Missions principales
Gestion administrative
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'entreprise.
- Gérer le courrier, les e-mails et les demandes administratives.
- Assurer le suivi administratif des dossiers clients et fournisseurs.
- Organiser et classer les documents administratifs de l'entreprise.
- Veiller au respect des obligations administratives et réglementaires.
Gestion commerciale
- Préparer et envoyer les factures.
- Assurer le suivi des commandes clients et fournisseurs.
- Réaliser les relances clients et le suivi des règlements.
- Participer à la gestion des appels d'offres et des dossiers marchés si nécessaire.
Suivi des chantiers
- Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs de chantier.
- Assurer le suivi des contrats de sous-traitance.
- Transmettre les attestations, assurances et documents réglementaires.
- Préparer les situations de travaux et suivre les facturations de chantier.
- Assurer le lien administratif entre les conducteurs de travaux, les clients et les fournisseurs.
Comptabilité et gestion
- Préparer les éléments comptables pour le cabinet d'expertise comptable.
- Contrôler les factures fournisseurs.
- Effectuer le suivi des indicateurs de gestion de l'entreprise (ex : flux prévisionnel encaissement / décaissement)
- Réaliser des tableaux de bord et reportings pour la direction.
Ressources Humaines
- Assurer le suivi administratif du personnel.
- Préparer les éléments variables de paie.
- Gérer les congés, absences et arrêts de travail.
- Organiser les visites médicales.
- Suivre les formations, habilitations et autorisations du personnel.
- Participer au recrutement et à l'intégration des nouveaux collaborateurs.
- Assurer la mise à jour des dossiers du personnel.
Appui à la direction
- Assister la direction dans l'organisation quotidienne de l'entreprise.
- Participer à l'amélioration des procédures administratives.
- Être force de proposition pour optimiser les outils et méthodes de gestion.
Profil recherché
Formation
- Diplôme souhaité : BTS Gestion de la PME, BTS Assistant de gestion ou équivalent.
- Niveau d'études : Bac +2 minimum.
Expérience
- Nombre d'années d'expérience minimum : 5 ans.
- Expérience indispensable : Gestion administrative et suivi de dossiers, Expérience dans le secteur du bâtiment, de l'artisanat ou de la menuiserie.
- Expérience appréciée : Avoir déjà effectué le poste d’assistante de gestion dans une société.
Compétences techniques
- Logiciels maîtrisés : Pack Office (Word, Excel, Outlook, Power Point), logiciels de gestion commerciale et de facturation.
- Techniques métier : Gestion administrative, facturation, suivi clients et fournisseurs, classement et organisation documentaire, connaissance sur le plan RH.
- Connaissances spécifiques : Connaissance du fonctionnement d'une PME du bâtiment appréciée.
Qualités humaines
- Organisation et rigueur
- Sens des priorités
- Autonomie
- Polyvalence
- Bon relationnel
- Discrétion professionnelle
- Esprit d'équipe
- Sens du service client
Rémunération : 2 000,00€ à 2 200,00€ par mois
Avantages :
Lieu du poste : En présentiel
