et un conseil de proximité des gestionnaires
Suivre, à partir du système d'information de l'établissement, les états financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l’activité (dépenses, missions, recettes)
Mettre à jour des bases de données, structurer et contrôler la régularité des opérations (dépenses, missions et recettes)
Produire les indicateurs statistiques liés à l’activité du pôle
Participer à l’animation et à la coordination des gestionnaires (réunions)
Organiser les sessions de formation relevant de la direction en s’assurant que l’ensemble des conditions nécessaires au bon déroulement des sessions soit rempli (convocation, réservation de salle, validité des supports, suivi des participants…)
Assurer un lien avec la direction de la commande publique, l’agence comptable et les gestionnaires financiers (ex : suivi du relevé d’opérations (ROP))
Rédiger des comptes rendus
Rédiger et diffuser des supports utilisateurs à destination des gestionnaires et des missionnaires
Traiter et suivre les litiges – remontée des incidents aux responsables hiérarchiques
Participer à l’activité globale du pôle de gestion financière notamment en cas d’un surcroît d’activité sur les DAF Campus
Conditions particulières d’exercice
Le gestionnaire de la cellule assistance peut être amené à se déplacer sur l’ensemble des sites de l’établissement.
Positionnement hiérarchique
Sous la responsabilité du responsable de la cellule assistance de la DAF.
